Кадровое, информационное и правовое обеспечение уп
Под кадровым обеспечением системы УП понимают необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.
Ранее (в 80-е гг.) в кадровых службах было занято 0,3 – 0,8% от общего числа работающих (промышленные организации). В зарубежных фирмах в службах управления персоналом работает 1 – 1.2% от общей численности работников. Наблюдалась низкая оплата труда кадровиков (на уровне канцелярских работников) и как вследствие этого происходила высокая текучесть кадров (4 из 7 работников работали в кадрах не боле 3-х лет). В подавляющем большинстве (88%) должность начальника отдела кадров занимали лица без специального образования предпенсионного возраста. В зарубежных фирмах работает высокопрофессиональный состав, в основном выпускники школ бизнеса по управлению персоналом. Из каждых 10 работников 7 являются специалистами по психологии, социологии, в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения, планирования карьеры. Возрастающее значение службы управления персоналом отразилось на карьерном росте её начальников (например, 43% начальников кадровых служб американских фирм заняли посты вице-президентов; Японии их примерно 51%). Сегодня в российских организациях администрация осознает роль кадровой службы и привлекает для выполнения кадровых функций специалистов, прошедших специальную подготовку (переподготовку) или получивших диплом по специальности «управление персоналом организации», а также высококвалифицированных психологов. Количественный состав службы УП определяется организационно – штатными структурами и уставом организации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитывают следующие факторы:
Общая численность работников организации;
Характерные особенности, связанные со сферой деятельности организации, масштабами производства и наличием филиалов;
Социальная характеристика организации, структурный состав работников (различные категории рабочих, специалисты с высшим и средним спец.образованием, научные работники);
Сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения);
Техническое обеспечение управленческого труда.
Т.к. организация самостоятельно определяет численность работников, их профессиональный и квалификационный состав, сами утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников имеют рекомендательный характер. Одним из наиболее распространенных и доступных методов расчета численности работников кадровой службы является её определение через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ т.е. через трудоёмкость. Трудоёмкость работ по УП определяют следующими методами:
Нормативный;
Фотография рабочего дня или хронометраж (в зависимости от специфики работы);
Расчетно-аналитический;
Аналоговый;
Экспертный метод.
Нормы времени (выработки) установлены для простых повторяющихся видов работ (машинописные, учетные, оформление документов), разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного состава и делопроизводству.
Зная нормативную (расчетную) трудоемкость работ, выполняемых в течение года в отделе кадров, можно рассчитать численность сотрудников отдела по формуле:
где, Т – общая трудоемкость работ, выполненных за год в отделе кадров (чел/час);
К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К примерно равен 1,15);
Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год. В среднем Фп равен примерно 1910 часов (ежегодно уточняется).
В зарубежной практике используются нормы обслуживания, которые характеризуют количество работников организации, обслуживаемых одним работником службы УП (США – на 100 рабочих приходится 1 работник службы УП; Франция и Германия – 130 – 150 работников – 1 работник службы УП; Япония – на 100 работников – 2,7 работника службы УП). В последнее время наблюдается снижение численности работников кадровых служб, т.к. произошёл переход работы с кадрами на современную информационно – техническую базу. А также наблюдается реализация из вне наиболее сложных направлений кадровой работы (привлекается организации по подготовки специалистов, кадровые агентства, центры деловой оценки. Консалтинговые фирмы по вопросам кадровой работы). Зарубежные теория и практика накопили большой опыт в области УП, перенос которой на российскую почву должен быть критическим. В связи с этим при создании эффективной системы УП в России необходимо учитывать:
Отечественные специалисты – кадровики должны владеть основами зарубежной теории и практики и уметь соотносить их с реалиями российской культуры;
Не следует механически копировать зарубежные методы УП;
Ценя свой накопленный опыт российские специалисты должны адаптировать его к меняющимся экономическим условиям с учетом широкого использования новых технологий.
Процесс УП можно представить в виде множества согласованных постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных на достижение целей организации. Выработка каждого решения должна быть информационно обеспечена.
Информационное обеспечение системы УП представляет собой совокупность реализуемых решений по объему, размещению и формам организации информации. Передающейся в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно – справочную информацию, классификаторы технико – экономической информации, системы документации (унифицированные – пользуются все, специальные – пользуются узкопрофильные специалисты). При проектировании информационного обеспечения системы управления учитывается состав и структура информации, необходимой для используемой технологии управления. Для эффективного функционировании службы УП к качеству информации предъявляют следующие требования:
Комплексность
Т.е. информация должна отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую, социальную) во взаимосвязи с внешними условиями;
Оперативность
Получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управленческой системе или совпадать с моментом его завершения;
Систематичность
Т.е. требуемая информация должна поступать по возможности непрерывно;
Достоверность
Информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.
Содержание информационного обеспечения системы УП можно отобразить на следующей структуре:
Документационное информационное обеспечение включает:
Систему классификаций и кодирования информации;
Систему управленческой документации;
Систему организации, внесения изменений и хранения документации.
Документационная информационная база – совокупность сообщений и сигналов в форме, воспринимаемой человеком без применения ЭВМ. В процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами. Т.е. от органа управления к объекту следуют документы. Содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, задания, планы – графики). В обратном направлении следуют документы, содержащие учтено – отчетную информацию (отчеты, служебные записки, докладные, объяснительные). Такое информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, предоставить данные в виде документов.