Порядок виконання роботи.

Завдання 1. Відкриття бази даних.

1. Відкрити базу даних, створену на попередньому занятті. Для цього:

• запустити СКБД Access;

• у стартовому діалоговому вікні, що з’являється на екрані, обрати (за допомогою ЛК) опцію “Открыть базу данных” (якщо вона не є обраною відразу) і дати ЛК на командній кнопці ОК;

• у діалоговому вікні "Открытие файла базы данных" відкрити теку “Student” (якщо вона не відкрита), знайти у ній значок своєї бази даних (вона була створена Вами на попередньому занятті) і дати на ньому 2ЛК (або обрати одним ЛК, а потім дати ЛК на командній кнопці "Открыть"). В результаті у вікні Access відкривається вікно бази даних.

Завдання 2. Пошук і фільтрація даних у таблицях БД.

1. Знайти у БД в режимі таблиці усі записи про препарати, що належать до антибіотиків. Для цього:

• дати ЛК на закладці "Таблицы" вікна БД;

• на сторінці "Таблицы" дати ЛК на значку таблиці "Таб Препарати", а потім – ЛК на командній кнопці "Открыть". В результаті відкривається обрана таблиця;

• дати ЛК на пункті "Правка" головного меню;

• у меню "Правка", що розгортається, дати ЛК на команді "Найти", при цьому з'являється діалогове вікно "Поиск" (див. рис. 1);

• у діалоговому вікні "Поиск" дати ЛК на полі вводу "Образец", при цьому у полі з'являється текстовий курсор;

• ввести з клавіатури у поле "Образец" слово "Антибіотик", після чого натиснути клавішу Tab або дати ЛК на полі вводу "Просмотр". В результаті буде активізовано поле "Просмотр";

• дати ЛК на кнопці розгорнення списку поля "Просмотр" і у списку вибору, що розгортається, дати ЛК на опції "Все", яку таким чином буде обрано;

• натиснути клавішу Tab або дати ЛК на полі вводу "Совпадение", яке в результаті буде активізовано;

• дати ЛК на кнопці розгорнення списку у полі "Совпадение" і у його списку вибору дати ЛК на опції "С любой частью поля";

• якщо режими пошуку "С учётом регистра" і "Только в текущем поле" встановлені, зняти їх за допомогою ЛК на відповідних прапорцях;

• дати ЛК на командній кнопці "Найти". В результаті у таблиці буде виділено перший запис, який відповідає умові пошуку;

• дати ЛК на командній кнопці "Найти далее", в результаті чого буде знайдено і виділено наступний запис, що відповідає умові пошуку;

• за допомогою ЛК на командній кнопці "Найти далее" знайти у таблиці усі записи про антибіотики. Після завершення пошуку буде видано повідомлення про це;

• дати ЛК на кнопці ОК у вікні повідомлення, щоб продовжити роботу;

• закрити вікно “Поиск” за допомогою ЛК на кнопці закриття вікна;

• закрити вікно таблиці "Таб Препарати" за допомогою ЛК на кнопці закриття вікна.

1. Знайти у БД в режимі форми усі записи про фірми постачальників, які знаходяться у Києві. Для цього:

• відкрити сторінку "Форми" вікна БД (ЛК на закладці форми);

• відкрити форму "Постачальники";

• дати ЛК на пункті "Правка" головного меню, і у меню "Правка" дати ЛК на команді "Найти";

• у вікні "Поиск" у полі вводу "Образец" задати ключ пошуку "Капсули";

• у полі вводу "Просмотр" задати параметр "Все";

• у полі вводу "Совпадение" встановити параметр "С любой частью поля";

• зняти прапорці режимів "С учётом регистра" і "Только в текущем поле" (якщо вони встановлені);

• дати ЛК на командній кнопці вікна "Найти", в результаті у формі буде виведено перший запис, що задовольняє умові пошуку;

• за допомогою ЛК на кнопці "Найти далее" знайти усі записи про фірми постачальників, які знаходяться у Києві;

• дати ЛК на кнопці ОК вікна повідомлення про завершення пошуку;

• закрити вікно “Поиск” за допомогою ЛК на кнопці закриття вікна;

• закрити форму "Постачальники" за допомогою ЛК на кнопці закриття вікна і перейти у вікно БД.

Завдання 3. Створення і використання запиту на вибірку на прикладі даних про препарати, запас яких на складі менше мінімального.

3.1. Для створення запиту необхідно:

• у вікні БД дати ЛК на закладці "Запросы", при цьому відкривається порожня сторінка "Запросы";

• дати ЛК на командні кнопці "Создать", при цьому з'являється вікно "Новый запрос" (див. рис. 3);

• у вікні "Новый запрос" дати ЛК на опції "Конструктор", а потім – на командній кнопці ОК; в результаті з'являється вікно "Добавление таблицы" і за ним (на задньому плані) неактивне вікно "Запрос";

• у вікні "Добавление таблицы" дати ЛК на закладці "Таблицы" (якщо вона не є активною), при цьому відкривається сторінка "Таблицы", на якій містяться значки таблиць БД;

• дати ЛК на таблиці "Таб Препарати", а потім – ЛК на командній кнопці вікна "Добавить", при цьому у верхній половині вікна "Запрос" з'являється вікно таблиці "Таб Препарати";

• дати ЛК на таблиці "Таб Постачальники", а потім – ЛК на кнопці "Добавить", щоб включити цю таблицю до вікна конструктора;

• дати ЛК на командній кнопці "Закрыть" (або на кнопці закриття) вікна "Добавление таблицы", в результаті вікно "Добавление таблицы" зникає і активізується вікно конструктора запитів, у верхній половині якого знаходяться вікна двох таблиць з переліком їх полів, причому відображається створений раніше зв'язок між таблицями.

Примітки:

4. Якщо запит використовує декілька таблиць, між ними слід задати зв'язки. Якщо зв'язки існують, то вони використовуються запитом, якщо ні, то зв'язки можна задати у полі таблиць вікна конструктора запитів.

5. Якщо між таблицями, які використовуються у запиті, немає зв’язків, то Access розглядає кожну з них як незалежний об’єкт і дозволяє створити довільну комбінацію їх полів.

• у вікні таблиці "Таб Препарати" зачіпити вказівником поле "Назва" і перетягнути його на першу клітинку рядка "Поле" бланку запиту (тобто навести вказівник на поле, натиснути ліву кнопку маніпулятора і, не відпускаючи її, перетягнути вказівник на задану клітинку і відпустити кнопку). В результаті у клітинках першого стовпчика бланка запиту відобразяться ім'я поля і ім'я таблиці.

Примітка. Включити поле до бланка запиту можна також за допомогою 2ЛК на імені поля у вікні таблиці.

• аналогічно попередньому пункту перетягнути у друге поле бланка запиту поле "Назва Постачальника" з вікна таблиці "Таб Постачальники";

• у вікні таблиці "Таб Препарати" знайти за допомогою смуги прокручування і обрати поля "Мінімальний запас", "На складі", "Замовлено" та "Дата Замовлення", для чого дати ЛК на цих полях у вікні таблиці при натисненій клавіші Ctrl;

• перетягнути виділені поля таблиці "Таб Препарати" на третє поле бланка запиту, в результаті ці поля будуть розташовані у полях бланку запиту в порядку їх розміщення у таблиці.

Примітка. Переміщення по полях бланка запиту здійснюється за допомогою клавіш керування курсором. Натиснення клавіш зі стрілкою ліворуч або праворуч дає переміщення курсора відповідно ліворуч або праворуч по рядку бланка, а клавіші зі стрілкою догори або донизу – вгору або вниз по стовпчику бланка.

• аналогічно попередньому пункту включити до бланка запиту поля "Номер телефону" і "Факс" таблиці "Таб Постачальники".

3.2. Задати умову відбору записів: "поточний запас на складі менше мінімального". Для чого:

• дати ЛК на полі "На складі" рядка "Условие отбора" бланка запиту, в результаті чого у полі з'являється текстовий курсор;

• ввести з клавіатури у поле "На складі" рядок <[Мінімальний запас], який задає відбір запису за умови, що значення його поля "На складі" менше ніж значення поля "Мінімальний запас";

• занести у зошит заповнений бланк запиту;

• після введення умови дати ЛК за межами цього поля або натиснути клавішу Enter чи Tab.

3.3. Задати сортування записів у запиті по полю "На складі" по збільшенню. Для чого:

• дати ЛК на полі "На складі" рядка "Сортировка" бланка запиту;

• дати ЛК на кнопці розкриття списку вибору, що знаходиться на кінці клітинки поля, при цьому відкривається список вибору способів сортування записів;

• дати ЛК на опції "по возрастанию".

3.4. Записати створений запит до БД. Для чого:

• дати ЛК на пункті "Файл" головного меню;

• у меню "Файл" дати ЛК на команді "Сохранить как/экспорт"; в результаті з'являється діалогове вікно "Сохранение объекта";

• у вікні "Сохранение объекта" обрати опцію "в текущей базе данных" (якщо вона не є обраною);

• у полі вводу "Новое имя" ввести з клавіатури ім'я запиту "Малий запас" і дати ЛК на командній кнопці ОК або натиснути клавішу Enter, в результаті чого запит буде записано у файл БД;

• закрити вікно конструктора запитів за допомогою ЛК на його кнопці закриття вікна; в результаті на екрані залишається вікно БД, на закладці "Запросы" якої відображається створений запит.

3.5. Виконати запит "Малий запас". Для цього:

• обрати його за допомогою ЛК на значку і дати ЛК на командній кнопці "Открыть" (або просто дати 2ЛК на значку запиту). В результаті на екрані в режимі таблиці відображається створений запитом динамічний набір записів, в якому відображаються тільки ті записи, що задовольняють критерію відбору;

• вивчити будову і вміст таблиці результатів виконання запиту, щоб пересвідчитись у правильності його виконання і занести у зошит структуру таблиці результатів запиту;

• закрити вікно запиту за допомогою ЛК на кнопці його закриття.

Примітка. При закритті запиту створений ним динамічний набір даних знищується, тому, якщо він потрібен надалі, його треба зберегти за допомогою команди "Сохранить как/экспорт" з меню "Файл". При цьому його можна зберегти як у поточній БД, так і у зовнішньому файлі.

3.6. Створити параметричний запит для отримання відомостей про препарат, назву якого користувач задає при виконанні запиту. До складу відомостей включити: назву препарата, опис, ціну покупну, назву постачальника. Для створення такого запиту слід:

• відкрити закладку "Запросы" вікна БД;

• відмінити вибір існуючого запиту (якщо якийсь з них обрано) за допомогою ЛК на вільному місці вікна;

• дати ЛК на командній кнопці "Создать";

• у діалоговому вікні "Новый запрос" обрати опцію "Конструктор" і дати ЛК на командній кнопці ОК;

• за допомогою діалогового вікна "Добавление таблицы" включити до вікна конструктора запитів таблиці "Таб Препарати" і "Таб Постачальники";

• закрити вікно “Добавление таблицы”;

• з таблиці "Таб Препарати" включити до бланка запиту поля "Назва", "Опис", "Ціна покупна";

• з таблиці "Таб Постачальники" включити до бланку запиту поле "Назва постачальника";

• дати ЛК на полі "Назва" рядка "Условие отбора" бланку запиту;

• у полі "Назва" рядка "Условие отбора" бланку запиту ввести з клавіатури: [Введіть назву препарата] і дати ЛК за межами поля або натиснути клавішу Enter;

3.7. Записати створений запит до БД. Для цього:

• дати ЛК на пункті "Файл" головного меню і у меню "Файл" клацнути команду "Сохранить как/экспорт";

• у діалоговому вікні "Сохранение объекта", що з'являється на екрані, обрати збереження запиту у поточній базі даних;

• у полі "Новое имя" задати для нього ім'я "Інформація про препарат";

• дати ЛК на командній кнопці ОК, в результаті чого запит буде записано до файлу БД;

• закрити вікно конструктора запитів, і перейти у вікно БД.

3.8. Виконати запит "Інформація про препарат". Для цього:

• на закладці "Запросы" вікна БД обрати (ЛК) запит "Інформація про препарат";

• дати ЛК на командній кнопці "Открыть" (або просто дати 2ЛК на значку запиту), в результаті запит буде активізовано і на екрані з'явиться його діалогове вікно з запрошенням ввести назву препарата (запрошення являє собою текст, введений як умова відбору у бланку запиту);

• у полі вводу діалогового вікна запиту ввести назву препарата (з тих, що є у таблиці "Таб Препарати" – наприклад, "Тавегіл") і дати ЛК на командній кнопці ОК вікна або натиснути клавішу Enter, в результаті запит буде виконано і на екрані з'явиться інформація про заданий препарат, яка включає тільки ті поля записів, що були задані у бланку запиту;

• закрити вікно запиту (ЛК на кнопці закриття вікна) і перейти у вікно БД.

Завдання 4. Модифікація запитів.

1. Модифікувати запит "Малий запас" таким чином, щоб видалити з нього поля "Номер телефону" і "Факс", а поле "Мінімальний запас" зробити невидимим (приховати або замаскувати). Для цього:

• у вікні БД обрати закладку "Запросы" і на ній за допомогою ЛК обрати запит "Малий запас" (при цьому його значок буде виділений);

• дати ЛК на командній кнопці "Конструктор", в результаті чого відкриється вікно конструктора запитів з завантаженим у нього запитом "Малий запас";

• за допомогою клавіш керування курсором вийти на ту частину бланка запиту, де знаходяться поля "Номер телефону" і "Факс";

• навести вказівник на область виділення поля (вузьку сіру смугу над полем "Номер телефону") (при попаданні на неї вказівник перетворюється на вертикальну чорну стрілку, спрямовану донизу) і дати ЛК, в результаті стовпчик поля "Номер телефону" у бланку буде виділений;

• дати ЛК на пункті "Правка" головного меню, і у меню "Правка" дати ЛК на команді "Удалить". В результаті поле "Номер телефону" зникне з бланка запиту.

Примітка. Видалити поле з бланка можна, не звертаючись до меню "Правка", а просто натиснувши клавішу Del після виділення поля у бланку.

• аналогічно попередньому видалити з запиту поле "Факс";

• за допомогою клавіш керування курсором дістатися на бланку до поля "Мінімальний запас";

• дати ЛК на полі "Мінімальний запас" у рядку "Вывод на экран". При цьому індикатор відображення (галочка) у цьому полі зникає;

• зберегти модифікований запит слід за тим самим ім'ям, для чого дати ЛК на кнопці "Сохранить" на панелі інструментів (або у меню "Файл" обрати команду "Сохранить");

• закрити вікно конструктора запитів (ЛК на кнопці закриття вікна) і перейти у вікно БД;

• виконати модифікований запит, щоб перевірити його роботу (дати 2ЛК на його значку у вікні БД). В результаті на екрані з'являється вікно динамічного набору даних запита у режимі таблиці;

• переглянути результат роботи запиту, щоб пересвідчитись у модифікації запиту;

• закрити вікно запиту за допомогою ЛК на кнопці закриття.

Завдання 5. Створення звіту за допомогою майстра звітів. У даному завданні створюється звіт, що надає узагальнену інформацію про замовлення лікарських препаратів декількома аптеками на основі таблиць бази даних “Аптеки&Заказы”, яка знаходиться у теці “Student”.

5.1. Відкрити базу даних “Аптеки&Заказы”. Для цього:

• дати ЛК на пункті "Файл" головного меню Access і у меню "Файл", що розгортається, клацнути команду "Открыть базу данных", в результаті чого відкривається вікно файлера "Открытие файла базы данных";

• у вікні "Открытие файла", в якому відображається вміст поточної теки “Student”, дати ЛК на значку файла БД "Аптеки&Заказы", а потім – ЛК на командній кнопці "Открыть". В результаті попередня база даних закривається, а БД "Аптеки&Заказы" відкривається і з'являється її вікно.

5.2. Переглянути наявні об'єкти відкритої БД. Для цього:

• дати ЛК на закладці "Таблицы", при цьому відкривається сторінка "Таблицы", на якій відображаються дві таблиці: "Препарати" і "Замовлення";

• відкрити таблицю "Препарати" і переглянути її структуру та вміст, занести структуру таблиці у зошит;

• закрити таблицю "Препарати" (ЛК на кнопці закриття вікна);

• відкрити таблицю "Замовлення" і переглянути її структуру та вміст, занести структуру таблиці у зошит;

• закрити таблицю "Замовлення";

• дати ЛК на пункті "Сервис" головного меню, і у меню "Сервис" обрати команду "Схема данных", в результаті чого з'явиться вікно "Схема данных";

• ознайомитись зі зв'язками між таблицями БД, які відображені у вікні "Схема данных";

• закрити вікно "Схема данных";

• дати ЛК на закладці "Запросы" вікна БД, при цьому відкривається сторінка запитів, на якій знаходиться значок запиту "Всі Замовлення";

• відкрити запит "Всі Замовлення" і переглянути структуру і вміст його динамічного набору даних, занести у зошит структуру динамічного набору записів запиту;

• закрити запит "Всі Замовлення".

3. Створити звіт для відображення даних про замовлення ліків аптеками з групуванням даних по аптеках на першому рівні і по препаратах на другому рівні. Для цього:

• дати ЛК на закладці "Отчёты", при цьому відкривається порожня сторінка "Отчёты";

• дати ЛК на командній кнопці "Создать", при цьому з'являється діалогове вікно "Новый отчёт";

• у діалоговому вікні "Новый отчёт" дати ЛК на кнопці розгорнення списку у полі вибору джерела даних для звіту (знаходиться унизу вікна) і у списку вибору, що розгортається при цьому дати ЛК на опції "Всі Замовлення". В результаті цього звіт "Всі Замовлення" обирається джерелом даних для звіту і його ім'я відображається у полі введення;

• у списку вибору способу побудови звіту дати ЛК на пункті "Мастер отчётов", а потім – ЛК на командній кнопці ОК. В результаті цього активізується майстер звітів і на екрані з'являється вікно його першого кроку;

• у вікні першого кроку майстра дати ЛК на кнопці з подвійною стрілкою у правий бік, внаслідок чого усі поля звіту, що відображені у полі "Доступные поля", будуть перенесені у поле "Выбранные поля" (тобто будуть включені до звіту);

• у полі "Выбранные поля" дати ЛК на полі "Код Препарата", яке буде тим самим обране, а потім – ЛК на кнопці з одинарною стрілкою у лівій бік, в результаті чого поле "Код Препарату" буде перенесено з поля "Выбранные поля" у поле "Доступные поля" (тобто буде виключене зі звіту);

• дати ЛК на командній кнопці "Далее", щоб перейти до наступного кроку майстра;

• у вікні другого кроку майстра дати ЛК на опції "по Замовлення" у полі вибору типу подання даних, а потім – на командній кнопці "Далее", в результаті чого на екрані з'являється вікно третього кроку майстра;

• у вікні третього кроку майстра (вибір рівнів групування) дати ЛК на рядку "Назва", а потім – на кнопці зі стрілочкою, внаслідок чого поле "Назва" буде перенесене у поле рівнів групування;

• аналогічно полю "Назва" включити у поле рівнів групування поля "Назва аптеки" і "Дата Замовлення", в результаті буде задане групування по назвах препаратів на першому рівні, по назвах аптек на другому і по датах на третьому;

• у полі рівнів групування дати ЛК на групі (імені поля) "Назва Аптеки", яке при цьому буде виділене, а потім – на кнопці підвищення рівня (стрілка догори), в результаті чого першим рівнем групування буде призначено поле "Назва Аптеки", другим – поле "Назва", третім – "Дата Замовлення" (на першому рівні – групування по назвах аптек, на другому – по назвах препаратів, на третьому – по датах).

Примітка. Встановлені рівні групування визначають, що у звіті записи будуть згруповані по назвах аптек (тобто усі замовлення кожної аптеки будуть зібрані в одну групу), в межах групи кожної аптеки будуть зібрані в окремі групи замовлення кожного препарата, а в межах групи препарата будуть згруповані замовлення по датах.

• дати ЛК на командній кнопці “Далее”, в результаті чого буде здійснено перехід до четвертого кроку майстра, на якому визначаються способи впорядкування записів у групах;

• у вікні четвертого кроку майстра дати ЛК на кнопці розгорнення списку вибору першої групи (позначена цифрою 1) і у списку вибору полів, що розгортається, дати ЛК на полі "Дата Замовлення" (при цьому воно відобразиться у полі вводу), а потім – на командній кнопці "Далее", в результаті чого буде здійснено перехід до п'ятого кроку майстра, вікно якого з'явиться на екрані;

• у вікні п'ятого кроку майстра дати ЛК на опції "Структура 1" вікна вибору "Макет", внаслідок чого для звіту буде обрано відповідну схему побудови (макет відображається у полі перегляду ліворуч);

• дати ЛК на командній кнопці "Далее", внаслідок чого відкриється вікно шостого кроку майстра;

• у вікні шостого кроку майстра дати ЛК на опції "Чёрно-белый" у полі вибору стилю оформлення звіту, після чого дати ЛК на кнопці "Далее". В результаті відкриється вікно сьомого кроку майстра;

• у вікні сьомого кроку майстра ввести у поле вводу імені звіту ім'я "Звіт про замовлення", після чого за допомогою ЛК обрати опцію "просмотр отчёта" (якщо вона не обрана);

• дати ЛК на командній кнопці "Готово", щоб завершити створення звіту за допомогою майстра, в результаті чого на екрані з'явиться створений звіт;

• вивчити структуру і вміст звіту.

3. Закрити звіт без збереження його у БД. Для цього:

• дати ЛК на кнопці закриття вікна звіту, при цьому з'являється вікно запиту на збереження звіту у файлі БД;

• дати ЛК на кнопці "Нет" вікна запиту на збереження, в результаті чого вікно запиту закриється без збереження самого звіту.

3. Завершити роботу з СКБД Access, для чого дати ЛК на кнопці закриття вікна аплікації.