Глава XI. Порядок и сроки хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

Статья 76. Место хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

1-2. В соответствии с п. 4 ст. 7 комментируемого Закона первые экземпляры записей актов гражданского состояния (по каждому типу записей актов гражданского состояния отдельно), составленные в пределах года, собираются в хронологическом порядке в книгу государственной регистрации актов гражданского состояния (актовую книгу). Там же установлено, что в таком же порядке собираются в актовую книгу вторые экземпляры записей.

Актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, в соответствии с п. 1 комментируемой статьи подлежат хранению в органе ЗАГС по месту государственной регистрации данных актов гражданского состояния.

Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, согласно п. 2 комментируемой статьи подлежат хранению в органе исполнительной власти субъекта РФ, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния и на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены. Там же хранятся метрические книги, составленные до образования или восстановления органов ЗАГС.

Как установлено в п. 1 и 2 комментируемой статьи, актовые книги должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Выше говорилось (см. комментарий к ст. 7 Закона), что согласно п. 13 Правил заполнения бланков записи актов гражданского состояния нумеруются. Нумерация производится в пределах календарного года отдельно по каждому типу записей актов гражданского состояния. Номер последней записи акта гражданского состояния должен соответствовать количеству зарегистрированных в течение года актов гражданского состояния каждого типа. На первом и втором экземплярах бланка актовой записи проставляется один и тот же порядковый номер.

Сроки хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) определены в ст. 77 комментируемого Закона.

3. Пункт 3 комментируемой статьи устанавливает порядок хранения записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями РФ за пределами территории России (в отношении государственной регистрации актов гражданского состояния консульскими учреждениями за пределами территории России см. комментарий к ст. 4 и 5 Закона): по истечении календарного года первые и вторые экземпляры таких записей актов гражданского состояния вместе с документами, послужившими основаниями для государственной регистрации данных актов, подлежат передаче на хранение в органы ЗАГС на территории России. Порядок передачи таких записей актов гражданского состояния и документов, на основании которых они составлены, подлежит установлению Правительством РФ или определенным им федеральным органом исполнительной власти.

4. В соответствии с п. 4 комментируемой статьи обеспечение создания надлежащих условий хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в органах ЗАГС возлагается на органы исполнительной власти субъектов РФ.

Как определено в п. 1 ст. 4 комментируемого Закона, полномочия на государственную регистрацию актов гражданского состояния являются полномочиями России, которые передаются органам государственной власти субъектов РФ (с возможностью делегирования органам местного самоуправления), финансирование которых осуществляется за счет субвенций из федерального бюджета. Согласно п. 5 указанной статьи в случае наделения законом субъекта РФ полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния органов местного самоуправления их финансовое обеспечение осуществляется за счет субвенций, предусмотренных для соответствующего субъекта РФ. Соответственно, источником финансирования расходов на создание надлежащих условий хранения актовых книг являются субвенции из федерального бюджета. Пункт 7.1 предусматривает, что органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления имеют право дополнительно использовать собственные материальные ресурсы и финансовые средства для осуществления переданных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Следует отметить, что согласно п. 2 ст. 4 комментируемого Закона законом субъекта РФ, которым органы местного самоуправления муниципальных образований наделяются полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния (в т.ч. органы местного самоуправления сельских поселений - на государственную регистрацию рождения, заключения брака, расторжения брака, установления отцовства, смерти), должны быть определены также место хранения записей актов гражданского состояния и место восстановления утраченных записей актов гражданского состояния, составленных органами местного самоуправления сельских поселений.

Статья 77. Сроки хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

1. Пункт 1 комментируемой статьи определяет срок хранения в органах ЗАГС книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг): 100 лет со дня составления записей актов гражданского состояния.

Следует отметить, что в первоначальной редакции комментируемой статьи данный срок был определен как 75 лет со дня составления записей актов гражданского состояния. Срок хранения актовых книг увеличен в соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 29 апреля 2002 г. N 44-ФЗ, в связи с тем, что период правовой активности документа больше 75 лет, а возможная затребованность его заявителем, родственниками, заинтересованными лицами вероятна в пределах 100 лет.

Как отмечалось в пояснительной записке к проекту указанного Закона, продолжительность жизни граждан не ограничивается возрастом 75 лет, а государственные архивы повторных свидетельств не выдают, поэтому возникают трудности в получении повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния для граждан, продолжительность жизни которых свыше 75 лет, во-вторых, у граждан иногда возникает необходимость внести изменения в записи актов гражданского состояния, а государственные архивы не вносят изменения в записи актов гражданского состояния и поэтому получить повторное свидетельство о регистрации акта гражданского состояния с учетом необходимых изменений не представляется возможным.

Аналогичный срок временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение - 100 лет - установлен в отношении записей актов гражданского состояния в подп. "а" п. 4 ст. 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" *(125).

2. В п. 2 комментируемой статьи установлено, что по истечении 100 лет актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также метрические книги, составленные до образования или восстановления органов ЗАГС, подлежат передаче органами ЗАГС в государственные архивы.

Постановлением Правительства РФ от 6 июля 1998 г. N 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния" правила передачи в государственные архивы актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг предписано утвердить Росархиву совместно с Минюстом России. Во исполнение данного предписания совместным приказом Росархива и Минюста России от 2 августа 1999 г. N 38/230 утверждены Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг *(126) (следует отметить, что названные Правила не учитывают увеличение в соответствии с изменениями, внесенными в комментируемую статью Федеральным законом от 29 апреля 2002 г. N 44-ФЗ, срока хранения актовых книг в органах ЗАГС).

Согласно п. 2 названных Правил актовые книги и метрические книги относятся к государственной части Архивного фонда РФ.

Как определено в п. 4 Правил, течение срока хранения актовых книг и метрических книг в органах ЗАГС начинается с года, следующего за годом составления записей актов гражданского состояния и метрических записей, и оканчивается 31 декабря последнего (сотого) года их хранения. Течение срока хранения объединенных актовых книг в органах ЗАГС начинается с года, следующего за годом составления последних из вошедших в актовую книгу записей актов гражданского состояния.

Пункт 5 Правил предусматривает передачу актовых книг органом ЗАГС, в котором хранятся актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения в орган ЗАГС субъекта РФ, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, в целях проведения сверки актовых книг, подлежащих передаче в государственный архив, с актовыми книгами, собранными из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния. Вместе с актовыми книгами и метрическими книгами передаются справочно-поисковые материалы к ним. Передача актовых книг и справочно-поисковых материалов к ним оформляется актом, который заверяется подписями руководителей органов ЗАГС, передающего и принимающего документы, и печатями.

Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, в соответствии с п. 2 комментируемой статьи по истечении 100 лет подлежат уничтожению.

Согласно п. 10 Правил, утв. приказом Росархива и Минюста России от 2 августа 1999 г. N 38/230, актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также поврежденные первые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые были заменены, уничтожаются органом ЗАГС субъекта РФ, о чем составляется соответствующий акт, который заверяется подписью руководителя органа ЗАГС и печатью. Уничтожение производится путем сожжения либо измельчения. При уничтожении путем измельчения бумажная масса направляется для утилизации. Не допускается утилизация актовых книг и записей актов гражданского состояния в целом виде.