- •Приказное делопроизводство
- •Коллежское делопроизводство
- •3. Министерское делопроизводство
- •4.Развитие делопроизводства в советский период
- •5.Информатизация делопроизводства
- •6.Форма организации служб делопроизводства
- •7.Положение об отделе делопроизводства
- •9.Распорядительные документы, требования к оформлению управленческих документов
- •11. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •12.Классификация, виды управленческих документов
- •13.Номенклатура дел., понятие, виды.
- •14.Подготовка документов к архивному хранению
- •15.Виды деловых писем
- •16.Стиль делового письма
- •17.Делопроизводство по личному составу
- •18.Требования к оформлению трудовой книжки и вкладыша к ней
- •19.Оформление документов по приему, переводу, увольнению.
- •20Понятие документооборота, виды, особенности
- •21.Прохождение внутренних документов
- •22. Регистрация исходящих документов
- •23.Учет и контроль входящих документов
- •24.Учет объема документооборота
- •26.Характеристика должностной инструкции:
- •28.Трудовой договор и правила его оформления.
- •29.Информационно-справочная документация.
- •30.Документы, содержащие коммерческую тайну.
- •31Делопроизводство по обращениям граждан
5.Информатизация делопроизводства
Информатизация (англ. Informatization) — политика и процессы, направленные на построение и развитие телекоммуникационной инфраструктуры, объединяющей территориально распределенные информационные ресурсы. Процесс информатизации является следствием развития информационных технологий и трансформации технологического, продукт-ориентированного способа производства в постиндустриальный. В основе информатизации лежат кибернетические методы и средства управления, а также инструментарий информационных и коммуникационных технологий.Документация во все времена имела ценность как для личности, так и для государства. Носители и способы передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов.Следствием постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности – делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое должно было обеспечить эффективную для каждого исторического периода систему создания и использования документов.Развитие информационных технологий в сфере делопроизводства имеет и свои отрицательные стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени препятствует стабильности делопроизводственных процессов в управлении, усложняет задачи сохранности документов и использования имеющихся документальных массивов. Возникают проблемы, касающиеся юридической силы документов.Кроме того, развитие информационных технологий постоянно увеличивает объемы документопотоков. Этот рост в значительной мере обусловливается и усложнением процессов управления обществом, производства, усложнением функций государства и каждого отдельного гражданина.До какого-то времени бумажное делопроизводство успешно справлялось с документацией и достаточно успешно обеспечивало управленческие процессы. Однако в последние годы появилась тенденция независимости делопроизводства от конкретных задач организации. Рационализация делопроизводства, установка новейших технических средств документирования и продвижения документов все чаще представляется как внутренняя задача самого делопроизводства с увеличением штатов, удорожанием технических средств, увеличением документопотоков и т.п.
6.Форма организации служб делопроизводства
В настоящее время существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря-референта.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.
При смешанной форме организации делопроизводства операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают по специфике работы, с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
-
снизить стоимость делопроизводственных операций;
-
улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
-
обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
-
использовать прогрессивные и производительные технические средства;
-
обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.
Если организация или учреждение имеет большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении. С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.