2. Использование пакета прикладных программ ms office при решении экономеческих задач

2.1. Обзор возможностей Microsoft Office.

Microsoft Office – пакет, который содержит большую часть необходимого вам программного обеспечения. Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и «общаются» они друг с другом на одном и том же языке.

Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Он содержит прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями. В Microsoft Office входят тестовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint, приложение для работы с электронной почтой и управлением расписаний Microsoft Outlook и СУБД Access.

Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, используются стандартные команды, окна диалога и основные операции согласно стандарту графического пользовательского интерфейса WIMP, который является основой для всех Windows-программ.

К тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центр Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши. В приложениях Office используются похожие средства форматирования и макроязыки, поддерживаются разнообразные файловые форматы, предусмотрена полная поддержка электронной почты и работы в составе группы.

Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию. Во всех приложениях Office широко внедрена новая информационная технология IntelliSense: фоновая проверка орфографии в Microsoft Word и Microsoft PowerPoit, фоновая проверка грамматики в Microsoft Word, позволяющая находить и исправлять орфографические и грамматические ошибки, форматирование введенного текста в фоновом режиме и т.д.

Microsoft Office поддерживает новейшие Web технологии. Он позволяет быстро создавать великолепные мультимедийные Web страницы. Приложения Microsoft Office позволяют сохранять документы в формате HTML, просматривать готовые HTML документы, а также создавать гипертекстовые ссылки для удобства перемещения от документа к документу. Такая ссылка может быть помещена внутрь документа и будет указывать либо на Web-страницу, либо на другой документ Microsoft Office (или на конкретное место в документе), где бы этот документ ни находился – на жестком диске, во внутренней корпоративной сети или в сети Internet. В состав Microsoft Office входят средства необходимые для создания разветвленных Интеранет-сетей, обеспечивающие пользователю наиболее простой способ поиска информации внутри корпоративной сети.

2.2. Разработка баз данных при помощи Microsoft Access.

Процесс разработки базы данных включает два этапа: разработку логической организации базы данных и создание ее на носителе. Логическая организация базы данных – это предоставление пользователя о предметной области, информация о которой должна храниться в базе данных. Под физической организацией базы данных понимается совокупность средств и методов размещения данных во внешней памяти и на их основе внутренняя модель данных. Внутренняя модель является средством отображения логической модели данных, показывает, каким образом записи размещаются в базе данных, как они упорядочиваются, как организуются связи, каким путем можно осуществить выборку и так далее.

В настоящее время разработаны и используются на персональных компьютерах около двадцати систем управления базами данных. Одной из самых популярных настольных программных СУБД является Microsoft Access. Одной из основных причин такой популярности Access заключается в том, что, является по сути настольной СУБД, это приложение вобрало в себя многие возможности систем управления реляционными базами данных архитектуры клиент-сервер, называемой также SQL базой данных. Несмотря на то, что Access включает в себя сложные функции и может послужить прекрасным инструментом для профессионального разработчика приложений баз данных (такие гибкие средства программирования, основанные на Visual Basic), его использование не должно вызвать проблем и у непрофессиональной группы пользователей и даже тех, кто раньше не работал с СУБД. Кнопки на панелях инструментов дублируют основные команды меню, расширенный набор мастеров и настрое управляет практически всеми параметрами создания и изменения объектов баз данных. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и представление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. К тому же Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с данными в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

С помощью Access можно создавать многопользовательские приложения, в которых файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в локальной сети. Microsoft Access для хранения объектов баз данных имеет собственную уникальную структуру для хранения всех связанных таблиц, форм, отчетов, запросов в одном файле. Также имеет возможность импорта и экспорта данных во многие широкие распространенные форматы баз данных, электронных таблиц и текстовых файлов. Access позволяет связывать базы данных с внешними таблицами в форматах dBase, FoxPro, Paradox и работать с ними в исходном формате. Также Access можно использовать в качестве клиентской части архитектуры клиент-сервер, что обеспечивает применение Microsoft Access не только в качестве профессиональной системы управления базы данных, но и как мощное инструментальное средство для создания приложений клиент-сервер.

Основные функции

• Организация данных. Создание таблиц и управление ими.

• Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.

• Добавление и изменение данных. Эта функция требуют разработки и реализации представления данных, отличного от табличного (формы).

• Представление данных. Access позволяет создавать различные отчеты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

• Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.

• Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA. Их используют для сложных вычислений. Эти процедуры превышают возможности стандартных макросов.

• Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированных доступ к базам данных.

• Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически все, что можно увидеть в базе данных.

2.2.1. Работа с таблицами.

База данных в Access основывается на таблицах, в которых хранятся данные. При создании таблицы в режиме конструктора, необходимо внести названия полей, определить их тип и свойства (в окне «Свойства поля»). Для эффективной обработки данных необходимо определить ключевое поле, позволяющее однозначно идентифицировать запись в таблице (например, какой-нибудь уникальный для каждой записи код).

Создание таблиц в Access осуществляется несколькими способами: путем простого ввода данных, с помощью Мастера, и с помощью Конструктора таблиц.

Access обладает таким мощным инструментом, как связывание таблиц на схеме данных [Сервис => Схема данных]. Хранение данных в связанных таблицах обладает рядом преимуществ:

• Экономия времени, поскольку одни и те же данные не приходится вводить в нескольких таблицах/ что сохраняет целостность данных;

• Уменьшение размеров базы данных, что экономит дисковое пространство и облегчает перенос базы данных;

• Существенное сокращение количества ошибок.

Access позволяет осуществлять следующие операции с данными, содержащимися в таблицах:

• сортировка по полю (для этого необходимо выделить поле и выполнить одну из команд [Сортировка по возрастанию/убыванию <= Сортировка <= Записи];

• поиск и замена данных (для этого необходимо выделить поле и выполнить одну из команд меню [Правка];

• фильтрация данных позволяет выбрать данные по критерию (для этого необходимо выделить запись или часть записи, по которой будут отбираться данные и затем выполнить команду [Фильтр по выделенному <= Фильтр <= Записи];

• таблицы в Access можно выводить на печать [Файл => Печать; Ctrl+P].

2.2.2. Отбор и сортировка записей с помощью запросов

Запросы в MS Access являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления, добавления новых записей в таблицы. Чаше всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц. Для создания запроса в режиме конструктора, необходимо добавить в запрос используемые таблицы, перенести в бланк запроса нужные поля, задать порядок сортировки и условия отбора. Таким образом, в запрос будут включены только данные из указанных столбцов и удовлетворяющие условиям отбора. Кроме полей из таблиц, запрос может включать вычисляемые поля. Для создания вычисляемого поля, необходимо внести его имя, поставить двоеточие и написать формулу выражения.

Создание запросов также как и таблиц можно осуществлять несколькими способами. С помощью Мастера, с помощью Конструктора, из фильтра и путем прямого набора исходного кода на языке Jet SQL.

В Access существует следующие типы запросов:

1. запрос на выборку данных [Запрос => Выборка]. Используется при выборе данных из таблицы по заданным критериям;

2. запрос на создание таблицы [Запрос => Создание таблицы]. Создает таблицы на основе данных, содержащихся в результирующем множестве запроса. Создается путем преобразования Запроса на выборку в Запрос на создание таблицы, при этом следует указать параметры размещения новой создаваемой таблицы;

3. запрос на добавление данных [Запрос => Добавление]. Используется для копирования данных из одной таблицы в другую. Строится также как и запрос на создание таблицы на основе запроса на выборку, так как сначала необходимо отобрать те данные, которые в виде записей будут добавлены в целевую таблицу;

4. запрос на обновление данных [Запрос => Обновление]. Используется для того, чтобы внести изменения сразу в большое число записей с помощью одного запроса. Создается аналогично созданию запроса на добавление;

5. запрос на удаление [Запрос => Удаление]. Удаляет из таблицы записи, соответствующие данным результирующего множества запроса. Позволяет отобрать требуемые записи и удалить их за один прием. Создается также на основе Запроса на выборку;

6. перекрестные запрос [Запрос => Перекрестный]. Используется при статистической обработке данных. Результаты обработки выводятся в виде сводной таблицы.

2.2.3. Создание форм для ввода данных

Данные в Access выносятся в таблицы не напрямую, а при помощи форм. Формы позволяют отображать данные в удобном для восприятия виде и управлять процессами обработки и внесения данных. Создание формы происходит в три этапа: создание запроса, на основе которого будет работать форма; создание визуального макета формы, программирование процесса обработки данных. Для создания макета формы, используются элементы управления (поля, текст, кнопки, и т.д.), а так же бланк свойств формы. Для управления работой формы используется принцип генерации события (нажатие кнопки, изменение значения поля), и программ Visual Basic for Application, либо макросов, запускаемых в ответ на это событие.

Создание форм можно осуществить несколькими способами:

1. автоматически на основе таблицы или запроса [Вставка => Форма => Автоформа]. Автоформы имеют три вида организации: «в столбец», ленточные и табличные. Организация Автоформы определяет ее внешний вид. Записи из источника данных в табличной форме отображаются в виде таблицы; в форме «в столбец» каждая запись отображается в виде набора элементов управления, соответствующим полям записи, расположенным в один столбец; в ленточной форме – в одну строку. Автоматически созданная форма включает все поля в выбранном источнике данных;

2. с помощью Мастера [Вставка => Форма => Мастер форм]. С помощью мастера можно создавать формы на основе одной или нескольких таблиц и запросов. Очень удобно, например, создавать формы с помощью Мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора;

3. в режиме Конструктора [Вставка => Форма => Конструктор]. Только в этом режиме можно разрабатывать структуру формы, изменять ее внешний вид, добавлять и удалять элементы управления. В этом режиме можно редактировать ранее уже созданную Мастером форму, или Автоформу.

4. Создание и печать отчетов

Отображение данных в Access, так же осуществляется не напрямую из таблиц, а при помощи отчетов MS Access. Отчеты позволяют отображать данные в удобном для восприятия виде.

Создание отчета так же происходит в три этапа: создание запроса, на оснве которого будет работать отчет; создание визуального макета отчета, программирование процесса создания отчета. Для создания макета отчета, используются элементы управления (поля, текст, и т.д.), а так же бланк свойств формы. В отчетах допускается вложенная группировка записей для создания сложной структуры отчета.

Отчеты имеют много общего с формами, однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм.

Создание отчетов, также как и создание форм можно осуществить несколькими способами.

1. Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса [Вставка => Отчет => Автоотчет]. Автоотчеты имеют два вида организации: «в столбец» и ленточные. Организация Автоотчета определяет его внешний вид. Автоматически созданный отчет включает все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

2. Создание отчета с помощью Мастера [Вставка => Отчет => Мастер]. С помощью мастера можно создавать отчеты на основе одной или нескольких таблиц и запросов. Очень удобно, например, создавать отчеты с помощью Мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора.

3. Создание отчетов в режиме Конструктора [Вставка => Отчет => Конструктор]. Только в этом режиме можно разрабатывать структуру отчета, изменять его внешний вид, добавлять и удалять элементы управления. В этом режиме можно редактировать ранее уже созданных Мастером отчет, или Автоотчет.

Отчеты в Access можно экспортировать в форматы документов других приложений. Например, отчет может быть преобразован в текстовый документ, рабочий лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word в формате RTF. Также Access позволяет преобразовывать отчеты в Web-страницы для публикации его в Интранет или Интернет.

4. Работа с макросами и программирование с среде Access

Управление Access-приложением осуществляется при помощи макросов и VBA-программ. Основные средства разработки в среде Access ориентированы на пользователей, не владеющих языками программирования. Для программистов же к этим средствам добавлены макросы (небольшие программы на языке макрокоманд системы Access) и модули (процедуры на языке Visual Basic for Application, VBA). Обработка данных в VBA основана на использовании Data Access Object library (DAO) – библиотеки объектов для доступа к данным.

С помощью макросов можно выполнить практически все действия над объектами Access. Особенность Access по сравнению с другими компонентами Microsoft Office 97 является возможность с помощью макросов и модулей VBA определять реакцию приложения на различные события в формах и отчетах, такие как нажатие кнопок, изменение данных, открытие и закрытие форм и отчетов, получение формой или элементом управления формы фокуса и т.д.

Макросы в Access создаются с помощью Конструктора макросов. [Вставка => Макрос], а программируемые модули с помощью среды разработки Visual Basic.

Задание. Создать базу данных, для хранения и обработки простейших наборов данных (Например, список книг в домашней библиотеке, телефонный справочник, список группы, адресная книга, и т.д.). Создать форму для создания и обработки набора данных и отчет, в котором отображаются имеющиеся данные. Пример поэтапного проектирования базы данных приведен в учебном пособии по данной дисциплине.

Пример фрагмента разработанной базы данных представлении в Приложении А.