ЛОКАЛЬНЫЕ акты кадровйо службы СПРАВОЧНИК

АССОЦИАЦИЯ «СОВЕТ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ

РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН»

ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Уфа

2010

Методическое пособие «Документы кадровой службы муниципального образования».– Уфа: Мир печати, 2010. – 102 с.

Издание подготовлено по заданию Ассоциации «Совет муниципальных образований Республики Башкортостан»

Составитель:	Заборовская Светлана Геннадьевна,
	доцент кафедры государственного
	и муниципального управления БАГСУ,
	канд. соц. наук

Ответственный за выпуск: Исхаков Рустам Ахметович,

исполнительный директор Ассоциации «Совет муниципальных образований Республики Башкортостан»

Предлагаемое методическое пособие является продолжением серии книг, посвященной муниципальной службе, и предназначено для использования в работе муниципальных служащих. В пособии подробно прописано документационное обеспечение кадровой службы органа местного самоуправления.

Электронная версия данного методического пособия находится на официальном сайте Ассоциации «Совет муниципальных образований Республики Башкортостан» www.asmo-rb.ru.

©Заборовская С.Г., 2010

©Ассоциация «Совет муниципальных образований Республики Башкортостан», 2010

	Документы кадровой службы
	муниципального образования
	Содержание
	Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	5
1.	Понятие кадрового делопроизводства. . . . . . . . . . .	7
2.	Номенклатура дел. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	8
3. Правовая база для кадровой службы муниципального
	образования. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	12
4. Классификация внутренних документов кадровой службы		18
	4.1. Организационная структура местной администрации. . .	18
	4.2. Штатное расписание. . . . . . . . . . . . . . . .	21
	4.3. Замещение должностей (штатный список). . . . . . . . . . . . .	23
	4.4. Внутренние локальные нормативные акты. . . . . . . . . . . . .	25
	4.4.1. Положения. . . . . . . . . . . . . . . . . . .	26
	4.4.2. Иные локальные правовые акты, регулирующие вопросы
	муниципальной службы. . . . . . . . . . . .	31
	4.4.3. Должностные инструкции. . . . . . . . . . . . .	38
	4.4.4. Правила внутреннего трудового распорядка. . . . .	49
	4.4.5. Положение об обработке персональных
	данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	54
	4.5. Документы, оформляющие прием, перевод, увольнение

работника . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

4.5.1. Трудовой договор. . . . . . . . . . . . . . . . . 58 4.5.2. Изменения трудового договора. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

4.5.3.Приказ (распоряжение) о переводе (Т-5, Т-5а). . . . . 62

4.5.4.Приказ (распоряжение) о прекращении

действия трудового договора. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

4.5.5. Личная карточка муниципального служащего

(Т-2 ГС(МС) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

4.5.6.Трудовые книжки: учет и хранение. . . . . . . . . 75

4.5.7.Личное дело муниципального служащего . . . . . . . 80

4.6.Документы, оформляющие отпуск . . . . . . . . . . 86

5. Журналы учета и контроля . . . . . . . . . . . . . . . 92

6.Организация текущего хранения кадровых документов. . . . . . 94

7.Формирование документов в дела. . . . . . . . . . . . . 96

Список литературы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Введение

До принятия в 2007 году нового Федерального закона от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон) вопросам кадровой работы в муниципальном образовании не уделялось столько внимания. В новом Федеральном законе кадровой работе в муниципальном образовании отведена отдельная глава, которая включает шесть статей:

статья 28. Кадровая работа в муниципальном образовании; статья 29. Персональные данные муниципального служащего; статья 30. Порядок ведения личного дела муниципального слу-

жащего; статья 31. Реестр муниципальных служащих в муниципальном

образовании; статья 32. Приоритетные направления формирования кадрового

состава муниципальной службы; статья 33. Кадровый резерв на муниципальной службе.

Согласно статье 28 кадровая работа в муниципальном образовании включает в себя:

1)формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы;

2)подготовку предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя (работодателю);

3)организацию подготовки проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию, и оформление соответствующих документов;

4)ведение трудовых книжек муниципальных служащих;

5)ведение личных дел муниципальных служащих;

6)ведение реестра муниципальных служащих в муниципальном образовании;

7)оформление и выдачу служебных удостоверений муниципальных служащих;

8)проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв;

9)проведение аттестации муниципальных служащих;

10)организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

11)организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальнуюслужбу,атакжеоформлениедопускаустановленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

12)организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены статьей 13 Федерального закона и другими федеральными законами;

13)консультирование муниципальных служащих по правовым и иным вопросам муниципальной службы;

14)решение иных вопросов кадровой работы, определяемых трудовым законодательством и законом субъекта Российской Федерации.

Эффективность деятельности кадровой службы муниципального образования зависит от того, насколько грамотно организована работа с документами. Представленные в полном объеме, правильно оформленные и зарегистрированные документы - это гарантия эффективной работы с кадровым составом муниципального образования.

1. Понятие кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

•документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

•построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

•регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

•создатьорганизационно-правовыеосновытрудовойдеятель- ности как для работников, так и для работодателя;

•разрешить трудовые споры.

Кадровое делопроизводство в муниципальном образовании имеет свою специфику, обусловленную особенностями правового статуса муниципального служащего и прохождения муниципальной службы.

2.Номенклатура дел

Вцелях организации эффективного делопроизводства кадровой службы в муниципальном образовании необходимо разработать номенклатуру дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации муниципального образования

суказанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке .

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые онараспространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальнаяноменклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ɇɈɆȿɇɄɅȺɌɍɊȺȾȿɅ ɊȺɁɊȺȻȺɌɕȼȺȿɌɋəȾɅə:

ɭɱɟɬɚ ɞɟɥ,	ɮɨɪɦɢɪɨɜɚɧɢɹ	ɢɧɞɟɤɫɚɰɢɢ	ɫɨɫɬɚɜɥɟɧɢɹ ɨɩɢɫɟɣ	ɚɪɯɢɜɟ
ɡɚɜɟɞɟɧɧɵɯ ɜ	ɞɟɥ	ɞɟɥ	ɩɪɢ ɫɞɚɱɟ ɜ ɚɪɯɢɜ	ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ
ɬɟɱɟɧɢɟ ɝɨɞɚ ɜ	(ɨɛɟɫɩɟɱɟɧɢɹ		ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ	ɜɪɟɦɟɧɧɨɝɨ
ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ ɢ	ɩɨɪɹɞɤɚ ɩɪɢ		ɩɨɫɬɨɹɧпостоянного-ɧɨɝɨиɢ	ɯɪɚɧɟɧɢɹ
ɜ ɟɟ	ɩɨɞɲɢɜɤɟ		ɜɪɟɦɟɧɧɨɝɨ	(ɞɨ 10 ɥɟɬ)
ɫɬɪɭɤɬɭɪɧɵɯ	ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ ɜ		(ɫɜɵɲɟ 10 ɥɟɬ)
ɩɨɞɪɚɡɞɟɥɟɧɢɹɯ	ɞɟɥɚ		ɯɪɚɧɟɧɢɹ

Какую номенклатуру дел выбрать и утвердить в качестве образца - типовую или примерную, каждая организация решает самостоятельно. Наличие типовой и примерной номенклатуры значительно облегчает работу по составлению индивидуальной номенклатуры дел,котораяразрабатываетсявкаждойконкретнойорганизации.При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры.

Номенклатура дел разрабатывается и утверждается в администрации муниципального образования в конце каждого календарного года, а в действие вводится с января очередного года.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться имеющимися в администрации муниципального образования положением о кадровой службе, инструкцией по делопроизводству, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден- нымРосархивом6октября2000года(далее–Перечень),номенклату- рами дел за предшествующие 2 - 3 года. Кроме того, при составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать требования, предъявляемые к документации по личному составу Законами о муниципальной службе, Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными актами, регулирующими трудовые правоотношения. К сожалению, многие из документов, предусмотренные законодательнымиактами,вчастностиТрудовымкодексомРоссийской Федерации, не включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровой службы при формировании дел.

Вноменклатуре дел содержатся заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работает администрация муниципального образования (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы – картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов .

Согласно требованиям подраздела 3.4 Основных правил работы архивов организаций (Решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее – Основные правила) номенклатура дел кадровой службы формируется в виде таблицы.

Шапка этой таблицы состоит из пяти основных разделов: 1) индекс дела; 2) заголовок дела;

3) количество единиц хранения;

4) срок хранения и номер статьи по перечню;

5) примечание.

Вграфе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в администрации муниципального образования цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности)

ипорядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например 02-03, где 02 – обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 03 – порядковый номер дела по номенклатуре (приказы по личному составу).

Вграфе 2 номенклатуры дел показываются заголовки дел. Например, для отдела кадров заголовки дел могут идти в следую-

щей последовательности. Организационно-распорядительные документы. Штатные расписания.

Приказы по личному составу. Годовой план работы отдела. Годовой отчет о работе отдела.

Более подробную информацию о формировании примерной номенклатуры дел администрации муниципального образования см.: Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан, Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан. – Уфа: 2008. – 96 с.

10