5. Штатний розклад.

Відповідно до статуту підприємства, виходячи з цілей і предмету його діяльності, власником підприємства встановлюється (визначається) його структура та штатна чисельність, що оформляються спеціальним документом, на підставі якого складається штатний розклад підприємства, що передбачає його посадовий і чисельний склад. Штатним розкладом є документ, що визначає склад працівників підприємства з вказівкою їх посад і посадових окладів. Штатний розклад затверджується, як правило, на початку року керівником підприємства і діє протягом календарного року. Необхідно відзначити, що штатний розклад складається і для допоміжних працівників підприємства з погодинною оплатою праці, обслуговуючих основне виробництво, проте для працівників з відрядною оплатою праці складання штатного розкладу, як правило, на практиці не застосовується.

Штатний розклад слід складати не поіменно, з вказівкою найменувань посад і прізвищ працівників, як це іноді зустрічається на підприємствах, а по структурних підрозділах в порядку підлеглості, у тому числі враховуючи підлеглість всередині структурного підрозділу (наприклад, гол. бухгалтер – 1, заст. гол. бухгалтера – 1, економіст 1-ї категорії – 2, бухгалтер 2-ї категорії – 4 і т. д.). Зміна в штатний розклад вноситься у разі незначних змін організаційної структури, а саме введення нових посад та/або зміни окладів. У цьому випадку видається наказ про внесення змін в штатний розклад, який повинен відображати обґрунтування внесення змін і містити формулювання цих змін. Якщо керівником підприємства видається такий наказ, то штатний розклад, затверджений на початку року, можна не міняти, а керуватися наказом про внесення змін в штатний розклад. Якщо ж протягом календарного року структура підприємства трансформується суттєво, то доцільно видавати наказ про затвердження штатного розкладу в новій редакції. У такому разі штатний розклад складається з урахуванням всіх змін і затверджується керівником підприємства на момент внесення цих змін. Слід зазначити, що щомісячно змінювати і затверджувати штатний розклад недоцільно.

Посади працівників-сумісників, також як і решти працівників підприємства, для яких ця робота є основним місцем роботи, повинні бути передбачені в штатному розкладі.

При зміні штатного розкладу слід звернути увагу, що у відповідності з ст. 32 і 103 КЗпП про зміну умов оплати праці у бік погіршення або зміну істотних умов праці (у тому числі і зміні оплати праці у бік зменшення) власник або уповноважений ним орган зобов'язаний повідомити працівника не пізніше ніж за два місяці.

6. Положення про підрозділ — кодифікований нормативно-правовий акт, що визначає осн. правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються, тимчасово створюваних комісій, груп, бюро і т.п.

Положення про підрозділ має містити такі розділи:

1. Загальні положення:

- правовий статус підприємства та його підпорядкованість; - документи, керуючись якими підприємство здійснює свою діяльність; - порядок оплати праці фахівців (працівників) підрозділу; - порядок матеріально-технічного, юридичного та фінансового забезпечення підрозділу;

- роботу підрозділу в системі процесів системи управління якістю; - наявність в підрозділі ресурсів (наприклад: приміщень, засобів виробництва, інструментів, матеріалів, програмного забезпечення, засобів вимірювальної техніки, випробувального та допоміжного обладнання, нормативних та організаційно-методичних документів, тощо), які необхідні для виконання робіт; 2. роботи, що виконуються підрозділом - у цьому розділі зазначається перелік виконуваних підрозділом робіт;

3. структура та склад підрозділу - у цьому розділі наводяться відомості про:

- організаційну структуру підрозділу;

- схеми управління та підпорядкованості;

- порядок призначення та звільнення керівництва;

- вимоги до фахівців (освіта, кваліфікація та досвід роботи, відомості про атестацію, наявність посадових інструкцій);

4. функції підрозділу - у цьому розділі наводяться функції, які виконує підрозділ відповідно до своїх напрямів діяльності;

5. права підрозділу - у цьому розділі наводяться права підрозділу і його фахівців, виходячи із напрямів діяльності, відповідно до нормативно-правових актів та інших документів підприємства, що визначають правила проведення робіт підрозділом; 6. обов'язки підрозділу - у цьому розділі наводяться обов'язки підрозділу відповідно до нормативно-правових актів та інших документів підприємства, що визначають правила проведення робіт підрозділом;

7. відповідальність підрозділу - у цьому розділі регламентується відповідальність керівництва підрозділу і працівників цього підрозділу, що обумовлена функціями підрозділу, у напрямах його діяльності;

8. взаємодія підрозділу - у цьому розділі визначається порядок взаємодії з іншими структурними підрозділами підприємства; Примітки:

1. положення про підрозділ може містити також іншу необхідну інформацію; 2. положення про підрозділ затверджується керівником підприємства.

7. Посадова інструкція – документ, що визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці. Посадова інструкція - це обовязковий кадровий документ.

Посадові інструкції складаються з розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов'язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою». У робочих інструкціях розділи «Загальні положення», «Взаємовідносини (зв'язки) за професією» можуть бути відсутні.

1. У розділі «Загальні положення» наводяться дані про сутність, особливості і мету робіт, порядок укладення та припинення трудового договору, класифікаційні критерії, визначальні ознаки спеціальності й спеціалізації, додаткові відомості про посаду, професію або роботи працівника тощо.

2. Розділ «Завдання та обов'язки» розкриває зміст робіт, які має виконувати працівник. У робочій інструкції цей розділ повинен містити характеристики робочого місця.

3. У розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові правові засоби, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов'язків.

4. Розділ «Відповідальність» містить показники особистої відповідальності за виконання робіт, а також переліки результатів, яких необхідно досягти працівникові в процесі професійної діяльності за вказаною посадою, професією або роботою.

5. У розділі «Повинен знати» подаються додаткові порівняно з кваліфікацій-ною характеристикою вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, викликані реальними умовами виробництва, особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

6. Розділ «Кваліфікаційні вимоги» містить норми, які стосуються рівнів освіти, кваліфікації, досвіду, спеціалізації, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою або на робочому місці.

7. Розділ «Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою» розкриває взаємовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі і за його межами, умови заміщення в разі відсутності тощо.

У зв'язку із тим, що окремі кваліфікаційні характеристики працівників містять тільки основні або типові завдання та обов'язки, роботодавець може доповнювати посадові (робочі) інструкції роботами, які входять до складу статутів, регламентів, технологічних карт, інструкцій та інших нормативних документів, установлених адміністрацією за погодженням з профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

8. Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже. Личное дело формируется в отдельной папке на каждого сотрудника.