Документоведение и делопроизводство - Учебник

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КУРСА

В результате изучения дисциплины «Документоведение и делопроизводство» Вы должны:

иметь представления о:

—взаимосвязи понятий «информация» и «документ», развитии понятия «документ»;

—документе и системе документации;

—документировании управленческой деятельности;

знать:

—законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами;

—технологию составления и оформления основных организационно-распорядительных документов;

—правила и формы деловой и коммерческой переписки;

—организацию документооборота;

уметь:

—определять функции конкретного документа;

—разрабатывать организационные и нормативно-методические документы организации;

—составлять и оформлять любые виды организационно-распорядительных документов;

—выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональную организацию;

—анализировать состояние документационного обеспечения управления любой организации;

—организовывать контроль за исполнением;

—проводить экспертизу ценности документов, подготавливать их к архивному хранению или уничтожению;

—руководить службой документационного обеспечения управления и совершенствовать организацию ее работы;

—в письменной и устной речи правильно (логично) оформлять результаты мышления.

!— ключевое слово, понятие, включенное в словарь.

—ссылки на библиографический источник.

—задание, связанное с записью, ссылки на задания.

—примеры, иллюстрации, разъясняющая и дополнительная информация.

Задания, которые нужно выполнять по мере изучения текста, а также дополнительная информация и ключевые выводы располагаются в специальных боксах.

После каждой темы представлен список литературы, который позволит Вам успешно справиться с практическими заданиями, используя не только материалы УМК, хрестоматии, но и свой практический опыт.

В завершение работы с текстом и заданиями учебника необходимо выполнить письменное контрольное задание. Выполнение такого задания является поводом для допуска к промежуточному тестовому испытанию, а результат его проверки — одним из оснований при выставлении итоговых оценок по модулю в целом.

Цель письменного задания — обеспечение контроля над самостоятельным изучением дисциплины и дополнительная подготовка к тестовому испытанию.

•документ — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве;

•документ — «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность»;

•документ — информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности;

•документ — «документированная информация, зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

И хотя толкования отличаются, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначения), в них одно общее — они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления.

В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

Понятие «электронный документ» прошло в своем развитии также несколько стадий. Хотя этот термин появился давно, активно употреблять его начали относительно недавно, каких-нибудь три-четыре года назад. До этого общепринятыми были термины «машиночитаемый документ» (МЧД) и «документ на машинном (или магнитном) носителе (ДМН)».

Учитывая современное понятие документа, а также специфику продуцирования электронных данных, можно дать следующее определение: электронный документ — это зафиксированная на электронном (машинном) носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать.

При этом под электронным (машинным) носителем следует понимать материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронно-вычислительной техники.

Документ неразрывно связан с информацией. Понятие «информация» не менее сложно, чем «документ», и в его определении также много вариантов.

Известно такое высказывание Н. Винера: «Информация есть информация, а не материя и не энергия».

Ю. Пер считает, что информацию можно определить как все сведения, знания, сообщения, которые помогают решить ту или иную задачу управления (т. е. уменьшить неопределенность ее исходов).

А.М. Гатаулин отмечает, что «информация — это то, что уменьшает неопределенность системы, ее энтропию».

А.М. Карминский и П. В. Нестеров дают более пространное определение: «Информация — это отчужденное знание, выраженное на определенном языке в виде знаков алфавита, записанное на материальный носитель, доступное для воспроизведения без участия автора и переданное в каналы общественной коммуникации (опубликованные)».

I Ограничимся определением, данным в Федеральном законе «Об информа-

• ции, информатизации и защите информации». В нем информация опреде-

5. Экономичность — затраты на сбор, обработку, передачу и хранение информации должны быть минимальными.

Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа — это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа — документы по функциям управления.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

• По способу документирования различают документы:

—рукописные, письменные (текстовые);

—изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);

—графические;

—фотодокументы;

—кинодокументы;

—документы, созданные с помощью компьютерной техники.

• В зависимости от источника поступления различают документы:

—входящие (поступившие в организацию);

—исходящие (отправляемые из организации);

—внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

•По критерию гласности документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые).

•По характеру изложения содержания документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.

•По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

•По срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

•По содержанию — служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

•По виду оформления — подлинные, копии, выписки, дубликаты.

Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями стандарта. «Оригинал» является синонимом «подлинника». Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор).

Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ (например, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый

вдело отправителя, называемый отпуском).

•По способу получения копии документы могут быть факсимильными и свободными. Факсимильная копия (например, ксерокопия) воспроизводит

ю