Створення розкриваючого списку значень

Коли значення в будь-якому стовпчику таблиці приймають фіксований набір значень, в цьому випадку у вільному місці листа таблиці створюють список можливих значень, а введення даних здійснюють вибираючи потрібне значення із розкриваючого списку. Для цього потрібно виконати наступні дії:

• Створюється у вільному місці листа таблиці список можливих значень (рис. 42);

• Виділяємо стовпчик, в який будемо вводити значення із списку (в нашому випадку стовпчик A);

• Вибираємо КМ Данные – Проверка, в діалоговому вікні вибираємо Тип данных – Список і вказуємо в елементі Источник діапазон клітин, який містить список можливих значень стовпчика (рис. 43).

Рис. 42

Рис. 43

Рис. 44 (розкриваючий список значень)

Сортування даних

Змінення порядку рядків в таблиці називається упорядкуванням (сортуванням).

В Excel використовується наступна послідовність упорядкування даних за замовченням:

1. числа від найменшого від’ємного до найбільшого додатного числа;

2. текст – за алфавітом;

3. логічне значення ложь;

4. логічне значення истина;

5. значення помилок;

6. пусті значення

Вказана послідовність використовується при упорядкуванні по зростанню. При упорядкуванні по спаданню ця послідовність замінюється на зворотну (за винятком порожніх клітин, які завжди поміщаються в кінець таблиці).

Способи упорядкування

1) Просте упорядкування

На стандартній панелі інструментів Excel розташовані дві кнопки для упорядкування таблиці за зростанням та спаданням. Для упорядкування даних потрібно виконати наступне:

1. виділити клітину в стовпчику, який повинен бути ключем сортування;

2. натиснути кнопку Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию.

Таким способом можна упорядкувати дані тільки по одному полю, всі інші дані залишаються без змін.

2) Упорядкування по декільком полям

За замовченням рядки виділеної таблиці упорядковуються по вмісту одного із стовпчиків. Існує можливість упорядкування таблиці по двом і трьом полям одночасно. Для упорядкування даних потрібно виконати:

1. виділити таблицю разом із її структурою («шапкою»);

2. Км Данные – Сортировка

3. В діалоговому вікні Сортировка диапазона перевірити установку перемикача Идентифицировать поля по Якщо таблиця містить заголовки стовпчиків, то повинно бути вибрано положення подписям (первая строка диапазона). В цьому випадку найменування стовпчиків не приймають участі в упорядкуванні. Якщо заголовків немає, то потрібно вибрати положення обозначениям столбцов листа.

4. В розкриваючому списку Сортировать по вибрати перше поле, по якому потрібно упорядкувати дані. Це поле називається первинним ключем сортування.

5. Вибрати положення перемикача по возрастанию або по убыванию;

6. Вибрати імена полів, якщо потрібно, в розкриваючих списках Затем по та В последнюю очередь, по. Друге поле упорядкування використовується, якщо виникає повторення значення першого поля, а третє поле - коли повторюються значення і першого, і другого полів;

7. Натискаємо кнопку ОК.