Современное законодательное и нормативно-методическое обеспечение в сфере доу и архивного дела

1. Развитие законодательства, устанавливающего правовые основы по разным направлениям работы с документами имеет важное значение прежде всего для:

• повышения правовой значимости управленческих документов;

• решения практических задач, выполняемых делопроизводственной службой или специалистами управленческого аппарата;

• осуществления государственной политики в сфере информации.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ч. 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ; ч. 2 от 26.01.1996 № 14-ФЗ; ч. 3 от 26.11.2001 № 145-ФЗ):

• закрепляет правила заключения, изменения и расторжения гражданских договоров;

• содержит требования к учредительным документам юридических лиц (ст. 52 ГК РФ) – устав, учредительный договор;

• устанавливает требования к оформлению ценной бумаги (ст. 142–144, 160).

• определяет требования к договору, доверенности (ст. 184, 185);

• закрепляет порядок оформления доверенности (ст. 185, 186);

• устанавливает формуляр чека (ст. 878).

Таким образом, отдельные статьи ГК фиксируют:

1. обязательность документирования по определенным направлениям деятельности;

2. виды и разновидности документов, создаваемых при совершенствовании актов гражданских взаимоотношений;

3. состав информации (содержание) некоторых документов.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 30.12.2008) называет локальные акты, которые должна разрабатывать и внедрять организация:

• коллективный договор;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• штатное расписание;

• положение о персональных данных;

• положение об охране труда;

• положение о комиссии по трудовым спорам;

• положение о системе оплаты труда

Особое значение имеет статья 14 «Исчисление сроков». Сроки исчисляются годами, месяцами, неделями. В срок включаются и нерабочие дни.

В статье 65 перечислены документы, предъявляемые гражданином при поступлении на работу. Трудовой книжке посвящены ст. 65, ст. 66. Регламентируется порядок выдачи копий, указываются сроки ознакомления работников с документами. Работе с персональными данными посвящена ст. 85. В Трудовом кодексе названы документы, которыми оформляется перевод, увольнение, командирование, отпуск, поощрения, взыскания работников. Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора).

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при:

• осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

• применении информационных технологий;

• обеспечении защиты информации.

Закон дал определение ключевых понятий:

• информация;

• информационные технологии;

• документированная информация;

• электронное сообщение и др.

Унификация понятий и закрепление их в законе имеют большое правовое и практическое значение.

Важнейшими для работы с документами являются положения закона, посвященные документированию информации (ст. 11). Также закон определил право на доступ к информации и некоторые ограничения по доступу к информации (конфиденциальной и государственной тайне).

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» характеризует основные принципы, на основе которых ведется обработка персональных данных, а также устанавливает категории данной информации. Отдельные главы закона посвящены правам субъекта персональных данных, обязанностям оператора и контролю за обработкой персональных данных.

Федеральный закон Российской Федерации от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» дает понятие определению «коммерческая тайна» и др. Законодательно закрепляется перечень сведений, в отношении которых лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, не может быть установлен режим коммерческой тайны (данные о численности, составе работников, об охране труда, об учредительных документах и др.).

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2004 №  79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» регулирует порядок прохождения государственной гражданской службы в Российской Федерации. Статьи закона посвящены должностям гражданской службы, правовому статусу гражданского служащего, характеристике служебного контракта, персональных данных гражданского служащего, а также кадровой службе государственных органов. Глава 5 и 6 данного федерального закона описывает процедуры, связанные с оформлением, заключением и расторжением служебного контракта. Закон указывает на обязательность документирования процессов поступления на гражданскую службу (проведение конкурса), аттестации, проведения квалификационного экзамена. Также отдельная статья закона (ст. 47) посвящена должностному регламенту. Регулируется порядок работы с персональными данными гражданского служащего и требования к ведению личных дел.

Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере:

• организации хранения документов;

• комплектования документации;

• учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

• управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Закон содержит определения ряда понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве:

• архивный документ;

• временные и постоянные сроки хранения документов;

• архивы организации;

• муниципальный и государственный архивы;

• депозитарное хранение и др.

Закон определил:

• полномочия Российской Федерации и субъектов Федерации в области архивного дела;

• состав Архивного фонда Российской Федерации;

• порядок отнесения архивных документов к государственной, муниципальной и частной собственности.

Чрезвычайно важным является законодательное установление обязанностей государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и предпринимателей без образования юридического лица по учету и хранению документов. Впервые установлены предельные сроки хранения документов в архивах организаций. С выходом этого закона определен порядок передачи документов на архивное хранение. Существенно, что этот порядок предусматривает не только передачу документов на архивное хранение в период деятельности организаций различных организационно-правовых форм, но и при их реорганизации и ликвидации.

Федеральный закон Российской Федерации от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» регулирует обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах. В Федеральном законе используются следующие основные понятия:

• электронный документ;

• электронно-цифровая подпись;

• владелец сертификата ключа подписи и др.

Также закон определяет:

• статус удостоверяющих центов;

• особенности использования электронно-цифровой подписи.

Федеральный закон Российской Федерации от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» устанавливает требования к:

• стандарту;

• техническому регламенту.

Также закон определяет виды документов по стандартизации, регулирует порядок их применения, осуществления государственного контроля, надзора за соблюдением требований государственных стандартов и др. вопросы.

Федеральный конституционный закон Российской Федерации от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» содержит описание и порядок официального использования Государственного герба Российской Федерации. В законе представлен перечень учреждений, на бланках которых разрешено использовать Государственный герб как в многоцветном, так и в одноцветном варианте (с геральдическим щитом и без геральдического щита). Указано, что воспроизведение государственного символа обязательно на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, и на иных документах государственного образца. Также Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях государственных органов, список которых тоже содержится в законе.

Федеральный закон Российской Федерации от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» фиксирует:

• правовое положение акционерных обществ;

• порядок ведения учета;

• отчетность, называет документы (устав общества, протокол собрания акционеров);

• порядок документирования распорядительной деятельности исполнительного органа.

Федеральный закон Российской Федерации от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет виды обязательного экземпляра документа, сроки и порядок его доставки. Даны понятия:

• документ;

• обязательный экземпляр документа;

• виды документов и др.

Закон Российской Федерации от 23.09.1992 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» устанавливает требования к одному из реквизитов служебных документов – эмблема или товарный знак (знак обслуживания), определяет порядок его использования в официальных документах, бланках.

2. Нормативно-методическая база ДОУ включает:

• правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

• правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами;

• правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

• правовые акты по ДОУ, издаваемые в организациях.

1) Указы Президента Российской Федерации.

Указ Президента Российской Федерации от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне». Сведения, отнесенные к государственной тайне, оформлены в виде таблицы, содержащей информацию о наименовании таких сведений и о государственных органах, наделенных полномочиями по распоряжению сведениями, отнесенными к государственной тайне. Информация распределена внутри таблицы по разделам:

1. сведения в военной области;

2. сведения в области экономики, науки и техники;

3. сведения в области внешней политики и экономики;

4. сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.

Указ Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» был издан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Настоящим указом определяется порядок проведения аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации. Для проведения аттестации гражданских служащих по решению представителя нанимателя издается правовой акт государственного органа, содержащий положения:

• о формировании аттестационной комиссии;

• об утверждении графика проведения аттестации;

• о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации;

• о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии.

Аттестация проводится с приглашением аттестуемого гражданского служащего на заседание аттестационной комиссии. Также данное положение содержит приложение – форму аттестационного листа государственного гражданского служащего Российской Федерации.

Указ Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» определяет, что квалификационный экзамен проводится конкурсной или аттестационной комиссией. По результатам квалификационного экзамена в отношении гражданского служащего комиссией выносится одно из следующих решений: а) признать, что гражданский служащий сдал квалификационный экзамен, и рекомендовать его для присвоения классного чина; б) признать, что гражданский служащий не сдал квалификационный экзамен. Данный указ в приложении содержит форму экзаменационного листа государственного гражданского служащего Российской Федерации, куда вносится результат проведения аттестации.

Указ Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» был издан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. №  79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Предусматривает, что конкурс проводится в два этапа. На первом этапе государственный орган публикует объявление о приеме документов для участия в конкурсе не менее чем в одном периодическом печатном издании, а также размещает информацию о проведении конкурса на сайте государственного органа в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования. Затем осуществляется проверка достоверности сведений, представленных претендентами на замещение вакантной должности гражданской службы. Результаты голосования конкурсной комиссии оформляются решением, которое подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами комиссии, принявшими участие в заседании, а также издается акт представителя нанимателя о назначении победителя конкурса на вакантную должность гражданской службы, с которым заключается служебный контракт.

Указ Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» был издан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Утвердил примерную форму служебного контракта, которая содержит следующие разделы: общие положения, права и обязанности гражданского служащего, права и обязанности представителя нанимателя, оплата труда, служебное время и время отдыха, срок действия служебного контракта, условия профессиональной служебной деятельности, государственные гарантии, компенсации и льготы в связи с профессиональной служебной деятельностью, иные условия служебного контракта, ответственность сторон служебного контракта, изменения и дополнения, прекращение служебного контракта, разрешение споров и разногласий.

Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Утвержденное положение определяет порядок получения, обработки, хранения, передачи и использования персональных данных государственного гражданского служащего. Особое внимание указ уделяет содержанию личного дела служащего. Установлен перечень документов, которые приобщаются к личному делу, а также состав обязанностей кадровой службы государственного органа по ведению личных дел.

Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 06.03.1997 № 188 отнес к сведениям конфиденциального характера следующее: сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность; сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства; служебные сведения; сведения, связанные с профессиональной и коммерческой деятельностью, а также сведения о сущности изобретения.