- •Развёрнутые ответы на 25-30 слов
- •1. Современное состояние сферы делопроизводства: от делопроизводства к информационному менеджменту.
- •4. Документирование управленческой деятельности организации: цель, функции, принципы функционирования, правовые основы.
- •11. Законодательная и нормативно-методическая база деловой корреспонденции в России: стандарты международной организации по стандартизации (исо) на оформление переписки.
- •«Документирование управленческой деятельности» Развёрнутые ответы на 30-40 слов.
- •2. Охарактеризуйте делопроизводство в ссср (1971-1991 гг.).
- •3. Охарактеризуйте современное российское делопроизводство.
- •4. Определите понятия «документ», «официальный документ», «служебный документ», «Электронный документ». Каковы функции документа?
- •10. Изложите известные вам виды сокращений слов и словосочетаний, приведите примеры. Требования к оформлению некоторых знаков препинания и символов в служебных документах?
- •11. Что такое «таблица» и как осуществляется оформление таблиц в служебных документах?
- •17. Межстрочные интервалы, используемые при оформлении реквизитов, требования к размещению начал печатания реквизитов?
- •18. Что подразумевается под формально-логическим стилем документов?
- •19. Каковы особенности языка служебных документов?
- •20. Назовите типичные ошибки в текстах служебных документов.
- •21. Каково значение и функции организационно-правовых документов?
- •22. Устав организации и его структура.
- •26. Основные функции и стадии подготовки распорядительных документов.
- •27. Дайте определение и характеристику документам: постановление, решение, указание, распоряжение.
- •28. Приказ. Понятие и виды, значение, структура и содержание приказа по основной деятельности.
- •30. Требования к составлению и оформлению актов.
- •31. Что такое «служебное письмо»? Требования при ведении переписки? Классификация и структура служебных писем.
- •32. Каковы особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой?
- •41. Формы организации работы со служебными документами.
- •42. Ваше представление о табеле форм служебных документов и его назначении.
- •43. Как организуется работа с конфиденциальными документами на предприятии?
- •46. Сроки и способы хранения служебных документов.
- •47. Что понимается под экспертизой?
- •48. Как оформляется выдача служебных документов во временное пользование?
«Документирование управленческой деятельности» Развёрнутые ответы на 30-40 слов.
1. Какие этапы своего становления пережило делопроизводство в России? Охарактеризуйте вклад в развитие делопроизводства дореволюционного этапа.
Ответ: Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты и др.). Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.
Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда.
2. Охарактеризуйте делопроизводство в ссср (1971-1991 гг.).
Ответ: В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов). Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.
3. Охарактеризуйте современное российское делопроизводство.
Ответ: В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.
Обязательность документирования информации определена законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
4. Определите понятия «документ», «официальный документ», «служебный документ», «Электронный документ». Каковы функции документа?
Ответ: документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Официальный документ - документ, составленный (изготовленный), выданный или находящийся в обороте государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и предприятий и отвечающий определенным требованиям.
Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями.
Электронный документ - Документ, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, звукозаписи или изображения) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.
Документы выполняют ряд важных функций:
o информационную: являются носителем и источником информации;
o управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
o правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
o коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
o учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
o социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
o культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
o историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.
5. Охарактеризуйте нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства в современных условиях.
Ответ: На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"
2. Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ “О техническом регулировании”.
3. ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.
4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93(ред. от 13.10.2008)
5. Закон от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации"
6. Государственная система документационного обеспечения управления.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
8. ГОСТ Р 6.30 — 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов .
9. Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской, отчетности в Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н (ред. от 18.09.2006)
10. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. , в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).
11. Федеральный закон от 29.12.1994 г. «Об обязательном экземпляре документов»
12. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
13. Положении «О федеральной архивной службе России», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 № 1562
14. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению opгaнов управления, утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 r. №152
15. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Последний нормативный документ нужен для работы с кадровой документацией.
6. Перечислите признаки, по которым классифицируются документы, используемые в организациях. Разновидности документов. Расшифруйте аббревиатуру ОРД.
Ответ: По наименованию. Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
ОРД – организационно-распорядительный документ.
7. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?
Ответ: Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке и оформлению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.
8. Что такое формат? Какие форматы разрешены к применению национальным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 для подготовки служебных документов?
Ответ: Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке). К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».
9. Какие размеры полей для служебных документов, как оформляется нумерация страниц, способы оформления дат в документах (ГОСТ Р 6.30-2003).
Ответ: Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.