Идеальный документ: локальный нормативный акт

http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=010235

Андреева Валентина Ивановна Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия

Журнал "Справочник кадровика" 

добавлено: 2012-02-08  просмотров: 1765

Локальное нормотворчество - ответственный и сложный «фронт» работы. Организация деятельности по принятию локального нормативного акта заключается в том, чтобы грамотно распределить обязанности между сотрудниками: одни специалисты станут авторами документа, другие проверят его на соответствие правовым нормам, третьи правильно оформят, ну а руководителю останется только все проверить и утвердить. Внутренние документы регулируют самые разные сферы деятельности, а значит, за их разработку и оформление могут отвечать различные подразделения, в т.ч. и кадровая служба. Воспользовавшись нашими советами о том, как составить идеальный локальный нормативный акт, вы будете готовы к любому, даже самому сложному заданию руководства.

Локальные нормативные акты, конкретизируя нормы трудового законодательства применительно к особенностям отдельного работодателя, создают организационно-правовую базу для индивидуального подхода к каждому работнику.

Когда создается локальный нормативный акт?

Трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации. Кроме того, работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений (ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299), представляющем собой перечень документов, разрешенных к применению в деятельности любой организации, документы, относимые ТК РФ к локальным нормативным актам, включены в класс 0200000 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», подраздел 02520005 (табл. 1).

Таблица 1 Извлечение из ОК-011-23

Код	КЧ	Наименование формы
025200	5	Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия
0252051	9	Должностная инструкция
0252111	1	Положение о структурном подразделении
0252131	2	Правила внутреннего трудового распорядка
0252211	6	Структура и штатная численность
0252251	8	Штатное расписание

При подготовке локальных нормативных актов необходимо учитывать, что работники, ответственные за подготовку проектов локальных нормативных актов, определяются работодателем.

Специалисты кадровой службы, как правило:

• подготавливают проекты правил внутреннего трудового распорядка, положений о персональных данных работников, об аттестации работников, о повышении квалификации работников, об адаптации работников, о кадровой службе, должностных инструкций работников кадровой службы, графика отпусков;

• участвуют в разработке штатного расписания, положения об оплате труда, графиков сменности и гибких графиков работы и др.

Форма локального нормативного акта

При подготовке проекта локального нормативного акта составляется содержательная часть документа и определяется порядок его оформления с учетом наличия или отсутствия унифицированной формы документа, утвержденной соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Следует отметить, что большинство локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, оформляются с использованием форм, имеющих рекомендательный характер.

Штатное расписание и график отпусков имеют унифицированные формы, входящие в состав Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (соответственно формы № Т-3 и № Т-7).

Словарь кадровика Локальные нормативные акты – это акты, содержащие нормы трудового права и принимаемые работодателями (за исключение работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Как известно, график отпусков на следующий календарный год утверждается ежегодно. В нашей организации довольно часто меняется и штатное расписание. Получается, что мы, отдел кадров, работаем с этими документами практически постоянно. Обязательны ли для применения унифицированные формы графика и штатного расписания? Можно ли обойтись без них, а разработать собственные формы?

Альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты был разработан НИПИ статистической информации Госкомстата России во исполнение постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах».Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на организации независимо от формы собственности, а формы по учету рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда - на организации независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений. Письмом Минюста России от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД названное постановление Госкомстата России признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Несмотря на необязательный характер данных унифицированных форм, специалистам кадровых служб следует учитывать, что их применение имеет ряд существенных преимуществ.

Преимущество 1. Не требуется разрабатывать формы кадровых документов. Преимущество 2. Исключаются ошибки при документировании процедур, выполняемых кадровой службой. Преимущество 3. Сокращается время, затрачиваемое на составление и оформление документов. Преимущество 4. Не возникает претензий к работникам кадровых служб со стороны инспекторов ГИТ.

Следует учитывать, что унифицированные формы являются типовыми и нередко требуют определенной «привязки» к особенностям работы с персоналом в конкретной организации, например внесения дополнительных реквизитов. При этом нужно помнить: все имеющиеся в унифицированных формах реквизиты, в т. ч. номер и код формы, а также наименование документа, должны оставаться без изменений (их удаление из документов не допускается!).

Форматы бланков унифицированных документов являются рекомендуемыми и могут изменяться по усмотрению работодателя. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается: вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей и требующейся для них площади листа документа; включать дополнительные строки и графы, вкладные листы (вкладыши) для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Например, унифицированная форма графика отпусков (форма № Т-7) требует включения дополнительного реквизита, подтверждающего факт ознакомления работников с данным документом после утверждения его работодателем (дополнительной графы, или строки ниже реквизита «Подпись», или приложения в виде листа ознакомления). Это обусловлено тем, что согласно абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (приложение 1).

Дополнения в унифицированные формы документов вносятся посредством издания соответствующего приказа по основной деятельности (приложение 2) (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

С позиций управленческого подхода и с учетом положений теории документоведения локальные нормативные акты относятся к управленческой документации и входят в состав документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). В структуре данного классификатора эти документы отнесены к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Обратите внимание! Вы можете внести дополнения в унифицированные формы локальных нормативных актов, издав соответствующий приказ по основной деятельности

В конце этого года учредители планируют провести реорганизацию нашего предприятия в форме разделения. Меня обещают назначить начальником отдела кадров «новой» организации, и уже сейчас мне необходимо подготовить некоторые внутренние документы. Мы определились с абсолютно обязательными локальными нормативными актами. Так, будет разработано штатное расписание, график отпусков на следующий календарный год (так как реорганизация закончится до нового года). Необходимо также подготовить проект Правил внутреннего трудового распорядка, которыми пока решено регулировать все основные вопросы деятельности. Чтобы не повторять организационных ошибок, хотим разработать также пакет положений о структурных подразделениях и должностных инструкций. Подскажите, существуют ли какие-либо типовые формы для названных документов?

С конца 1970-х годов специалисты ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) неоднократно занимались разработкой унифицированных форм организационно-распорядительных документов, что нашло отражение в следующих альбомах форм:

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению (1980 г. с последующей переработкой в 1993 г.);

• Государственная система документационного обеспечения управления. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов (1991 г.).

В названных разработках специалистами в области документоведения были рекомендованы унифицированные формы таких локальных нормативных актов, как Правила внутреннего трудового распорядка (приложение 3), положение о структурном подразделении организации (приложение 4), должностная инструкция (приложение 5) и др. Эти формы вполне могут быть использованы и в современных условиях.

По аналогии с Правилами внутреннего трудового распорядка можно оформлять положения об оплате труда, о порядке обработки персональных данных, об аттестации работников и др.