16.Стиль делового письма

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать, с одной стороны, радушие, но с другой, - и достоинство. Письма, написанные в таком стиле, вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того, в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием) должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Каждое письмо преследует определенные цели, поэтому оно должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени, может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

17.Делопроизводство по личному составу

К общим документам личного состава относятся:1. Личное дело.2. Личная карточка (в форме Т2)3. Резюме.4. Автобиография.5. Характеристика.6. Трудовая книжка. 7. Трудовой договор

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональ­ных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации, фирме или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства.Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу.Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• трудовой договор (контракт);

• дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;

• личный листок (анкета) по учету кадров;

• биографическая справка, справка из личного дела (справка-объективка);

• автобиография;

• направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению, при переводе - письмо;

• письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности; решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости - копия решения профсоюзного органа;

• заявление о приеме на работу;

• характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

• копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

• список научных трудов и изобретений;

• копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

• копии других приказов (при необходимости).

В процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке по периодам времени документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов загса и т.п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии вы­данных ему характеристик и т.п.), и другие документы, в которых содержится оценка деловых, личных и моральных качеств работников.

Включаются в личное дело также копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов. Указанные документы могут хронологически относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело под­шивается приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора.

Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. В журнале должны быть предусмотрены графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников».