Комунікаційний процес та його організація
Комунікаційний процес – це обмін інформацією з двома або більшою кількістю осіб з метою розв’язання певної проблеми.
Комунікаційний процес – це процес обміну інформацією на засадах використання певних складових та реалізації відповідних етапів з метою розв’язання конкретної проблеми.
Головна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.
До типової інформації, що передається каналами чуток, належить:
Майбутнє скорочення кадрів;
Нові заходи щодо покарання за запізнення;
Зміни у структурі організації;
Майбутні переміщення і підвищення;
Детальне викладення спору двох керівників на останній нараді;
Хто кому призначив побачення після роботи на останній нараді.
Комунікаційні канали є:
односторонні – інформація рухається в одному напрямку;
двосторонні – інформація має зворотній зв'язок;
багатосторонні – інформація рухається у багатьох напрямках, маючи зворотній зв'язок.
Мескон, Альберт та Хедоурі виділяють такі складові елементи процесу комунікацій:
відправник (джерело) — це той, хто генерує ідеї, збирає інформацію і передає її;
повідомлення — інформаційна ідея, яка закодована з допомогою символів;
канал — засіб передачі інформації;
отримувач (споживач) — особа, для якої призначена інформація.
Комунікаційний процес реалізується через такі послідовні етапи:
1) Формування або вибір ідеї (зародження ідеї).
Кодування (перетворення ідеї в повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації).
Вибір каналу (вибір способу передачі з допомогою телефонного чи електронного зв'язку, відеострічок тощо).
Передача ідеї (повідомлення).
Декодування (переклад символів відправника в думки отримувача).
Оцінка і уточнення повідомлення.
Здійснення зворотного зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями)
В комунікаційних процесах постійно виникають шуми. Шум — це те, що деформує зміст повідомлення (відхилення, помилки тощо). Шуми (перепони) можуть мати суб'єктивне забарвлення (невиразність мовлення, неякісний переклад, невідповідність інтонації, навмисне перекручування змісту тощо) та об'єктивне (несправність засобів зв'язку, перешкоди на телефонній лінії, громіздкість комунікаційного процесу тощо). Отже, слід враховувати можливі неточності при передачі інформації.
Оскільки будь-яка організація є відкритою системою, то успішність її функціонування у зовнішньому середовищі значною мірою залежить від уміння налагоджувати контакти з діловими партнерами, інвесторами, кредиторами, постачальниками, споживачами тощо. При цьому важливу роль відіграє здатність та уміння працівників організації результативно та інформативно насичено проводити ділові переговори з зовнішніми контрагентами