3. Документальное оформление и инвентаризация текущих обязательств и расчетов по ним

Инвентаризация расчетов ведется с целью документального доказательства присутствия дебиторской задолженности и обязательств, определения сроков их появления и закрытия, уточнения оценки.

В приказе Минфина РФ об методических указаний инвентаризации в пункте 3.44 сказано, что инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета².

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить (В соответствии с пунктом 3.38 Методических указаний):

Правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

Правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

Правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Для выполнения такой проверки нужны регистры бухгалтерского учета согласно счетам расчетов, первичные документы, регистрирующие хозяйственные операции по счетам расчетов, акты сверки.

Инвентаризация подотчетных сумм происходит следующим образом – проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их использования, а кроме того выданные суммы авансов по каждому подотчетному лицу(их целевое назначение и даты выдачи). Также проверяются авансовые отчеты, предоставленные подотчетным лицом в бухгалтерию об израсходованных суммах по окончании срока, на который аванс был выдан. При проверке отчетов, комиссия проверяет наличие первичных документов, которые подтверждают расходы подотчетного лица на подотчетную сумму.

Согласно пункту 73 Положения по ведению бухгалтерского учета³ Расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. По полученным займам и кредитам задолженность показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов. Из этого следует, что если в бухгалтерском учете суммы с контрагентами будут отражены в суммах, отличающихся друг от друга, при проведении сверки организация вправе настаивать на правильности своих записей и не обязательно изменять свои данные с данными поставщика. Но если по итогам сверки несоответствие данных будет подтверждена другой стороной, и с этими данными согласится сама организация, то бухгалтерские записи могут быть проведены с действительно оказанными объемами услуг, но при наличии правильно оформленных первичных отчетных документов. Без наличия таких документов организация не имеет никакого права проводить дополнительные записи. В итоге, инвентаризация с покупателями и поставщиками заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и других счетах учета. Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами, в них указываются дата и номер документов на отгрузку, сумма НДС, суммы оплаты, стоимость товаров (работ, услуг) и реквизиты платежных документов.

Нужно учитывать, что цель инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности заключается в подтверждении данных бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета, по этому, фактически сверка расчетов в составе годовой инвентаризации может быть только в январе следующего года. Так как данные годовой бухгалтерской отчетности должны подтверждать остатки, полученные по состоянии на 1 января.

По окончании года осуществляется сверка остатков на расчетном счете и иных счетах в банке. Банк в свою очередь предоставляет организации в двух экземплярах акт сверки остатков денежных средств на 1 января следующего. Руководитель организации и бухгалтер, в подтверждении указанного остатка денежных средств, подписывают оба экземпляра и заверяют печатью организации, после чего один экземпляр остается в организации и подшивается с инвентаризационными документами, а другой возвращается в банк. Счета, на которых происходит проверка данных при инвентаризации расчетов с банками, 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Приказом ФНС РФ «Об утверждении форм по сверке расчетов по налогам, сборам, взносам, информированию налогоплательщиков о состоянии расчетов по налогам, сборам, взносам и методических указаний по их заполнению» утверждены формы документов, которыми оформляется итог сверки и методические указания для их заполнения. Налоговый инспектор формирует в двух экземплярах акт сверки расчетов налогоплательщика с бюджетом, справку о состоянии расчетов налогоплательщика с бюджетом по федеральным, региональным и местным налогам на основе данных налогового органа. В случае отсутствия расхождений данных налогового органа с данными налогоплательщика, форма №23-а (краткая) подписывается налогоплательщиком и должностным лицом, который оформил этот документ, отдела работы с налогоплательщиками. Далее оба экземпляра заверяет начальник отдела работы с налогоплательщиками, после чего один из экземпляров акта сверки отдается налогоплательщику или отправляется заказным письмом. При наличии расхождения между данными налогоплательщика и данными налогового органа, инспектор производит сверку расчетов налогоплательщика с бюджетом по данным налогового органа с данными первичных документов для устранения причины разногласий. Для фиксирования и выявления расхождений заполняется форма №2-а(полная). После исправления недочетов, создается акт сверки расчетов с бюджетом в двух экземплярах по форме №23-а(краткая) с учетом внесенных изменений, затем один экземпляр возвращается налогоплательщику с подписями инспектора⁴.

Полученные результаты инвентаризации расчетов отражаются в Акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. В акте указывается: наименование организации; счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность; суммы задолженности, согласованные и несогласованные с кредиторами; суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

В 4 графе приводятся сведения о задолженности, подтвержденной дебиторами, в 5 графе – не подтвержденные дебиторами, в 6 графе задолженности с истекшим сроком исковой давности. К акту инвентаризации расчетов по указанным видам задолженности должна быть приложена справка (Приложение к форме № ИНВ-17). Она составляется в одном экземпляре в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и является основанием для составления акта. В ней указывают реквизиты организации, дату и причину возникновения задолженности, сумму задолженности. Сроки предоставление инвентаризационных документов определятся Приказом о проведении инвентаризации в организации, в установленном для нее порядке и Планом проведения инвентаризации. Так же в приказе назначают инвентаризационную комиссию. Её проводят в присутствии лица, ответственного за ведение документов по расчетам. Если ответственное лицо отсутствует, проверка сумм и документов проводится без него, на результаты это не влияет. Реальными сроками для получения и согласования актов сверки для контрагентов является конец января, февраль года, следующего за отчетным.

Бухгалтерский учет в организации играет одну из ключевых ролей, поэтому в первой главе были рассмотрены нормативно – правовое, регулирование учет и документальное отражение расчетов. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникают расчетные отношения, отражающие взаимные обязательства, связанные с продажей материальных ценностей, выполнением работ или оказанием услуг друг другу. Кроме того, возникают расчеты с бюджетом по налогам, с внебюджетными фондами, с органами социального обеспечения и страхования, с другими юридическими и физическими лицами.

Четкая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

Повышению достоверности учета текущих обязательств и расчетов способствует проведение аудита. Основная цель проверки текущих обязательств и расчетов - установить правильность ведения расчетов и подтвердить достоверность бухгалтерской отчетности в части отражения кредиторской и дебиторской задолженности по соответствующим статьям.

Учет, контроль и оперативное управление дебиторской и кредиторской задолженностью способствует повышению притока денежных средств в организацию, укреплению расчетно-платежной и финансовой дисциплины, сокращению в составе дебиторской и кредиторской задолженности недопустимой задолженности. Это, в конечном итоге приводит к улучшению финансового состояния организации, что и свидетельствует об актуальности темы работы.