46. Сроки и способы хранения служебных документов.

Ответ: Сроки хранения кадровых документов можно разделить на три группы:

- временный срок хранения (до 10 лет включительно);

- долговременный срок хранения (свыше 10 лет);

- Дела в ведомственном архиве можно размещать двумя способами.

Первый способ предполагает размещение дел по структурным подразделениям (т.е. дела одного структурного подразделения хранятся вместе). Данный способ удобен для документов постоянного и долговременного срока хранения и облегчает дальнейший поиск.

Второй способ предусматривает размещение дел по срокам хранения. Так, в целях экономии площади дела временного хранения лучше размещать не по структурным подразделениям, а по срокам хранения. В этом случае дела всех структурных подразделений за один год, имеющие срок хранения 5 лет, хранятся вместе. Наиболее стабильный комплекс документов с долговременными сроками хранения можно размещать в дальней комнате или на дальнем стеллаже.

постоянный срок хранения.

47. Что понимается под экспертизой?

Ответ: В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами.

Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними (проводится персоналом структурных подразделений и контролируется экспертной комиссией учреждения, организации, предприятия).

Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).

48. Как оформляется выдача служебных документов во временное пользование?

Ответ: Выдача архивных документов работнику архива для использования в

служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных

документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, который

визируется руководителем соответствующего подразделения. Заказ

(требование) регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий

фонда пользования из хранилища в рабочие помещения, в которой

работник, получивший архивные документы, расписывается за каждую

единицу хранения. Заказ (требование) находится в архивохранилище до

истечения срока его хранения.

49. Каковы принципы внедрения электронного документооборота на предприятии?

Ответ: Внедрение системы электронного документооборота: -                       обеспечит слаженную работу всех подразделений; -                       упростит работу с документами, повысит ее эффективность; -                       повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; -                       повысит оперативность доступа к информации; -                       позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

50. В чем состоят основы автоматизации и компьютеризации работы с документами?

Ответ: Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

51. Каков порядок оформления и передачи документов через Интернет?

Ответ:

пользователь вводит свои данные в анкету и происходит их автоматизированная проверка в ведомственных базах данных.

выбор способов получения кода активации для доступа в свой личный кабинет.

Завершение регистрации в личном кабинете.

формирование электронного документа

52. Основные положения ГОСТ 7.1-2003. Привести примеры.

Ответ: Библиографическое описание содержит библиографические сведения о документе, приведенные по определенным правилам, устанавливающим наполнение и порядок следования областей и элементов, и предназначенные для идентификации и общей характеристики документа.

Объектами составления библиографического описания являются все виды опубликованных (в том числе депонированных) и неопубликованных документов на любых носителях

В зависимости от структуры описания различают одноуровневое и многоуровневое библиографическое описание.

Состав библиографического описания.

Области описания состоят из элементов, которые делятся на обязательные и факультативные. В описании могут быть только обязательные элементы либо обязательные и факультативные.

Пунктуация в библиографическом описании выполняет две функции - обычных грамматических знаков препинания и знаков предписанной пунктуации, т.е. знаков, имеющих опознавательный характер для областей и элементов библиографического описания.

Источником информации для составления библиографического описания является документ в целом. При необходимости в описании могут быть приведены сведения, заимствованные из источников вне документа.

Пример:

1. Сказки и истории [Текст]: в 2 т.: пер. с дат. / Ханс Кристиан Андерсен; рис. Г.А.В. Траугот. - СПб.: Светлячок, 2000. - 2 т.; 17 см. - (Серия «Библиотека библиофила»). - 5000 экз. - ISBN 5-89735-019-1 (в пер.).

2. Народные русские сказки А.Н. Афанасьева [Текст]. В 5 т. Т. 4. Русские народные легенды. - М.: Терра, 2000. - 316, [3] с.: ил. - В кн. также: Русские народные легенды / А.Н. Пыпин. Из воспоминаний А.Н. Афанасьева. - TSBN 5-300-02821-5.