Анализ затрат рабочего времени руководителя

Для того чтобы управлять временем, сначала нужно проанализировать, как вы расходуете своё время, а затем определяются способы, с помощью которых можно повысить эффективность его использования.

Для этого требуется на протяжении дня записывать, на что тратится время. День можно разбить на равные промежутки времени. Записи делаются в течение недели, а затем производится их анализ. Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат. Полученные таким образом данные заносятся в таблицу, которая может иметь следующий вид:

В целях проведения детального изучения и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

1. необходимость выполнения работы;

2. оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

3. целесообразность выполнения работы;

4. сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что руководитель имеет проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то можно считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание руководителя должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Многие руководители должны понять, что, только научившись управлять временем, можно управлять всем остальным. Для того чтобы обеспечить эффективное управление временем, необходимо в первую очередь знать, как вы его используете в текущий период, а затем изменить распределение времени на выполнение тех или иных действий. Компания IBM провела исследование, в результате которого было выявлено четыре вида деятельности, которые отнимают у руководителя более 50% времени:

1. Участие в собраниях и совещаниях.

2. Чтение и составление деловых документов.

3. Телефонные звонки.

4. Поездки.

Результаты исследований свидетельствуют о том, что во многих случаях наши предположения о длительности использования времени бывают ошибочными: часто недооценивается расход времени на телефонные переговоры, чтение корреспонденции, написание отчётов и составление планов и в то же время преувеличивается расход времени на собрания и беседы с другими людьми.

Абв-анализ

Техника анализа АБВ происходит из опыта, согласно которому доля в процентах более важных и менее важных дел в общем количестве остаются в целом неизменными. Отдельные задачи делятся на 3 класса, в соответствии с их значение с точки зрения достижения профессиональной и личной цели. Многие руководители уже работают по этому принципу и важнейшие задачи они выполняют в первую очередь. Необходимо планировать время в соответствии с значения и важности задач, а не их удельного веса в общем количестве дел.

Анализ АБВ основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом. Важнейшие задачи (категория А) составляют около 15% от количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач составляет, однако, примерно 65%. На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя.

Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, наоборот, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю - 15% в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить менеджер. Согласно выводам анализа АБВ рекомендуется за важнейшие, то есть дела категории А, браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На следующие по значимости задача Б приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как исполнение в отношении большого числа, но менее важных задач в целом дает небольшой итог. Следующий график объясняет эти выводы.

1.необходимо составить список всех заданий, которые нужно выполнить за определенное время (декаду, день, квартал и т. д.), для чего можно использовать листок учета задач и контроль за их выполнением.

2.Систематизувати задачи по их важности, установить очередность дел в соответствии с их значение для вашей деятельности. Не забывайте о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимости соответствующего задания.

3.Пронумеруйте свои задачи.

4.Оценить свои задачи в соответствии с категорий А, Б, В.

A. Первые 15% всех задач, которые относятся к категории А (очень важные, которые имеют наибольшую значимость для выполнения ваших функций), не подлежат передорученню.

Б. Следующие 20% задач составляют категорию Б (важные, существенные, могут быть поручены для выполнения другим лицам).

B. Остальные 65% всех задач является задачами категории В (менее важны, незначительные, в любом случае должны быть передоручені).

5. Следует проверить, исходя из первоочередности задач категории А, почасовой план на соответствие выделенного бюджета времени значению задач: 65% запланированного времени (около 3 ч. - задача категории А); 20% запланированного времени (около 1 ч. - задача категории Б); 15% запланированного времени (около 45 мин. - задача категории В).

6. Нужно провести соответствующие корректировки, ориентируя почасовой план на задание категории А. Этим автоматически обеспечивается то, что на менее важные, но те, которые отнимают много времени, задача категории В выделяется столько времени, сколько они имеют значимости с точки зрения эффективности выполнения функций.

7. Оценить задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирование.

Стоит обратить внимание также на то, что задача категории В не является в принципе ненужными, лишними. Речь идет о том, что наряду с задачами категории А и Б существует много других работ, побочных заданий и рутинных дел, которые также должны быть выполнены.