3. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет активно-пассивный, дебетовое сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетного лица организации, а кредитовое – сумму невозмещенного перерасхода, т.е. задолженность организации подотчетному лицу.

По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Сущность линейной формы записи заключается в следующем: каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линия) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода, записи сумм по этим операциям будут произведены по этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основе журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Основные бухгалтерские проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлены в таблице 5.

Таблица 5

Бухгалтерские проводки по счету 71

«Расчеты с подотчетными лицами»

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
	Дебет		Кредит
1	2		3
1. Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы	71		50
2. Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета	71		51
3. Выданы под отчет денежные средства с валютного счета	71		52
4. Выданы под отчет денежные средства со специального счета в банке	71		55
5. Подотчетные лица получили средства от других организаций	71		76
6. Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете головного отделения организации)	71		79-2
7. Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из головного отделения организации в филиал, выделенный на отдельный баланс (в учете филиала)	71		79-2
8. Подотчетные лица головного отделения организации получили средства от филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете головного отделения организации)	71		79-2
9. Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный баланс, получили средства от головного отделения организации (в учете филиала)	71		79-2
10. Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в установленный срок, включена в состав прочих доходов в связи с истечением срока исковой давности	71		91-1
11. Положительная курсовая разница по задолженности перед подотчетным лицом в иностранной валюте включена в состав прочих доходов	71		91-1
12. Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с доставкой оборудования	07		71
13. Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой внеоборотных активов	08		71
14. Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материалов	10			71
15. Оприходованы животные, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой и содержанием животных	11	71
16.Оприходованы материально-производственные запасы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материально-производственных запасов (при использовании счета 15)	15	71
17. Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основного производства	20	71
18. Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд вспомогательного производства	23	71
19. Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные расходы	25	71
20. Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы	26	71
21. Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с возвратом и транспортировкой бракованной продукции	28	71
22. Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд обслуживающего производства	29	71
23. Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами	41	71
24. Расходы подотчетных лиц, связанные с продажей товаров (готовой продукции), учтены в расходах на продажу	44	71
25. Отражены расходы, связанные с продажей (в части уже отгруженной продукции), оплаченные подотчетными лицами	45	71
26. Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены в кассу	50	71
27. Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены на расчетный счет	51	71
28. Неиспользованные денежные средства в иностранной валюте, ранее выданные под отчет, возвращены на валютный счет	52	71
29. Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены на специальный счет в банке	55	71
30. До истечения срока представления авансового отчета выданные работнику суммы зачтены в счет заработной платы	70	71
31. Сумма подотчетных денежных средств переоформлена в заем	73-1	71
32. Подотчетные лица погасили задолженность перед кредиторами организации	76	71
33.Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессом получения внереализационных или операционных доходов	91-2	71
34. Отрицательная курсовая разница по задолженности перед подотчетным лицом в иностранной валюте включена в состав прочих расходов	94	71
35. Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные суммы, потраченные необоснованно	94	71
36. Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываются как расходы будущих периодов	97	71
37. Подотчетные лица оплатили расходы, связанные с устранением последствий чрезвычайных ситуаций	99	71