2. Будова і характер речень

Загальна грамотність документа, що виражається в чіткості й логічності викладу, дотриманні правописних норм, а також дотриманні правил, обов'язкових для ділових паперів, досягається, зокрема, за рахунок синтаксису. Здебільшого це прямий порядок слів з узгодженими й неузгодженими означеннями. Вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно стоять на початку речення. Щодо структури речень ділових документів, то майже всі присудки вживаються в теперішньому часі. Наприклад: рекламне агентство міжнародної телерадіокомпанії «Тоніс» пропонує свої послуги.

Поширеними є пасивні структури типу: закони приймаються; наказ виконується; вимоги ставляться.

Синтаксис ділової документації визначається ще й вживанням інфінітивних конструкцій. Наприклад: створити комісію з національних питань; відкликати працівників сільського господарства.

Важливою ознакою ділових паперів є і часте використання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, що надають діловим документам стислості. Крім того, в діловому листуванні переважає непряма мова, а пряма вживається лише в тих випадках, коли є необхідність дослівно передати зміст деяких законодавчих актів.

Стислість викладу інформації визначає і специфіку синтаксису. Найчастіше надається перевага простим реченням. Якщо ж використовуються складні, то вони невеликі: одне-два підрядних речення чи дієприкметниковий або дієприслівниковий звороти.

Типова ознака ділового стилю -- використання віддієслівних іменників. Вони створюють загальне уявлення про щось.

Наприклад: провести огляд машин до 15 вересня 1997року; подати звіт до 20 серпня 1997року.

Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, узагальненість змісту і надають документам певної офіційності. У ділових документах вживають розщеплені присудки, це мотивується тим, що вони конкретніші за дієслівні відповідники.

Наприклад: Пропонуємо проводити змагання за містом; Рекомендуємо надавати перевагу одягу з натуральної сировини.

До складу розщепленого присудка може входити іменник-термін або кілька означень.

У мові ділових документів є такі словосполучення дієслівного типу, які багато разів використовуються у конкретній виробничій чи адміністративно-виробничій ситуаціях, зокрема: взяти за основу; взяти до уваги; взяти на себе обов'язок; зобов'язання тощо.

3. Правила скорочень. Типи абревіатур та їх використання

Один із способів заощадити місце на папері і час складання документів - використати абревіатури та графічні скорочення.

Абревіатура (від лат. скорочую) - іменник, утворений поєднанням початкових літер, звуків, частин слів, словосполучень. Абревіатура має граматичне оформлення (рід, число) і функціонує як в усному, так і в писемном мовленні. Наприклад, МВС, ОРД, міськком та ін..

Графічні скорочення мають ту ж мету, але призначені тільки для зорового сприйняття. Нариклад: проф.. - професор, див. - дивись, та ін.. - та інші.

Правопис різних груп абревіатур обумовлений способом їх творення. Відповідно до цього розрізняють:

1. Абревіатури ініціального типу (звукові, буквені, буквено-звукові): вуз, ОВС, ДАІ, МРЕВ, СНД.

2. Складові абревіатури:

а) поєднання початкових складів слів: виконком, райкком;

б) поєднання початкового складу і цілого слова: запчастини, техдокументація, держнагляд, ощадкаса, будматеріали;

в) поєднання початкового складу з непрямим відмінком цілого слова: завкафедрою.

3. Абревіатури змішаного типу: міськвно.

Графічні скорочення мають інші правила творення і оформлення:

1. Зберігається написання великої і малої літер, дефісів, що були у повній назві: півн.-сх. - північно-східний.

2. Не скорочуються слова на голосний (крім початкової іноді): укр. - український, пор., - порівняй, о. - острів.

3. Слово скорочується до першого приголосного або до останнього у складі, якщо це дозволяє правильно розгорнути скорочення у повне слово: філософ. - філософський, висотн. - висотний.

У документах слід використовувати загальноприйняті традиційні скорочення.

ЦПК - Цивільно-правовий кодекс, КЗпП - Кодекс законів про працю, ВВС - відділ внутрішніх справ, КПК - Кримінально-процесуальний кодекс.

Типові графічні скорочення діловодства: грн. - гривня, гр.. - громадянин, ст.. - стаття, п. - пункт, р. - рік, рр.. - роки, обл.. - область, р-н - район, та ін.. - та інше, доц.. - доцент.

Використовуючи абревіатури і графічні скорочення, слід дотримуватися таких вимог:

1. Скорочення повинно бути зрозумілим і легко розгортатися у повну назву. Бажано використовувати стандартні скорочення.

2. Скорочення не повинно збігатися за формою зі словом або скороченням, уже наявним у мові. Наприклад, МТС (Московський театр сатири) - невдале скорочення. Саме для того, щоб уникнути збігу, існують дві різні абревіатури: ДонДУ (Донецький державний університет), ДДУ (Дніпропетровський державний університет).

3. Скорочене слово чи словосполучення повинно зберігати однакову форму в одному тексті. Наприклад, скорочуючи слово товариш один раз формою т., другий раз формою тов.., ви порушуєте однотипність і однозначність документа.