7. Расходные кассовые операции и их документальное оформление

Расходные кассовые операции связаны с расходованием наличных денежных средств. В число таких операций входят:

• сдача выручки, полученной аптекой от реализации товаров за наличный расчет, в банк;

• выплата заработной платы, пособий (например, оплата листка нетрудоспособности);

• выдача денег под отчет (на хозяйственные нужды, командировку и т.п.);

• расчет наличными с юридическими лицами в пределах установленного лимита;

• другие операции, связанные с расходованием наличных денег.

В случае правильного оформления приходного или расходного ордеров кассир после пересчета денег принимает их (согласно приходному кассовому ордеру) или выдает (по расходному кассовому ордеру).

Лицу, сдавшему деньги, на руки выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным) и кассиром.

При выдаче денег кассир должен требовать предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Лицо, получающее деньги, расписывается в расходном кассовом ордере с указанием прописью полученной суммы. Деньги выдаются только лицу, указанному в ордере, или по надлежаще оформленной доверенности.

Немедленно после получения или выдачи денег кассовый ордер подписывается кассиром, а прилагаемые к нему документы погашаются штампом «Оплачено» или «Получено» с указанием даты.

Затем каждый приходный или расходный кассовый документ должен быть отражен в «Кассовой книге».

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) относится к первичным документам бухгалтерского учета и отражает факт поступления денег в кассу.

РКО создаются в 1 экземпляре, подписываются руководителем организации, а также главным бухгалтером либо лицом, имеющим необходимые полномочия.

8. Требования к заполнению кассовых ордеров.

При оформлении приходных и расходных кассовых ордеров должны соблюдаться определенные правила:

• наличие представленного в бухгалтерию, а после проверки - приложенного к ордеру юридического основания, то есть первичного документа для его составления;

• заполнение кассовых ордеров без помарок и подчисток, так как в кассовых документах исправления не допускаются;

• приходные и расходные кассовые ордера должны подписываться главным бухгалтером, а расходный кассовый ордер еще и руководителем предприятия;

• нумерация с начала года отдельно приходных и расходных кассовых ордеров;

• регистрация бухгалтером приходных и расходных кассовых ордеров при составлении в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;

• регистрация кассиром документов по принятию или выдаче денег в «Кассовой книге»;

• приходные и расходные кассовые ордера действительны только в день их составления.

9. Порядок ведения кассовой книги.

1) Каждое предприятие ведет только одну «Кассовую книгу», которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана.

2) Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера ФО.

3) Каждый лист «Кассовой книги» состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальными линейками) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

4) Первые и вторые экземпляры листов нумеруют одинаковыми номерами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

5) Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая копирку.

6) В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток на начало следующего дня, используя формулу товарного баланса (О_к = О_н + Приход - Расход, где О_к - остаток на конец дня; О_н - остаток на начало дня), и передает в бухгалтерию под расписку бухгалтера второй (копирка) отрывной лист «Кассовой книги» с приложением к нему всех документов, по которым за день были выданы или получены деньги.