Контрольные вопросы

1. Что такое запрос?

2. Почему используются запросы для выборки данных из базы данных?

3. Где и как назначается условие отбора в запросе?

4. В чем отличие между фильтрами и запросами?

5. При удалении полей запроса удаляются ли поля в таблице?

6. Можно ли создать запрос на базе другого запроса?

7. Типы запросов в Access. Как выбрать тип запроса?

8. Как просмотреть результат запроса?

9. Как можно изменить значение выбранного поля по всем записям таблицы, удовлетворяющим определенным условиям?

10. Как создать запрос на обновление части данных в таблице?

Лабораторная работа № 4 создание отчетов для вывода данных в среде ms access

Созданные средствами MS ACCESS таблицы представляют для пользователя определенные неудобства в работе: ввод данных в таблицу строго регламентирован средствами системы (а это не всегда удобно для пользователя); таблицы не позволяют разместить дополнительную информацию по базе данных (комментарии, надписи, рисунки и т.п.); в таблицах невозможно разместить управляющие элементы системы, кнопки вызова тех или иных процедур обработки событий (например, «Печать», «Сохранить», «Выход» и т. д.).

Для облегчения работы конечного пользователя разработчиками MS ACCESS предлагается возможность создания для баз данных различных отчетов вывода информации из БД. Под отчетом понимают оформленный определенным образом интерфейс, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисления данных. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Создание отчета для базы данных возможно двумя способами:

• в режиме «Мастера», облегчающего пользователю создание отчета (созданный «мастером» отчет можно доработать в режиме «Конструктора»);

• в режиме «Конструктора».

При необходимости вывода в отчете результатов решения задачи в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос.

Рассмотрим создание формы в режиме «Мастера». Вызов этого режима производится выбором позиции меню «Формы» базы данных, затем переходом в позицию «Создание формы при помощи мастера», или нажатием на соответствующую кнопку панели инструментов (см. рис. 1).

Для конструирования отчета в окне базы данных выбираем объект «Отчеты» и нажимаем кнопку «Создать». Вызываем конструктор для разработки отчета.

Результаты запроса могут содержать много полей. Значение каждого из полей может быть представлено в заголовке отчета один раз.

Для создания в заголовке и примечаниях текстовых элементов используем кнопку «Надпись». Для оформления текста можно воспользоваться кнопками панели инструментов форматирования. Кроме того, можно задавать параметры надписей в окне свойств этих элементов. Окно свойств элемента открывается кнопкой панели инструментов «Свойства».

Контрольные вопросы

1. Что представляют собой отчеты в Access?

2. В чем их преимущества над другими методами вывода данных?

3. С чего начинается создание отчета?

4. Какие существуют мастера для создания отчета?

5. В чем отличие автоотчетов от других способов создания отчета?

6. Чем характеризуется режим «Конструктора»?

7. Назовите разделы отчета.

8. Назовите инструменты окна отчета.

9. В каком разделе отчета выводятся итоги по группе?

10. Как добавить вычисляемое поле в область данных?

11. Для чего применяется свойство объекта «Не выводить повторы»?

12. Наличие каких объектов необходимо для внедрения подчиненного отчета?

13. Какие изменения можно внести в отчет в режиме предварительного просмотра?