21.Критерии оценки документов.
Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.
Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее должны сохраняться в течение жизни человека, но и они, в конечном счете, утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума. Интересные сами по себе, они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли заинтересующей будущих исследователей современности.
Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.
Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания.
Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления,общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ, в его государственную или негосударственную часть, в зависимости от автора и владельца.
Последние, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, или, по архивной терминологии, постоянно.
Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и из документов других перечисленных групп, но тогда они также становятся памятниками истории и культуры.
Также: 1- значимость информации для развития науки, техники, производства,2- новизна поставленных задач и предложенных решений,3- приоритетность авторства,4-экономическая эффективность,5-социальная значимость,6-комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.
24.Системы и формы документов
Системы документов:
1-функциональная;2-отраслевая. Их формы-УСД(унифиц.сист. док.)
УСД-приводит к макс. Возможному единообразию ФОРМЫ документов, объединенных в основные управленческие функциональные системы и предназначенные для использ. Всеми организациями:1-Банковская(УСБР);2-Организационная(УСОРД);3-внешнеторговая(УСВТД);4-финансовая(УСФД);5-бухгалтерская;6-по труду;7пенсионного фонда
25.Основные потоки документации
Различают три основные потока документации:
документы, поступающие, из других организаций (входящие);
документы, отправленные в другие организации (исходящие);
документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело.
Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).
26
.Требования к оформлению служебных
записок
Служебные
записки-служат для передачи инфы с
одного уровня на
другой(декан-ректор).Виды:1-докладные.2-объяснительные3-внутр.и
внеш.требования: внутренние(A5;подпис.составителем;пр.в
ерх.угол адресат;заглавие;текст;подпись;)
внешние(бланк
предпр.;подпись; рег.№;печать)
28. Составление и оформление служебных писем
Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения и т. д.Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги. В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.Правила оформления служебных писем:1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты: а)адресат; б)дата; в)индекс документа; г)ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом; д)заголовок к тексту; е)текст; ж)возможно отметка о наличии приложения; з)подпись фамилия и телефон исполнителя.3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то.Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, акопийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном.После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес.7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырехреквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформляеть.9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;- в основной части формулируется основная цель письма.10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.