- •Архивное хранение электронных документов Методические рекомендации
- •Содержание
- •Введение
- •1 Назначение и область применения
- •2 Особенности электронных документов
- •2.1. Воспроизведение электронных документов
- •2.2 Структура электронных документов
- •2.3. Критерии аутентичности электронных документов
- •2.4 Сохранение электронных документов во времени
- •3 Обеспечение сохранности и доступности электронных документов в организациях
- •3.1 Общие требования
- •3.2 Планирование жизненного цикла эд
- •4 Выбор оптимальных форматов файлов электронных документов
- •4.1 Характеристика проблемы
- •4.2 Текст
- •Хранение простых текстов
- •4.2.2 Сохранение внешнего оформления (форматирования) текста.
- •4.2.3. Сохранение гипертекста.
- •4.3 Электронные таблицы
- •4.4 Базы данных
- •4.5 Графика
- •4.5.1 Хранение эд в виде изображений.
- •4.6 Звук
- •4.7 Видео
- •4.8 Вопросы компрессии данных
- •5 Учет и хранение электронных документов в ведомственном архиве и передача в государственный архив
- •Форматы файлов, поддерживаемые Microsoft Word 97
- •Форматы текстовых файлов
- •Форматы графических файлов
- •2.1 Форматы графических файлов, поддерживаемые Microsoft Word 97
- •Графические фильтры для Microsoft Word 97
- •Термины и определения
- •Перечень сокращений
- •Перечень литературы
Термины и определения
Автоматизированная или автоматическая информационная система – совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и комплекса программно-технических средств, осуществляющих процессы в человеко-машинном или автоматическом режиме.
Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации (ГОСТ 16487).
Архивной фонд - учетная и классификационная единица Государственного архивного фонда, представляющая собой часть документального фонда, принятую на государственное хранение, либо сформированную в архиве обособленную совокупность документов, исторически и/или логически связанных между собой (ГОСТ 16487).
Аутентификация – определение подлинности документа. Подлинность документа означает, что документ в действительности был создан той организацией или лицом, которые значатся его авторами, и в него не были внесены несанкционированные изменения.
База данных - совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независящих от прикладных программ.
Система управления базами данных - комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания и использования баз данных.
Ведомственный архив – архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящий в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации (ГОСТ 16487).
Ведомственное хранение электронных документов – хранение электронных документов какой либо организацией в течение установленных сроков.
Государственный архив – архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом (ГОСТ 16487).
Государственное хранение документов – постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими на это право (ГОСТ 16487).
Государственное хранение электронных документов – постоянное хранение электронных документов, осуществляемое государственными архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими на это право.
Документирование – создание документов (ГОСТ 16487).
Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16487).
Жизненный цикл электронного документа - стадии создания, оперативного обращения и архивного хранения или утилизации электронного документа.
Защита информации – совокупность действий по обеспечению сохранности информационных ресурсов от внутренних и внешних угроз (СТБ 982).
Идентификация – определение объекта в ряду подобных с помощью уникальных имен и реквизитов.
Информационный процесс – совокупность процессов получения, накопления, обработки и передачи информации (СТБ 982).
Информационная технология; технология информационного процесса – совокупность методов, способов, приемов и средств, реализующих информационный процесс в соответствии с заданными требованиями (СТБ 982).
Информационно-поисковая характеристика – совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать, учитывать и обрабатывать электронный документ на стадии архивного хранения.
Информация – сведения о фактах, событиях, явлениях, процессах, понятия или команды. Информация воспринимается от окружающей среды, выдается в нее, преобразуется или сохраняется внутри некоторой системы и передается с помощью носителей какой-либо физической природы в виде графических, звуковых и световых сигналов, энергетических и нервных импульсов (СТБ 982).
Материальный носитель информации – материал с определенными физическими свойствами, который может быть использован для записи и хранения информации.
Машинный носитель информации – материальный носитель, предназначенный для записи и воспроизведения информации средствами вычислительной техники, а также комплексируемых с ними устройств.
Опись электронного документа – архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков электронных документов архивного фонда (далее по тексту опись).
Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей (ГОСТ 16487).
Официальный электронный документ – электронный документ, отвечающий определению официального документа.
Программные средства (информационной технологии) – совокупность алгоритмов и программ, используемых при реализации информационного процесса с помощью вычислительной техники (СТБ 982).
Сменный машинный носитель – машинный носитель информации, который можно хранить отдельно от технических устройств чтения/записи информации, заменять на другой носитель того же типа, использовать в разных информационных системах.
Технические средства (информационной технологии) – совокупность механических, электрических, электронных и иных приспособлений, обеспечивающих реализацию информационного процесса (СТБ 982).
Файл – идентифицированный объект хранения информации на машинном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание файла и/или обеспечивается доступ к нему.
Формат файла – способ организации элементов информации (битов, байтов) в файле.
Удостоверяющий лист – документ, предназначенный для подтверждения юридической силы одного или нескольких электронных документов.
Хранение информации – совокупность действий по поддержанию состояния информации и носителей, обеспечивающего доступность информации в течение заданного времени (СТБ 982).
Электронный документ – идентифицированная информация, записанная на машинном носителе и отвечающая определению документа.
Электронная цифровая подпись – закодированная особым способом информация, подтверждающая подлинность документа с помощью программно-технических средств, которые имеют сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в национальной системе сертификации Республики Беларусь.
Экспертиза ценности электронных документов – определение ценности электронных документов в целях отбора их для хранения или установления сроков их хранения (далее по тексту экспертиза ценности).
Стандарты ISO – стандарты Международной организации по стандартизации (ISO), которые включают и стандарты по стандартизации архитектуры электронных документов и обменным форматам.