Розділ 2. Організація документування господарських операцій

2.1. Складання первинних документів

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування обробки даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Вимоги до первинних документів

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

1) назву документа (форми);

2) дату і місце складання;

3) назву підприємства, від імені якого складено документ;

4) зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

5) посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

6) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно з затвердженою системою кодифікації.

При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду. Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу одержувача, тощо.

Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампа, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Документ на машинозчитуваному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією - створювачем документа на машинозчитуваному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

Пункт 6 статті 9 Закону про БО зобов'язує суб'єктів господарської діяльності: "У разі складання та зберігання первинних документів і реєстрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами".

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України.

Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм. Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна передбачаються іншими нормативними актами.

Зокрема, Інструкцією №7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України", розділ ІІ "Оформлення розрахункових документів та їх приймання установами банків", стаття 8-1 якої забороняє використання факсиміле при вчиненні підпису, виправлення і підчистки у розрахункових документах. У разі якщо хоча б один з реквізитів (якщо вони передбачені формою документа) не заповнений або заповнений неправильно, банк такий документ до виконання не приймає.

Порядок підпису розрахункових документів

Пункт 9 цієї Інструкції встановлює порядок підпису розрахункових документів за операціями, що здійснюються:

- суб'єктами підприємницької діяльності - юридичними особами. Такі документи повинні мати відбиток печатки та підписи відповідальних осіб, яким, відповідно до чинного законодавства України та установчих документів підприємства, надане право розпорядження рахунком і підпису розрахункових документів і які повідомлені банку в картці зі зразками підписів та відбитком печатки;

- відділеннями, філіями, представництвами від імені юридичної особи - підписуються особами, які уповноважені цією юридичною особою, і завіряються відбитком печатки, що відповідає вміщеним у картці зразкам підписів та відбитка печатки;

- підприємцями без створення юридичної особи - підписуються однією відповідальною особою, зразок підпису якої зазначений в картці зразків підписів та відбитка печатки (за наявності печатки);

- фізичними особами - підписуються ними та приймаються банком до виконання за наявності на документі підпису, що відповідає зразку, вміщеному в картку рахунка.

Порядок оформлення касових документів регулюється Інструкцією №21 "Порядок ведення касових операцій у національній валюті України", перший абзац пункту 10 якої говорить про те, що видача готівки із кас підприємств здійснюється за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо.

У випадках, установлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності (суворого обліку). Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Міністерством статистики за погодженням з Міністерством фінансів України або міністерствами і відомствами за погодженням з Міністерством статистики і Міністерством фінансів України, із обов'язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої (нумератором, друкарським способом) встановлюють міністерства і відомства. Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, установлюються окремими нормативними актами.

Порядок виготовлення бланків цінних паперів та бланків суворої звітності регулюється Правилами виготовлення бланків цінних паперів і документів суворої звітності (див. Правила №98).

Виготовлення бланків цінних паперів і документів суворої звітності здійснюється тільки на державних спеціалізованих підприємствах, які охороняються органами внутрішніх справ. Контроль за додержанням Правил та роз'яснення щодо їх застосування здійснює Міністерство фінансів України.

Номенклатура бланків цінних паперів і документів суворого обліку

Номенклатура бланків цінних паперів і документів суворого обліку, що виготовляються за ліцензіями, виданими Міністерством фінансів України:

Бланки цінних паперів:

- акції, облігації внутрішніх республіканських і місцевих позик, казначейські зобов'язання республіки, ощадні сертифікати, приватизаційні папери, інші бланки, передбачені чинним законодавством (підпункт 1.3.1 Правил №98).

Бланки документів суворого обліку:

- документи, що засвідчують особу, подію, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт, свідоцтво про народження, одруження і розірвання шлюбу, переміну прізвища, імені, по батькові);

- трудова книжка і вкладиш до неї;

- посвідчення водія, службові, військові, ветерана, інваліда;

- дипломи про освіту, присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності;

- проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річковому і повітряному транспорті);

- документи на перевезення вантажів;

- військові проїзні документи;

- знаки поштової сплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);

- документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки ощадні, чекові, депозитні);

- чеки грошові, майнові, розрахункові;

- бланки фінансування, страхування;

- акредитиви; марки податкові, митні;

- доручення на видачу коштів, пенсій, майна;

- сертифікати якості, на право вивезення та ввезення;

- поліси страхування;

- ліцензії;

- бланки білетів тиражних та миттєвих лотерей (підпункт 1.3.2 Правил №98).

Записи у первинних документах повинні здійснюватися тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому закреслюванню.

Керівник підприємства чи установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера або іншої особи (юридичної чи фізичної), на яку покладена відповідальність за ведення бухгалтерського обліку, щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Керівник підприємства чи установи затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинна бути обмежена.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообороту терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна погодженість окремих показників.

Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий реєстр, а при обробці на обчислювальній установці - відтиск штампа оператора, відповідального за їх обробку.

Усі документи, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов'язковому погашенню штампом або ручним надписом "Одержано" або "Сплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в реєстрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку. Операції в іноземній валюті відображаються також у валюті розрахунків та платежів за кожною іноземною валютою окремо. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на перше число кожного місяця.

На ТОВ "Агроюніком" Усю кореспонденцію, що надходить до установи, приймає канцелярія. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресованих громадським (організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертають і відправникові або пересилаються за належністю.

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Доручення вищих органів управління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

Керівництву насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів на ТОВ "Агроюніком" полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовних позначень -- реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів -- це запис необхідних відомостей про документи з позначкою на них індексу та дати реєстрації. Мета реєстрації -- забезпечити облік, контроль за і и і конанням та оперативність пошуку документів.

Вхідні документи реєструються в день одержання, вихідні та внутрішні -- в день підписання. Реєстрація проводиться централізовано -- в канцелярії підприємства. На лицьовому боці першого аркуша всіх вхідних документів у правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, який фіксує факт і дату надходження документа до підприємства.

Вхідні відповідні документи, які не потребують надсилання відповіді на них, одержують індекс ініціативних вихідних документів. Відповідно вхідні документи, на які треба давати відповідь, реєструють як ініціативні за новим реєстром.

Усі документи залежно від призначення поділяють на вихідні (якщо направляються до іншої організації), вхідні (якщо приходять з інших організацій) та внутрішні (якщо готуються, оформлюються та використовуються чи виконуються в межах підприємства).

У свою чергу вихідні та внутрішні документи залежно від змісту тексту поділяються на ініціативні та відповідні.

Ініціативним називається документ, що містить запитання до іншої організації, на яке буде одержана відповідь.

Відповідним називається документ, що містить відповідь на одержане запитання.

Підприємництво організує і веде листування з вищими та іншими організаціями, а також громадянами в межах своєї компетенції, визначеної Статутом.

2.2. Організація документообігу

Залежно від обсягу документообігу установи розподіляються на 4 категорії:

I — з обсягом документообігу понад 100000 документів на рік;

II — з обсягом документообігу від 25000 до 100000 документів на рік;

ІІІ — з обсягом документообігу від 10000 до 25000 документів на рік;

IV — з обсягом документообігу до 10000 документів на рік.

Документообіг — рух документів в організації з моменту їх отримання чи створення до завершення виконання чи відправки.

Документообіг здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установ та їх структурні підрозділи, спеціалісти тощо) і пунктами технічної обробки власне документів (експедиція, машбюро, канцелярія тощо). По відношенню до апарату управління виділяють вхідні, вихідні й внутрішні документи.

До основних параметрів потоків, які беруться до уваги при організації документообігу, належать:

— напрямок потоку (визначається пунктами відправки й призначення);

— обсяг потоку (кількість документів, які проходять за одиницю часу);

— структура потоку (різновиди документів, авторство та інші класифікаційні ознаки);

— режим потоку (періодичність руху документів через пункти обробки).

Для кожного виду документів створюється своя схема обігу, якою бажано передбачати прямоточний рух документів, одноразове перебування документа в будь-якому пункті роботи над ним, а його появу там суворо мотивованою. Опробовані схеми документообігу включаються в інструкції з діловодства.