ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Р.Б. Квеско, С.Б. Квеско

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

И

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Рекомендовано в качестве учебного пособия

Редакционно-издательским советом

Томского политехнического университета

Издательство

Томского политехнического университета

2009

УДК 002.2 ББК Я9 К32

Р.Б. Квеско, С.Б. Квеско

К32 Документоведение и делопроизводство : учебное пособие. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2009. – 140 с.

В учебном пособии изложены основные правила организации и ведения делопроизводства, рассмотрены вопросы его законодательного и нормативного регулирования, составления и оформления документов, а также организации работы с документами.

Учебное пособие составлено с учетом программ по другим курсам, предусматривающих подготовку специалистов по широкому кругу вопросов управления, и предназначено для студентов направления 040100 «Социальная работа», специальностей 040101 «Социальная работа» и 080505 «Управление персоналом» всех форм обучения.

УДК 002.2

ББК Я9

Рецензенты

Л.С. Сысоева

Доктор философских наук, профессор,

заведующая кафедрой социальной работы

Сибирского государственного медицинского университета

Э.С. Юсубов

Кандидат юридических наук,

директор Западно-Сибирского филиала

Российской академии правосудия

© Р.Б. Квеско, 2008

© Томский политехнический университет, 2009

© Оформление. Издательство Томского политехнического

университета, 2009

Введение

Цель изучения дисциплины «Документоведение и делопроизводство» – углубленное изучение документа и систем документации в их историческом развитии, теоретических и практических проблем создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.

Основные задачи данной учебной дисциплины :

• показать взаимосвязь информации и документа;

• проследить эволюцию документа как носителя информации;

• проанализировать процесс развития систем документации;

• ознакомить с современными требованиями к документам;

• привить навыки проектирования унифицированных форм документов, систем документации и информационно-документационной системы учреждения в целом.

История создания документов тесно связана с эволюцией рисунка и письменности. Наскальные рисунки были первыми сообщениями, передававшими информацию от одного человека к другому. В разное время материальными носителями документа были клинописные таблички и папирус, берестяные грамоты и пергамент. Документ проделал долгий путь в истории, пока основным материалом его создания не стала бумага.

В конце XIX в. в дело создания документа пришла механизация, но, несмотря на широкое распространение различных пишущих машинок, процесс создания документа оставался достаточно трудоемким. Настоящая революция в делопроизводстве произошла с появлением персональных компьютеров.

В русском языке термин «документ» (от лат documentum – доказательство, свидетельство) появился благодаря Петру I, который ввел соответствующую регламентацию работы с документами, получившую затем название «делопроизводство».

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ – материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

Документоведение – это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе. Документоведение исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов.

Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени.

Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

Основной объект делопроизводства – документ, который содержит в себе другие объекты: тексты, рисунки, таблицы и т. д.

Задача делопроизводства – оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации). Кроме того, это и организация документооборота в учреждении.

Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.

Понятие «делопроизводство» включает множество правил подготовки и использования разного рода документов. Делопроизводитель должен уметь вести деловую переписку, заполнять бланки, оформлять служебные документы, заявления, извещения и пр. Для всех перечисленных типов документов существуют свои специальные правила, которые необходимо соблюдать. В случае малейшей оплошности, допущенной в оформлении документа, его приходится переделывать целиком.

Значение документационного обеспечения как одной из важнейших и неотъемлемых сфер управленческой деятельности состоит в его универсальности, которая определяется использованием рациональных форм и методов создания и обработки документов, организацией работы по их исполнению, сохранности и использования документной информации в будущем. Внедрение рыночных форм в экономическую и социальную сферу увеличило не только объем документов, но и их разновидности. В этих условиях эффективность документирования управленческой деятельности возможна только при высоком содержательном уровне документов и совершении обязательных делопроизводственных операций, которые придадут документам юридическую силу.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций, что является весьма важным для развития предпринимательской деятельности, повышения ее эффективности и качества.

Нормативная база делопроизводства представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации.

Данное учебное пособие составлено с учетом программ по другим курсам, предусматривающих подготовку специалистов по широкому кругу вопросов управления. Рекомендации по документированию в данном пособии носят универсальный характер и могут быть применены на любом предприятии вне зависимости от его профиля, вида собственности и штатной численности.