- •Новосибирск 2011
- •1.1. Назначение и состав справочно-информационной документации
- •1.2. Составление и оформление справочно-информационных документов
- •Образец оформления докладной записки с угловым расположением реквизитов
- •Образец оформления объяснительной записки с угловым расположением реквизитов
- •3. Требования к оформлению лабораторной работы
- •4. Вопросы к защите лабораторной работы
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Московский государственный университет дизайна и технологии
Новосибирский технологический институт
Московского государственного университета дизайна и технологии (филиал)
(НТИ МГУДТ (филиал))
УТВЕРЖДАЮ
Зав. каф. “Э и У”
доц., к.т.н. Б.Ф.Степанов
…………………………..
“.......” .....................2011 г.
МЕТОДИЧЕСКОЕ УКАЗАНИЕ
по проведению лабораторной работы
по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»
на тему «Составление и оформление информационно-справочных документов. Решение ситуационной задачи посредством составления нескольких взаимоувязанных документов»
для студентов специальности: 080502.65 «Экономика и управление на предприятии (легкая промышленность)» очной и заочной форм обучения
Факультет: ПНП, ЗО и Э
Кафедра: Экономики и управления
Новосибирск 2011
Составитель: И.В.Яковлева
асс.
Рецензент:
доц. Ф.В.Колосова
Утверждено на заседании кафедры “Экономики и управления“
« 25 » февраля 2011 г., протокол № 8
Методическое указание по проведению лабораторной работы по дисц. «Документирование управленческой деятельности» на тему «Составление и оформление информационно-справочных документов. Решение ситуационной задачи посредством составления нескольких взаимоувязанных документов» для студентов специальности: 080502.65 «Экономика и управление на предприятии(легкая промышленность)» очной и заочной форм обучения
/Сост. И.В.Яковлева; НТИ МГУДТ (филиал). – Новосибирск, 2011 – 8 с.
Тема:Составление и оформление информационно-справочных документов. Решение ситуационной задачи посредством составления нескольких взаимоувязанных документов.
Цель:Закрепление теоретических знаний по теме; приобретение практических навыков разработки докладной, объяснительной записок и приказа по личному составу.
Теоретический раздел
Система справочно-информационной документации
1.1. Назначение и состав справочно-информационной документации
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу верх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
1.2. Составление и оформление справочно-информационных документов
Докладная записка —это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать - в этом случае текст докладной записки содержит обоснование выводы и предложения составителя.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.