- •Организация работы с документами
- •2. Регистрация документов
- •2.1. Прием, регистрация и исполнение входящих документов:
- •2.2. Регистрация и отправка исходящих документов:
- •2.3. Регистрация и исполнение внутренних документов:
- •3. Контроль исполнения документов
- •4.Составление номенклатуры дел
- •5. Формирование дел
- •6. Экспертиза ценности документов
- •7. Оформление дел
- •8. Передача дел в архив организации
- •9. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
- •10. Оперативное хранение документов
10. Оперативное хранение документов
С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.
Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам.
Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения.
Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.