Задание № 17. Ms Query. Многотабличные бд.

Цель: Знакомство с использованием MS Query для работы с многотабличными базами данных.

Темы: Связанные таблицы. Объединение данных в запросе.

1. Откройте новый документ Excel и запустите MS Query, выбрав в качестве источника данных - файлы, создаваемые MS Access 2007, и откажитесь от использования мастера запросов.

1.1. Проверьте наличие в Вашей папке файла, содержащего базу данных (название файла уточните у преподавателя (DB2Access.mdb)).

1.2. В окне "Добавление таблицы" выберите файл с именем "Таблица1" для дальнейшего использования.

1.3. Поместите в область результатов все поля данной таблицы.

1.4. Переместите указатель на последнюю запись и определите количество записей в Таблице1. Запомните или запишите полученное значение.

1.5. Удалите из области таблиц Таблицу1. Добавьте в эту область Таблицу2 из базы данных DB2Access.mdb.

1.6. Поместите в область результатов все поля второй таблицы. Определите количество записей в таблице. Запишите или запомните результат для дальнейшего сравнения.

2. Поместите в область таблиц две таблицы: "Таблица1" и "Таблица2".

2.1. Поместите в область результатов поля "ЛичнКод", "Фамилия", "Должность" из таблицы "Таблица1" и поля "ЛичнКод", "ПочтИндекс", "Город", "Дом", "Квартира" из "Таблица2".

2.2. Пользуясь командой Таблица - Объединения и диалоговым окном "Объединения", установите такой режим объединения данных в запросе, который обеспечит точное соответствие (=) между значениями полей "ЛичнКод" обеих таблиц так, как показано на рис.17.1 (объединение включает только записи с точным совпадением значений полей связи из двух таблиц).

Рис.17.1

2.3. Просмотрите полученные данные. Определите количество извлеченных записей и сравните с общим числом записей в таблицах. Убедитесь в том, что из двух таблиц получены только данные, которые соответствуют совпадающим значениям поля связи.

2.4. Удалите исходный вариант объединения из списка "Объединения в запросе" в нижней части окна "Объединения".

2.5. Установите 2-й вариант объединения, включающий все значения из "Таблицы1", и только те записи из "Таблицы2", где значения полей "ЛичнКод" обеих таблиц точно совпадают.

2.6. Выполните запрос, определите количество записей в области результатов и сравните с общим числом записей в таблицах.

2.7. Установите 3-й вариант, когда объединение включает все значения из таблицы "Таблица2" и только записи из "Таблицы1", где значения полей "ЛичнКод" для обеих таблиц точно совпадают. Определите количество записей в области результатов.

3. Установите вариант объединения, описанный в п.2.5.

3.1. Сформируйте критерий выборки по полю "ПочтИндекс" для получения фамилий лиц, адреса которых не известны.

3.2. Установите объединение, представленное в п.2.7, и сформируйте критерий выборки по полю "Фамилия" для получения данных о лицах, чьи фамилии не известны. Исходя из обозначений личного кода, сделайте выводы о том, какие должности могут занимать эти лица.

3.3. Удалите в области результатов одно из полей "ЛичнКод" и установите первый вид объединения (точное совпадение значений). Сформируйте критерий выборки по полю "Должность" для получения сведений о месте жительства директора.

3.4. Сохраните последний запрос под именем "Запрос3" и верните полученные результаты в Excel на первый лист в свободный диапазон ячеек.

Рис.17.2

3.5. Перейдите из режима автоматического выполнения запросов в режим "Выполнить запрос". Для этого воспользуйтесь соответствующими пунктами меню "Записи" или кнопками на панели инструментов. На основе двух имеющихся таблиц сформулируйте запросы и получите из таблиц следующие данные:

• обо всех лицах, личный код которых начинается на "М". Верните полученные результаты в Excel на рабочий лист в свободный диапазон ячеек;

• обо всех лицах, личный код которых начинается символом "М" или "Д", проживающих в Москве;

• обо всех лицах, личный код которых начинается символом "И", проживающих в Санкт-Петербурге, а также лицах, коды которых начинаются с символа "С", проживающих где угодно (рис.17.2).

3.6. Повторите последний запрос, установив в качестве его свойств необходимость группировать записи. Дважды выполнить запрос (с группированием результатов и без него). Проанализируйте результат. Верните полученные результаты (сгруппированные и не группированные) в Excel на рабочий лист в свободные диапазоны ячеек.

4. Предъявите результаты преподавателю.