Оглавление

Введение 3

Заявление 3

Объяснительная записка 4

Автобиография 4

Часто возникающие ошибки 5

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 10

Введение

Прежде чем начать говорить о документах, надо отметить, что созданием документов отражающих работу предприятия, учреждения и организаций занимается специальная дисциплина, которая называется — делопроизводство.

Работа с документами регламентирована ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», где считается, что документ это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения, имеющая реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Реквизитами в делопроизводстве и архивном деле называются обязательные элементы оформления официального документа.

Как привило, все документы оформляются на бланках в соответствие с требованиями принятого стандарта. Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на ней постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации. Бланки документов изготавливают на белой бумаги или на бумаги светлого тона и достаточной плотности. ГОСТ 6.30–2003 устанавливает два стандарта бумаги для бланков документов А4 (210х297) и А5 (148х210).

Независимо от того оформляется ли документ на бланке или без него документ должен иметь поля не менее Л — 20, П — 10, В — 20, Н — 20 миллиметров.

Для организации ее структурных подразделений, должностных лиц устанавливается следующие виды бланков:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для всех видов документов кроемее писем. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае если руководитель подразделения, или должностное лицо имеет право подписи документа. Для писем делают особый бланк, потому что письма включают адресные данные организации получателя писем.

Основными видами документов, определяющими работу предприятия, являются ОРД (Организационно-распорядительная документация), которая в свою очередь подразделяется на документацию внутреннего пользования (ее еще называют управленческой) и документацию внешнего пользования (их называют официальными или коммерческими), основную часть которых составляют письма.

Среди управленческих документов выделяют также организационные и распорядительные документы. К организационным документам относятся: устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале и др. К распорядительным документам относятся: приказы, распоряжение, указания, инструкции и др.

В особую группу стоит выделить документы информационно-справочного характера, к которым относятся заявление, докладная записка, объяснительная записка, акт, резюме, автобиография и др.

Очень часто, в большинстве случаев, рабочий человек сталкивается с такими документами как заявление, автобиография и объяснительная записка, поэтому стоит рассмотреть их подробнее.

Заявление

Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме на листе формата А4 (возможен вариант трафаретного бланка заявления, разработанный организацией).

Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руководителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело.

Заявления оформляются при приеме на работу, увольнении, предоставлении очередных трудовых или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т. д. Как правило, подается на имя первого руководителя для принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и т. п.).

При оформлении заявления необходим, соблюдать следующий набор реквизитов:

• полное наименование должности лица, которому адресовано заявление, инициалы и фамилия;

• далее возможны два варианта оформления заявителя: а) полное наименование должности заявителя, Ф.И.О; б) только Ф.И.О, но в обоих случаях следует писать «От»;

• в зависимости от организации и правил, которые она устанавливает, слово «Заявление», пишется с левой стороны или от центра;

• с абзаца текст заявления;

• полная дата;

• подпись;

• расшифровка.