Подчиненная форма
В каждой базе данных есть одна или несколько основных форм. В них часто добавляют подчиненную форму, или подформу, то есть одну форму вкладывают в другую.
Подчиненную форму можно использовать в следующих случаях:
для сбора в одной форме данных из нескольких таблиц с целью показа дополнительной (справочной) информации;
для получения доступа к записям из различных таблиц в одной форме.
Обычно подформа работает синхронно с основной формой: при выборе одного их полей в основной форме информация в подчиненной форме автоматически изменяется, так как она дополняет информацию выбранного поля. Поле для синхронизации в основной форме называется основным, а в подформе - подчиненным. Для создания таких форм используются специальные запросы.
3.6. Создание и редактирование отчетов
Чтобы представить в печатном виде информацию из БД (таблиц или запросов), в Access используются отчеты, которые обладают следующими преимуществами, по сравнению с остальными способами печати (из таблиц или форм).
Помимо отображения содержимого полей из таблиц или запросов, в отчетах также можно вычислять различные итоговые значения, а также группировать данные.
С помощью отчетов можно красочно оформлять разнообразные документы, необходимые в тех или иных сферах профессиональной деятельности.
Для отображения основных данных и вычисленных итоговых значений в отчётах можно использовать следующие возможности.
Осуществление вычислений любой сложности с информацией, которая находится не только в одной, но также и в различных группах данных.
Использование иерархической структуры в отображении групп данных (в структуре может находиться до 10 уровней).
Печать верхнего и нижнего колонтитулов на каждой станице отчета.
Для отчета можно установить текст заголовка и примечаний.
В каждой группе данных могут находиться собственные заголовки и примечания.
Кроме перечисленных возможностей, в отчетах (аналогично созданию форм) применяются также внедренные рисунки и объекты, а также подчиненные отчеты.
Создание отчета с помощью мастера
Отчеты создаются при выборе объекта Отчеты в главном окне базы данных и нажатии на кнопку Создать, расположенную на панели инструментов окна базы данных. В появившемся диалоговом окне Новый отчет необходимо выбрать режим создания отчета и указать источник данных.
Предпочтительнее создавать отчет с помощью мастера (рис. 31), так как он поможет выполнить многие этапы построения отчета.
В окне Новый отчет нужно выбрать строку Мастер отчетов и нажать ОК.
Переход на первый шаг работы мастера. Открывается знакомое окно для выбора полей. Необходимо указать в нем таблицу или запрос.
Открывается окно второго шага, где необходимо установить уровень группировки, то есть если необходимо вывести все данные по наименованию товара, то первым надо выбрать поле Товар, если же вы отдаете предпочтение цене, первым полем будет ЦенаПоставки. Остальные поля группируются внутри первого поля.
На третьем шаге мастер предлагает выполнить сортировку записей в отчете. В этом же шаге производится подведение итогов, поэтому возвращаться и специально создавать итоговый запрос не надо. Кнопка Итоги откроет окно подведения итогов, где нужно поставить галочку напротив поля с указанием итоговой операции. При нажатии кнопки ОК произойдет возврат в окно сортировки.
Четвертый и пятый шаги определяют вид и стиль отчета.
Последний, шестой, шаг служит для сохранения отчета.
