2.3 Обзор возможностей Microsoft Office
В пакете Microsoft Office реализованы новые способы создания общих документов и организации совместного доступа к ним, упрощен процесс коллективного использования данных, обеспечен больший контроль над документами. Microsoft стремится, чтобы Office System воспринимался не как набор приложений для создания документов, а как платформа для работы с информацией [11].
Пользователи могут совместно редактировать любые документы Office System через Интернет и проводить видеоконференции. Уменьшаются затраты времени на поездки, командировки и проведение совещаний для согласования различных вопросов. Все приложения Microsoft Office System тесно интегрированы с операционными системами Windows 2000, Windows XP и Vista.
При разработке пакета значительное внимание было уделено решению проблем, связанных со снижением материальных и временных затрат на развертывание, поддержку и администрирование Office в больших организациях.
Таким образом, объединив свои лучшие программы в единый прикладной комплекс, фирма Microsoft создала универсальное средство для решения практически любых задач обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе. Во всех приложениях Office используются стандартные команды, окна диалога и основные операции согласно стандарту графического пользовательского интерфейса WIMP, который является основой для всех Windows-программ. Кроме того, приложения Office, как уже говорилось ранее, спроектированы для совместной работы и тесно интегрированы друг с другом. В приложениях Office также поддерживаются разнообразные файловые форматы, используются похожие средства форматирования и макроязыки, предусмотрена полная поддержка электронной почты и работы в составе группы.
Во всех приложениях Office широко внедрена новая информационная технология IntelliSenseТМ: фоновая проверка орфографии в Microsoft Word и Microsoft PowerPoint, фоновая проверка грамматики в Microsoft Word, позволяющая находить и исправлять орфографические и грамматические ошибки, форматирование введенного текста в фоновом режиме и т.д.
Microsoft Office поддерживает новейшие Web технологии, он позволяет быстро создавать великолепные мультимедийные Web-страницы. Приложения Microsoft Office позволяют сохранять документы в формате HTML, просматривать готовые HTML-документы, а также создавать гипертекстовые ссылки для удобства перемещения от документа к документу. Такая ссылка может быть помещена внутрь документа и будет указывать либо на Web-страницу, либо на другой документ Microsoft Office (или на конкретное место в документе), где бы этот документ ни находился – на жестком диске, во внутренней корпоративной сети или в сети Internet. В состав Microsoft Office входят средства, необходимые для создания разветвленных интранет-сетей, обеспечивающих пользователю наиболее простой способ поиска информации внутри корпоративной сети [9].
2.4 Задание № 1 – «Анализ и выработка согласованной финансовой политики на предприятии в ms Excel»
Microsoft Excel – это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется для вычисления, организации и анализа деловых данных. С Excel можно решать множество задач – от подготовки простейших счетов или планирования семейного бюджета до создания сложных трехмерных диаграмм или ведения бухгалтерского учета в фирмах средней величины.
В возможности Microsoft Excel входят: создание и редактирование таблиц, вставка функций, создание диаграмм различного типа на основе таблиц, создание макросов с использованием Visual Basic, создание сводных документов на основе данных из нескольких листов, создание числового ряда, работа с базами данных, поиск решений оптимизационных задач, фильтрация и сортировка данных.
Для выполнения сложных операций по обработке числовой и текстовой информации MS Excel позволяет включать в текст стандартные операции, называемые функциями. Функция – заранее определенное выражение, которое имеет один или несколько аргументов и возвращает единственное значение. В состав MS Excel входит много различных функций из нескольких категорий. Применение функций из этих категорий значительно упрощает проведение многих сложных расчетов [9].
2.4.1 Задание 1
Предприятие состоит из трёх крупных подразделений. Руководители финансовых отделов этих подразделений составили финансовые планы (бюджеты – таблица 2.1) на период с 01.01.2007 по 31.12.2007 гг. и направили эти планы руководству предприятия для анализа и выработки согласованной финансовой политики.
Таблица 2.1
|
Месяц |
Подразделение 1 |
Подразделение 2 |
Подразделение 3 | |||
|
Ср-ва на нач. пер. S1 |
Ср-ва на нач. пер. S2 |
Ср-ва на нач. пер. S3 | ||||
|
поступл. |
платежи |
поступл. |
платежи |
поступл. |
платежи | |
|
Январь |
100 |
80 |
50 |
35 |
80 |
65 |
|
Февраль |
75 |
120 |
30 |
40 |
70 |
65 |
|
Март |
50 |
120 |
15 |
50 |
50 |
145 |
|
Апрель |
70 |
50 |
30 |
30 |
60 |
20 |
|
Май |
85 |
80 |
45 |
30 |
70 |
35 |
|
Июнь |
60 |
40 |
20 |
20 |
50 |
20 |
|
Июль |
120 |
45 |
50 |
25 |
35 |
20 |
|
Август |
110 |
35 |
50 |
15 |
90 |
25 |
|
Сентябрь |
90 |
150 |
50 |
110 |
60 |
80 |
|
Октябрь |
150 |
160 |
70 |
90 |
125 |
130 |
|
Ноябрь |
55 |
35 |
40 |
20 |
35 |
25 |
|
Декабрь |
45 |
20 |
20 |
10 |
30 |
15 |
На первом этапе руководство приняло решение провести анализ финансовых потоков. Средства (в млн. руб.) на 01.01.2007 г. (таблица 2.2) и ожидаемые ежемесячные поступления и платежи для каждого подразделения представлены в таблице 2.1.
Таблица 2.2
|
Вариант |
8 |
|
S1 |
15 |
|
S2 |
25 |
|
S3 |
15 |
На основе приведенных данных требуется:
1) Для каждого подразделения дать прогноз наличия и движения денежных средств по периодам (месяцам) и проверить финансовую реализуемость плана. Ответ оформить в виде таблиц и графиков, характеризующих наличие денежных средств в зависимости от периода времени.
2) Построить консолидированный финансовый поток в целом по предприятию и проверить финансовую реализуемость консолидированного плана. Результат оформить в виде таблицы и графика.
3) В случае финансовой не реализуемости консолидированного плана определить сроки и объёмы необходимых заёмных средств. Модифицировать таблицу для консолидированного финансового потока, введя новые строки, такие, как «в т.ч. поступления кредитов», «в т.ч. платежи по возврату кредита», «выплата %% за кредит». Расчёты произвести исходя из следующих условий:
кредит берётся только сроком на 3 или на 6 месяцев;
возврат суммы кредита производится ежемесячно равными долями, начиная с месяца, следующего за месяцем, в котором кредит был взят;
выплата процентов производится ежемесячно с суммы непогашенного долга по состоянию на предыдущий месяц из расчёта Q1 процентов годовых (на 3 месяца) либо Q2 процентов годовых (на 6 месяцев). Исходные данные по процентам, под которые может быть взят кредит, необходимо выбрать из приведённой ниже таблицы 2.3.
Таблица 2.3
|
Вариант |
8 |
|
Q1 |
22 |
|
Q2 |
40 |
Результаты расчетов оформить в виде таблицы и графика.
4) Оценить целесообразность взятия заёмных средств исходя из двух критериев:
а) прирост наличия (разность между наличием денежных средств в конце и в начале планового периода) до и после взятия заёмных средств;
б) дефицит наличия денежных средств по периодам до и после взятия заёмных средств.
5) Сделать окончательный вывод, содержащий управленческое решение (привлечение под определённый процент на определённое время заёмных средств, либо констатация финансовой нереализуемости представленного бюджета).
2.4.2 Задание 2
Фирма поместила на счет Rмлн. руб. По этому депозиту в первом году будет начислено К %. Во втором – М %, в третьем – N %, а в четвертом и пятом по L % годовых. Сколько будет на счете в конце пятого года. (БЗРАСПИС)? Данные поR, K, M, N, L взять из таблицы 2.4.
Таблица 2.4
|
Вариант |
8 |
|
R, млн. руб. |
56 |
|
K, % |
12 |
|
M, % |
13 |
|
N, % |
14 |
|
L, % |
16 |
2.4.3 Выполнение задания 1 – Расчет консолидированного бюджета на предприятии
Баланс по каждому подразделению рассчитывается как разность поступлений и платежей по каждому месяцу, плюс средства на начальный период. Расчет наличия и движения денежных средств по месяцам для каждого подразделения представлен в Приложении А. Графически наличие и движение денежных средств по подразделениям 1-3 изображено на рисунках 2.1-2.3.
Рисунок 2.1 – Прогноз наличия и движения денежных средств по подразделению 1
Рисунок 2.2 – Прогноз наличия и движения денежных средств по подразделению 2
Рисунок 2.3 – Прогноз наличия и движения денежных средств по подразделению 3
Консолидированный баланс рассчитывается как разность суммарных поступлений и платежей по каждому месяцу, плюс средства на начальный период года, которые остались с прошлого года (рис. 2.4). Расчет консолидированного финансового потока в целом по предприятию представлен в Приложении А.
Рисунок 2.4 – Консолидированный финансовый поток в целом по предприятию
Как видно из рисунка 2.4 «Консолидированный поток в целом по предприятию» и таблицы 2.6, в марте появилась нехватка денежных средств в размере 145 млн. руб., поскольку платежи превышали поступления. И эта нехватка ощущалась на протяжении трех месяцев. Поэтому руководство предприятием приняло решение о взятии кредита на сумму 145 млн. руб. сроком на три месяца под 22 % годовых. Расчет суммы кредита и выплат по нему представлен в Приложении А. Приведем расчеты выплат дополнительно:
1) 145/3 = 48,33 млн. руб. (ежемесячная постоянная выплата по кредиту).
2) 22% / 12(мес.) = 1,83 % (ежемесячный процент, взимаемый банком с предприятия за пользование кредитом).
3) (145 млн. руб. × 1,83%)/100 = 2,66 млн. руб. (составляет 1,83 % от 145 млн. руб.).
4) 48,33 + 2,66 = 50,99 млн. руб. (первая выплата предприятия по возврату кредита).
На основании расчетов видно, что первая выплата предприятия по возврату кредита составила 50,99 млн. руб.
5) 145 – 48,33 = 96,67 млн. руб. (остаток кредита на 2-й и 3-й месяцы для погашения задолженности).
6) (96,67 млн. руб. × 1,83 %)/100 = 1,77 млн. руб. (составляет 1,83 % от оставшейся суммы 96,67 млн. руб.).
7) 48,33 + 1,77 = 50,11 млн. руб. (вторая выплата предприятия по возврату кредита).
На основании расчетов видно, что вторая выплата предприятия по возврату кредита составила 50,11 млн. руб.
8) 96,67 – 48,33 = 48,33 млн. руб. (остаток кредита на 3-й месяц для погашения задолженности).
9) (48,33 млн. руб. × 1,83 %)/100 = 0,89 млн. руб. (составляет 1,83 % от оставшейся суммы 48,33 млн. руб.).
10) 48,33 + 0,89 = 49,22 млн. руб. (третья выплата предприятия по возврату кредита).
На основании расчетов мы видим, что третья выплата предприятия по возврату кредита составила 49,22 млн. руб.
Итого: при взятии предприятием кредита на сумму 145 млн. руб. сроком на 3 месяца сумма за пользование кредитом составила 5,32 (2,66 + 1,77 + 0,89) млн. руб.
Как показали расчеты, приведенные в табл. 2.6, это оказалось возможным, так как средства (итоговая сумма баланса с учетом взятия кредита и выплат по нему) на конец года меньше исходного показателя на 5,32 млн. руб., что составляет точно сумму финансовых средств по выплатам процентов.
Таким образом, можно сделать вывод, что взятие кредита на 3 месяца в сумме 145 млн. руб. вполне оправдано, т.к. в последующие три месяца предприятие полностью выплачивает этот кредит и к концу года накапливает еще 229,68 млн. руб. Без взятия кредита существование данного предприятия оказалось бы под вопросом, т.к. нехватка существенных денежных средств в течение 3 месяцев (март – 145, апрель – 85, май – 30 млн. руб.) возможно, привела бы предприятие к банкротству.
Взятие кредита на 6 месяцев не рассматривалось, т.к. отрицательного баланса в течение выплаты сумм по кредиту (апрель, май, июнь) не наблюдалось на данном предприятии и в последующие месяцы тоже.
2.4.4 Выполнение задания 2 – Использование финансовой функции БЗРАСПИС
Функция БЗРАСПИС возвращает будущее значение основного капитала после начисления сложных процентов. Функция БЗРАСПИС используется для вычисления будущего значения инвестиции с переменной процентной ставкой.
БЗРАСПИС (основной капитал; ставки)
Основной капитал – это текущая стоимость инвестиции.
Ставки – это массив применяемых процентных ставок.
Значения в аргументе ставки могут быть числами или пустыми ячейками; любые другие значения дают в результате значение ошибки #ЗНАЧ! при работе функции БЗРАСПИС. Пустые ячейки трактуются как нули (нет дохода).
Пример задания.
Пусть фирма положила на счет 56 млн. руб., процентные ставки по годам следующие: 12 % в 1-ом году, 13 % – во 2-ом, 14 % – в 3-м, 16 % – в 4-ом и 5-ом годах.
Тогда эта функция может быть записана как:
БЗРАСПИС(56000000;{0,12;0,13;0,14;0,16;0,16}). Расчет начисленной суммы по депозиту с использованием финансовой функции БЗРАСПИС представлен в Приложении А. Полученный результат будет 108718968,42 руб. (табл. 2.5).
Таблица 2.5
|
Пусть фирма поместила на счет сумму: |
56 000 000р. | ||
|
|
|
начислено |
|
|
K |
0,12 |
в 1-ом году |
|
|
M |
0,13 |
во 2-ом году |
|
|
N |
0,14 |
в 3-ем году |
|
|
L |
0,16 |
в 4-ом году |
|
|
L |
0,16 |
в 5-ом году |
|
|
В конце пятого года будет начислено: |
108 718 968,42р. | ||
Таблица 2.6 – Расчет суммы кредита и выплат по нему
|
Месяц |
Подразделение 1 |
Подразделение 2 |
Подразделение 3 |
Консолидированный финансовый поток |
Поступл. по кредиту |
Выплаты по кредиту |
Консолидированный финансовый поток с учетом выплат по кредиту | |||||||||||||||
|
Средства на нач. периода S1 |
|
Средства на нач. периода S2 |
|
Средства на нач. периода S3 |
| |||||||||||||||||
|
поступл. |
платежи |
баланс |
поступл. |
платежи |
баланс |
поступл. |
платежи |
баланс |
поступл. |
платежи |
баланс |
|
| |||||||||
|
Январь |
100 |
80 |
35 |
50 |
35 |
40 |
80 |
65 |
30 |
230 |
180 |
105 |
|
|
105,00 | |||||||
|
Февраль |
75 |
120 |
-10 |
30 |
40 |
30 |
70 |
65 |
35 |
175 |
225 |
55 |
|
|
55,00 | |||||||
|
Март |
50 |
120 |
-80 |
15 |
50 |
-5 |
50 |
145 |
-60 |
115 |
315 |
-145 |
145 |
|
0,00 | |||||||
|
Апрель |
70 |
50 |
-60 |
30 |
30 |
-5 |
60 |
20 |
-20 |
160 |
100 |
-85 |
|
51 |
9,01 | |||||||
|
Май |
85 |
80 |
-55 |
45 |
30 |
10 |
70 |
35 |
15 |
200 |
145 |
-30 |
|
50 |
13,90 | |||||||
|
Июнь |
60 |
40 |
-35 |
20 |
20 |
10 |
50 |
20 |
45 |
130 |
80 |
20 |
|
49 |
14,68 | |||||||
|
Июль |
120 |
45 |
40 |
50 |
25 |
35 |
35 |
20 |
60 |
205 |
90 |
135 |
|
|
129,68 | |||||||
|
Август |
110 |
35 |
115 |
50 |
15 |
70 |
90 |
25 |
125 |
250 |
75 |
310 |
|
|
304,68 | |||||||
|
Сентябрь |
90 |
150 |
55 |
50 |
110 |
10 |
60 |
80 |
105 |
200 |
340 |
170 |
|
|
164,68 | |||||||
|
Октябрь |
150 |
160 |
45 |
70 |
90 |
-10 |
125 |
130 |
100 |
345 |
380 |
135 |
|
|
129,68 | |||||||
|
Ноябрь |
55 |
35 |
65 |
40 |
20 |
10 |
35 |
25 |
110 |
130 |
80 |
185 |
|
|
179,68 | |||||||
|
Декабрь |
45 |
20 |
90 |
20 |
10 |
20 |
30 |
15 |
125 |
95 |
45 |
235 |
|
|
229,68 | |||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |||||||
|
Средства на начало периода |
|
Проценты по кредиту |
|
Сумма кредита |
Выплаты по кредиту Q1 |
Проценты (руб.) |
Проценты ежемес.(%) |
Постоян. сумма |
Итоговая сумма | |||||||||||||
|
S 1 |
S 2 |
S 3 |
|
Q 1 |
Q 2 |
|
145,00 |
1-й месяц |
50,99 |
2,66 |
1,83 |
48,33 |
50,99 | |||||||||
|
15 |
25 |
15 |
|
22 |
40 |
|
96,67 |
2-й месяц |
50,11 |
1,77 |
48,33 |
50,11 | ||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
48,33 |
3-й месяц |
49,22 |
0,89 |
48,33 |
49,22 | ||||||||||