2.3.2.2. Технология Workflow

Технология Workflow реализует переход от функционально-ориентированного процесса управления к процессно -ориентированному [64]. Она позволяет автоматизировать не только функции, выполняемые служащими, но и обмен между ними результатами выполнения функций. Технология включает средства формального описания элементарных действий, составляющих процедуру того или иного бизнес -процесса. При этом описывается не только последовательность действий, но и условия их выполнения и реакция на внешние события. Задания на выполнение бизнес - процессов рассылаются в виде экранных форм. Служащий должен заполнить их пустые поля, характеризующие параметры этого бизнес - процесса, выполнить необходимые функции. Если для выполнения тех или иных функций необходимо использовать приложения, они будут активизированы автоматически. При заполнении форм может также использоваться электронная подпись. Система помощи может подсказывать служащему необходимые действия. В выполнении операции могут участвовать разные объекты, например, документы. В результате, мы и имеем документооборот, "привязанный" к бизнес -логике. По завершении этапа работы, его результат автоматически отправляется другому служащему. Специальная систему учета следит за движением документов, контролирует время выполнения бизнес -процесса. К каждому служащему может формироваться очередь заданий. Задания могут иметь разный приоритет. Служащий может произвольно выбирать задания из очереди, сортировать их. Такой подход полностью исключает потери документов и позволяет эффективно работать даже неопытному служащему, потому, что весь опыт работы фактически сконцентрирован в формальном описании бизнес - процессов и комментариях, которые получает работник. Существует международная организация Workflow Management Coalition, которая занимается разработкой стандартов и терминологии для программных комплексов класса Workflow.

Одним из наиболее известных программных продуктов, реализующих технологию Workflow, является Staffware компании Staffware plc. В соответствии с принятой в нем идеологией, каждая из бизнес- процедур описывается как последовательность шагов, заданная определенным алгоритмом. Так как бизнес - логика подразделений лучше всего известна их менеджерам, в состав программного продукта встроен графический построитель процедур, который позволяет человеку, не имеющему знаний в области программирования, описать процедуру бизнес -процесса. Работа сводится к выстраиванию в определенной последовательности пиктограмм, соответствующим элементарным действиям, с помощью технологии "тащи и бросай". Внутри системы заданная последовательность шагов описывается на встроенном языке программирования. Каждому шагу процедуры соответствует экранная форма¹⁹, которая может быть создана с помощью графического конструктора форм. Основными функциями программного комплекса Staffware являются [65].

Управление доступом к ресурсам. Система позволяет настраивать права доступа пользователей к операциям, функциям запуска заданий и выполнять процедуру авторизации (доказательства подлинности пользователя).

Реализация взаимодействия с наиболее распространенными СУБД (Oracle, Informix, MS SQL server).

Построение процедур реализации бизнес -процессов .

Выполнение этих процедур (может быть одновременное выполнение множества экземпляров одной процедуры).

Ведение регистрационного журнала, фиксирующего этапы выполнения процедур и результаты их выполнения.

Построение обобщающих отчетов о результатах выполнения процедур определенного типа.

Управление очередями заданий.

Управление рабочим календарем.

Связь с системами электронной почты.

Взаимодействие с сервисом WWW на уровне просмотра и создания документов в формате HTML.

Объединение приложений, функционирующих в организации.

Существует версия Staffware, ориентированная на работу в сети Internet, которая обеспечивает служащему доступ к экранным формам и очередям заданий через глобальную сеть средствами стандартного Web -браузера.

Подводя итог, можно сказать, что технология Workflow позволяет автоматизировать бизнес - процессы предприятия, объединяя все используемые приложения и базы данных. Она отделяет бизнес - логику от приложений, в результате, при изменении бизнес - процедур автоматизированная система может быть легко перестроена. Технология позволяет концентрировать опыт сотрудников, формально описывая его в комментариях и рекомендациях для каждого шага работы, что упрощает работу сотрудников. Технология позволяет контролировать выполнение задания и сохранять его историю.

¹⁷Векторизация чертежей выполняется после сканирования для представления их в формате векторных графических изображений. В этом случае изображение формируется как набор примитивов (прямых, точек, овалов т так далее) и их относительного местоположения. Примерами программ векторизации являются : Easy Trace, Spotlight, Vectory.

¹⁸EDI - группа международных стандартов, которые описывают правила формирования электронных документов для межкорпоративного и международного обмена. Наиболее распространенным является стандарт EDIFACT.

¹⁹Экранная форма - электронный способ представления типового документа. В виде экранной формы может быть представлен заказ, счет-фактура и так далее.