IV. Учет товарно-материальных ценностей

4.1. Учет поступления товаров

4.1.1. Прием товаров и тары должен производиться в точном соответствии с ГОСТами, техническими условиями, Особыми условиями поставки, Инструкциями о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству, утвержденными постановлениями Государственного арбитража при Совете Министров СССР и изменениями и дополнениями к ним (по отечественным товарам в упаковке завода-изготовителя составляется претензионный акт в течение 3 дней, по импортным - в течение 7 дней), а также Положением о поставках продукции производственно-технического назначения и Положением о поставках товаров народного потребления, утвержденными постановлением Совета Министров СССР 10 февраля 1981 г. N 161.

4.1.2. Приемка товара со склада (базы) из центральной районной аптеки производится по количеству мест и массе брутто, о чем делается отметка на счете (накладной).

Приемка товара по количеству единиц и массе нетто осуществляется на месте (в аптеке) лицами, на то уполномоченными руководителями аптеки, с привлечением представителя поставщика или представителя от общественности, местных Советов народных депутатов (до вскрытия тары). При этом делается пометка о времени начала и окончания приемки товара.

4.1.3. При обнаружении расхождений между фактическим количеством и качеством поступивших ценностей и соответствующими данными, указанными в сопроводительных документах поставщика, заведующим аптекой, а при его отсутствии первым заместителем создается комиссия, которая составляет акт по форме N 2-АП, с участием сопроводителя груза, представителя общественности из аптеки или от местных Советов народных депутатов, которому выдается удостоверение на право участия в приемке товаров по форме N 33-АП.

4.1.4. При приемке товаров, доставленных централизованным снабжением или в порядке кольцевого завоза, навалом, материально ответственные лица на всех экземплярах накладной, возвращаемой шоферу или экспедитору, подтверждая факт приемки товаров, проставляют штамп по форме N 1-АП, заверяют своей подписью, при отсутствии штампа ставят печать аптеки.

При доставке поставщиком в аптеку товаров, упакованных в ящики, контейнеры, мешки или другие виды упаковки, опломбированные и опечатанные, материально ответственные лица на всех экземплярах накладных подтверждают фактический прием по количеству мест своими подписями и печатью. В случае расхождения (если оно имело место) между фактическим наличием товаров и данными накладных делается отметка о времени начала и окончания приема товара.

При доставке поставщиком товаров в аптеку кроме проверки массы брутто и количества мест представитель аптеки может потребовать вскрытия тары и проверки массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

В случае обнаружения недостачи или повреждения груза, принимаемого аптекой на станции железной дороги, водной пристани или в аэропорту, приемщик груза должен потребовать от администрации транспортной организации составления коммерческого акта. При этом необходимо, как и в случаях возникновения сомнения в полноценности прибывшего груза (вследствие подмочки, длительного нахождения в пути и т.д.), вскрыть соответствующие товарные места груза для проверки его содержимого, выявить фактический размер ущерба и включить все отклонения, связанные с указанными случаями, в коммерческий акт.

4.1.5. В случаях, когда во время фактического поступления товара в аптеку отсутствуют документы поставщика, заведующий аптекой назначает комиссию с участием представителя незаинтересованной организации для составления акта о приеме товара (материала), поступившего без счета поставщика, по форме N 3-АП.

Акт составляется в 2 экземплярах, один из которых прилагается к отчету аптеки, а второй остается в аптеке. Одновременно с составлением акта заведующий аптекой или его заместители принимают меры к получению счета, накладной.

4.1.6. При централизованной доставке товаров автотранспортом аптечного склада (базы) накладные (требования) оформляются в 4 экземплярах, два из которых остаются в аптеке, два других - сопроводитель (шофер) грузов возвращает не позднее следующего дня в бухгалтерию склада (базы).

4.1.7. Все поступившие в аптеку товары приходуются по группам и регистрируются в журнале регистрации поступления товаров по группам по форме N 5-АП. По окончании месяца итоги журнала подсчитываются по двум ценам (розничным и оптовым).

4.1.8. Учет претензий, предъявленных поставщикам на недопоставку, брак, бой и порчу товара (тары), ведется заведующим аптекой или его заместителем на карточке учета претензий и недостач по типовой форме N 5, на оборотной стороне которой помещены разделы для сведений оперативно-справочного порядка, относящиеся к учтенной претензии. Графы в карточке предназначены для аналитического учета претензий в течение всего времени их возникновения, движения и погашения (списания).

4.1.9. Оприходование поступивших в аптеку товаров непосредственно отделом аптеки (например, отделом ручной продажи) может быть произведено только по документам, по которым указанные в них товары предназначены для реализации в данном отделе. По счетам и накладным склада (базы), включающим товары, предназначенные для реализации в разных самостоятельных отделах, прием и оприходование товара производится отделом запаса аптеки.

4.1.10. Учет движения товаров (включая рецептурную и материальную посуду, коробки) осуществляется в аптеке только в стоимостном выражении по продажной стоимости. Медикаменты, подлежащие в соответствии с указанием Министерства здравоохранения СССР предметно-количественному учету, учитываются обособленно в количественном выражении в журнале учета ядовитых, наркотических, дефицитных медикаментов и этилового спирта по форме N 10-АП.

Заведующий аптекой или руководитель бригады материально ответственных лиц ведет учет товаров в регистре (ведомости), который является одновременно и товарным отчетом по форме N 25-АП. Отчет составляется в 2 экземплярах.

4.1.11. Основным документом, служащим основанием для записей в приходной части отчета, является счет или накладная поставщика, по которым товары и другие ценности поступили в аптеку и приняты аптекой (отделами аптеки). Все графы приходной части отчета заполняются по каждому счету, накладной в отдельности.

Помимо учета в хронологическом порядке поступающих товаров, который осуществляется на основе счетов, накладных, в приходную часть отчета следует также записывать те суммы, которые в результате различных операций увеличивают стоимость товарных запасов аптеки.

Основанием для этого являются:

1) выявленные суммарные разницы (положительные) по лабораторно-фасовочным работам;

2) материальные ценности, проданные из аптеки (тара, вспомогательные материалы и др.);

3) учет стоимости дистиллированной воды, отпущенной за плату лечебно-профилактическим учреждениям и другим организациям;

4) излишки товаров, выявленные по актам инвентаризаций, и т.п.

4.1.12. Всякого рода наценки, транспортные расходы, а также отчисления, включенные поставщиком в счет сверх продажной стоимости товара, в сумму товара не включаются, а списываются на издержки обращения аптеки. Стоимость фактически полученного товара во всех случаях приходуется в полной сумме. Полученные материальные ценности, по которым составлен акт о бое, браке и его порче, приходуются за итогом отчета аптеки по форме N 72-АП на счете 004 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".

В случаях, когда в счете, накладной имеется арифметическая ошибка в подсчете стоимости товара, допускается приходовать товар в исправленной сумме с уведомлением об этом поставщика.