книги2 / 228
.pdfПроцесс управления - это воздействие на объект с целью изменения его состояния или формы. Это совокупность действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений.
Любой процесс управления осуществляется для достижения конкретного результата, цели. Цели в процессе управления должны иметь операционный характер и трансформироваться в конкретные задачи. Они являются ориентиром для конкретизации необходимых ресурсов.
Структура системы управления проектом
Структура системы управления проектом - это способ организации связей и отношений между элементами (подсистемами).
Система управления проектами в своем составе имеет три связанные друг с другом подсистемы.
1.Регламентирующая подсистема (внутренние стандарты, регламенты по управлению проектами).
2.Компьютерная (информационная) система (подсистема) управления проектами.
3.Исполнительная подсистема (персонал, система проектной мотивации, проектный офис).
Главная задача внедрения системы управления проектами в
учреждении - формализация и упорядочение процессов, связанных с разработкой и реализацией проектов.
Внедрение системы управления проектами дает ряд прямых и опосредованных эффектов, в том числе, позволяет снизить расходы и повысить результативность новых проектов. Создание системы управления проектами позволяет:
достигать большей «прозрачности» проектной деятельности в учреждении;
получать оперативную информацию об исполнении проектов (сроки, стоимость, объемы и др.) для принятия оперативных управленческих решений;
эффективно распределять и управлять ресурсами при реализации проектов и программ;
осуществлять контроль исполнительской дисциплины и объективности принятия управленческих решений;
формировать архив проектов для последующего использования знаний, полученных в ходе их реализации, сохранять и передавать опыт управления проектами;
260
сокращать время на создание, согласование и рассмотрение проектных документов;
унифицировать информационные потоки и документооборот по управлению проектами.
улучшать информационное обеспечение процессов управления проектами;
формировать единое информационное пространство с целью
повышения взаимодействия и взаимопонимания сотрудников при реализации проектов и программ.
(Подробно об этом К.Р. Селезнев «Главные тренды современного управления проектами», 2019. С. 107-108 URL https://cyberleninka.ru/article/n/glavnye- trendy-sovremennogo-upravleniya-proektami-v-2019-godu).
Структурированная методика выполнения проекта, достоверные сведения, необходимые для оценки ситуации и принятия решений, описанный и формализованный опыт дают и другие эффекты. Например, позволяют снизить требования к квалификации руководителя проекта, экономить средства, так как уровень заработный платы руководителей проекта коррелирует со сложностью решаемых им задач. При этом контроль над действиями руководителя проекта упрощается в связи с тем, что система управления проектами содержит необходимые критерии и контрольные механизмы. Типовые формы, архив примеров, уроки ранее выполненных проектов, снижают зависимость организации от ключевых специалистов, руководителя проектов и других «носителей опыта».
Использование регламентов, описанных процессов, шаблонов и примеров снижает риски ошибок руководителя проекта, которые, как правило, оплачиваются из бюджета организации. На основе элементов системы управления проектами организации, руководитель проекта имеет возможность достаточно быстро сформировать свою локальную систему управления. Важно и то, что внедрение системы управления проектами позволяет освободить значительные ресурсы для творческого процесса, в том числе, в деятельности руководителя проекта.
Построение системы управления проектами можно рассматривать как внутренний проект учреждения, причем достаточно сложный.
Систему управления проектами следует внедрять там, где это представляется целесообразным, где это принесет пользу для организации. В ином случае, внедрение системы управления проектами не будет воспринято правильно. В том случае, если привычные, типовые задачи и стандартные проблемы могут быть разрешены прежними инструментами, систему
261
управления проектами можно не внедрять. Управление малыми, не сложными проектами может осуществляться без внедрения системы управления проектом.
Внедрение и развитие системы управления проектами должно происходить своевременно. Раннее формирование системы управления проектами может быть в лучшем случае бесполезно. Для того, чтобы правильно выбрать момент используют модель зрелости управления проектами. (Подробно об этом см. «Модели зрелости управления проектами» данного учебного пособия). Как правило, система управления проектами в организации становится востребованной, когда уже имеется опыт проектной деятельности и ее необходимость осознана руководством.
Следует заметить, что система управления проектами использует методы и инструменты, которые далеко не всегда интегрируются в традиционную, принятую форму управления в учреждениях культуры. Внедрение такой системы требует дополнительных средств и усилий. Вместе с тем, несмотря на наличие ряда проблем и ограниченность ресурсов, при правильной организации и четком планировании всех процессов, результаты внедрения системы управления проектами в учреждениях культуры часто оправдывают финансовые затраты, ожидания руководителей и других заинтересованных лиц.
Решение проблемы управления проектами в учреждениях культуры, особенно в тех, которые не могу полностью перейти в проектный режим, состоит в использовании упрощенных моделей управления с пониженным числом основных функций управления проектами. Такие модели достаточно просты в освоении и использовании, но в то же время обеспечивают эффективное управление проектами. При этом следует учитывать то, что даже самая простая модель управления проектами предполагает несколько иное
распределение ответственности и полномочий между сотрудниками и требует заметных изменений в стиле руководства, большей гибкости в
организации процессов.
Требования к системе управления проектами
Как совокупность взаимосвязанных элементов система управления проектами уникальна для каждой отдельной организации и служит управляющим императивом ведения проектов.
При создании системы управления проектами в организации необходимо опираться на ряд требований. Система строится так, чтобы максимально соответствовать стратегическим целям и ресурсам организации.
Система управления проектами должна быть структурирована. Суть структуризации сводится к разбивке системы управления на подсистемы и
262
компоненты, которыми можно управлять на протяжении всего жизненного цикла проекта. Как правило, система управления проектами структурируется по этапам жизненного цикла проекта, или по функциям управления (управление содержанием и объемами работ, управление временем, продолжительностью, управление стоимостью, качеством, поставками, распределением ресурсов, управление рисками, информацией и коммуникациями). Кроме того, должны быть приняты единая терминология, закрепленная в положении о системе управления проектами, инструкции, типовые формы, шаблоны и примеры их заполнения.
Сегодня одним из важнейших требований к системе управления является применение современных компьютерных технологий.
Компьютерные технологии обеспечивают высокую производительность процессов начиная со сбора информации и кончая математическими расчетами на всех этапах управления проектом. Они позволяют создавать единую электронную среду проекта и выполнять ряд трудоемких, но необходимых процессов, в том числе, планирования проекта. Процесс планирования проекта - один из самых сложных и ответственных. Неточности и несоблюдение правил планирования могут привести к фатальным для проекта ошибкам. Компьютерные технологии позволяют сформировать систему отчетов, которая дает возможность оценивать работу команды проекта, команды управления проектом.
Компьютерные технологии значительно облегчают ведение учета изменений - история изменения параметров проекта. Изменение в проекте -
это модификация утвержденного ранее содержания, сроков, ресурсов в проекте, а также установленных процедур. В управлении социальным проектом довольно часто приходится корректировать ход работ. Без истории изменений, внесение корректив, модификация проекта может стать неконтролируемым процессом, а сам проект может кардинально измениться относительно планируемых параметров.
Также компьютерные программы обеспечивают наличие системы напоминаний, деления проекта на задачи и подзадачи, возобновления завершенной задачи, построения структуры подчиненности и т.д.
Использование компьютерных технологий позволяет выстраивать более компактные технологические цепочки, что обеспечивает значительную экономию времени, затрачиваемого на разработку проекта, а также снижение себестоимость работ.
Компьютерные технологии обеспечивают возможность организации и проведения заочных переговоров, совещаний, консультаций. Программы позволяют систематизировать предложения партнеров, участников проектной
263
группы, экспертов и других заинтересованных лиц и принимать групповые решения в автоматическом режиме. (Подробно о пост - проектном анализе - И.Ф. Симонова «Социально - культурное проектирование: современные подходы и технологии», 2020. С.181185. URL http://irinasimonova.ru/files/doc103.pdf).
Компьютерные системы управления проектами
Впроектно-ориентированных организациях, реализующих относительно сложные, масштабные проекты, применяется компьютерная система управления проектами.
Компьютерная система управления проектами представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом,
воснове которого лежит программное обеспечение. Компьютерные системы управления проектами представляют собой часть более сложного комплекса технических средств, системных решений и программных продуктов, которые называют информационными системами.
Внастоящее время существует много веб-ориентированных сервисов, доступных через корпоративную сеть организации или сеть Интернет, которые значительно облегчают совместную работу распределенных участников.
Компьютерные системы управления проектами представляют собой проектно-ориентированное доступное всем участникам пространство для ведения проекта (проектов). Системы управления проектами обычно содержат панель состояния проекта, календарь, задачи (по проектам и ответственным), список сотрудников (с возможностью просмотра загруженности каждого), план проекта, сетевой график, отчеты по проекту, систему учета рабочего времени, систему сообщений, хранилище файлов и документов. (Подробно об этом С.В.Варламов, П.В.Скородумов «Система управления проектами организации: анализ подходов и существующих программных решений», 2015.
URL https://cyberleninka.ru/article/n/sistema-upravleniya-proektami-organizatsii- analiz-podhodov-i-suschestvuyuschih-programmnyh-resheniy).
Выбор компьютерной системы - оптимального программного обеспечения - можно так же рассматривать как достаточно сложный внутренний проект учреждения. Прежде, чем сделать выбор, необходимо составить перечень требований по функциям, которыми должна обладать система управления проектами, подходящая для организации и ранжировать эти функции по значимости. Следует также изучить современные программные продукты, провести анализ наиболее часто используемых,
264
рассмотреть их «плюсы» и «минусы». Как правило, при выборе программного обеспечения возникает необходимость получить консультацию специалиста. Делая окончательный выбор, следует взвесить все преимущества и недостатки в перспективе и оценить все отступления от изначально определенных требований. (Подробно об этом О.М. Янбулатова «Программное обеспечение для управления проектами», 2007. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/programmnoe-obespechenie-dlya-upravleniya- proektami).
Программное обеспечение должно удовлетворять требованиям команды проекта, обеспечивать полную и качественную поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами, реализуемыми в учреждении. Для выбора компьютерной системы управления проектами следует опираться на несколько критериев, в том числе, пользовательский интерфейс, управление данными, механизм планирования, обеспечение совместной работы.
Пользовательский интерфейс.
Характеристики, обеспечивающие ввод и просмотр информации: гибкость организации экранных форм, доступность системы помощи, удобство средств редактирования, наличие мастеров и шаблонов.
Пользовательский интерфейс может рассматриваться с точки зрения простоты освоения программным средством и оцениваться по следующим параметрам: легкость изучения и использования, гибкая система контекстного поиска, наличие системы макросов (формул), обучающие программы.
Управление данными.
Управление данными должно предоставлять развитые возможности по доступу и передачи информации из различных источников, структуризации, хранению, администрированию и адаптации данных проекта.
Механизмы планирования.
Критерии выбора механизмов планирования включают список основных возможностей, в том числе, создание рабочей области проекта, различных календарей выполнения работ, временных графиков, расписания работ проекта, наличие информации о статусе работ, фактических затратах и др.
Обеспечение совместной работы.
Системы, обеспечивающие совместную работу не только расширяют круг пользователей, имеющих доступ к данным проекта, улучшают кооперацию между пользователями, но также повышают эффективность работы. Наличие Web-браузера и возможности работы через сеть Интернет важное достоинство для системы управления проектами.
265
Вопросы для самоконтроля
1.Процесс управления проектов предполагает создание системы управления проектами. Назовите важнейшее свойство системы управления проектами.
2.Назовите основные элементы системы управления проектами. Какой элемент системы управления проектами является основным?
3.Система управления проектами в своем составе имеет три связанные друг с другом подсистемы. Назовите их и дайте им краткую характеристику.
4.В чем заключается главная задача внедрения системы управления проектами в организации?
5.Систему управления проектами следует внедрять там, где это представляется целесообразным. В каких случаях систему управления проектами не нужно внедрять в организации?
6.Внедрение системы управления проектами дает ряд возможностей, преимуществ. Назовите преимущества, которые получает организация от внедрения системы управления проектами.
7.При создании системы управления проектами в организации необходимо опираться на ряд требований. Назовите основные требования.
8.Одним из важнейших требований к системе управления является применение современных компьютерных технологий. Какие преимущества дает использование компьютерных технологий?
9.В организациях, реализующих проекты, применяется компьютерная система управления проектами. Что такое компьютерная система
управления проектами и в каких случаях ее целесообразно внедрять и использовать?
10.Выбор программного продукта и построение компьютерной системы управления проектами - это достаточно сложный внутренний проект учреждения. Назовите основные критерии выбора программного продукта.
Рекомендуемая литература
Основная литература
1.Варламов С.В., Скородумов П.В. Система управления проектами организации: анализ подходов и существующих программных решений// Вопросы территориального развития. 2015. № 5 (25). С.1- 10.
2.Симонова И.Ф. Социально - культурное проектирование: современные подходы и технологии: учебное пособие. — СПб.: Наукоемкие
технологии, 2020. — 250 с.
266
Дополнительная литература
1.Селезнев К. Р. Главные тренды современного управления проектами в 2019 году // Вопросы управления. 2019. №5 (60). С. 104—112.
2.Янбулатова О. М., Гордиенко С. А., Энис А. Э., Кирса Т. Г. Программное обеспечение для управления проектами // ГИАБ. 2007. №4. С.314-374.
Организация управления проектами
Успех системы управления проектами решающим образом зависит от организации управления.
Организационная схема проекта
Организационная схема проекта отражает субординацию и взаимоотношения в проектной команде, в команде управления проектом. Организационная схема проекта состоит из трех уровней:
1.Непосредственное управление проектом (уровень проекта).
2.Позиционирование команды управления в общей схеме учреждения (уровень учреждения).
3.Управление с привлечением сторонних организаций, включая всех соучастников проекта (внешний уровень).
Первый уровень: непосредственное управление проектом (уровень проекта).
Задача руководителя проекта состоит в нахождении баланса между необходимой дисциплиной и максимальным использованием творческого потенциала команды проекта.
Второй уровень: позиционирование управляющей команды в общей схеме учреждения (уровень учреждения).
Проекты, как правило, требуют непосредственного взаимодействия специалистов разных подразделений организации. Привлечение специалистов может принимать формы разовых консультаций (юристы), периодическое участие (по графику), участие для выполнения определенных функций (проведение экспертиз, расчетов, платежей) и т.д. Участие специалистов других подразделений в проектной деятельности, в управлении проектом может быть основано на прямом участии или с разделением подчиненности (линейном или функциональном). При линейном подчинении руководитель проекта распоряжается рабочим временем привлеченного специалиста, дает ему поручения. При функциональном подчинении специалисты должны согласовывать свои действия с руководителем подразделения, в котором они работают.
Схемы управления проектами с привлечением специалистов других департаментов называются матричными схемами. Матричное распределение
267
можно построить по функциям, выполнению процессов, по полномочиям, по ответственности и т.д. (Подробно об этом см. далее «Матричная структура») Третий уровень: управление с привлечением сторонних физических и юридических лиц (внешний уровень).
Команда управления проектом может формироваться как из специалистов учреждения (родительская организация), так и с участием привлеченных специалистов. Привлечение специалистов в команду управления (как и при оформлении подряда на другие виды работ), производится на контрактной основе (договор с физическим или юридическим лицом).
Юридические и физические лица (внешние по отношению к учреждению, исполняющему проект) приглашаются для выполнения следующих функций:
управление проектом (физического лица - руководителя проекта, или юридического лица - управляющей компании);
предоставление консультаций;
экспертные работы;
разработка плана проекта;
контроль исполнения планов проекта;
финансового надзора, в том числе, управление в целом бюджета проекта;
подготовка отчетности для заказчика (в сложных, масштабных проектах);
выполнение технического надзора;
поиск поставщиков, проведение конкурсов и тендеров;
подготовка и заключение контрактов, сопровождение и др.
При заключении контракта, с точки зрения интересов сторон,
рекомендуется максимально полно и четко описать и зафиксировать следующие аспекты:
выполняемые функции;
выполняемые работы и услуги (следует отделять постоянно выполняемые функции от разовых работ или услуг);
реестр специалистов исполнителя, участвующих в исполнении обязанностей по договору, место их работы, почасовой график работы);
степень подчиненности специалистов руководителю проекта;
право заказчика требовать замены специалистов;
форма отчета, график отчетности;
ответственность сторон.
268
В том случае, когда речь идет о передаче функций управления проектом юридическому лицу (управляющей компании), как правило, применяется вариант полной ответственности управляющей компании за исполнение бюджета, срока и т.д.
Основные правила создания организационной схемы
Создание организационной схемы представляется обязательным мероприятием, где необходимо следовать определенным правилам. Прежде всего, организационная схема должна включать всех лиц, имеющих то или иное отношение к выполнению проекта. Она должна максимально обеспечивать иерархическое единоначалие. Участники проекта, не включенные в иерархию должны быть названы персонально. С теми участниками, которые не включены в иерархическую вертикаль, должны быть установлены и зафиксированы подробные правила взаимодействия. Для взаимодействия с внешними физическими и юридическими лицами должен быть установлен перечень ответственных (уполномоченных) и полномочных лиц.
Под организационной формой понимается определённая организация взаимодействия и взаимоотношений между всеми участниками проекта. Организационная форма определяется распределением функций между участниками проекта.
Система взаимодействия - это правила, способы и инструменты передачи информации между всеми соучастниками проекта, а также способы принятия решений и способы контроля выполнения решений. Система взаимодействия и управления коммуникациями разрабатывается и используется на самых ранних этапах жизненного цикла проекта и поддерживается до его завершения. Она отражается в организационной схеме
исодержит:
используемую электронную среду;
порядок принятия решений;
список уполномоченных лиц;
способ передачи документов;
метод нумерации документов и точки входа - выхода;
списки рассылки и порядок их формирования;
порядок согласования.
Единая электронная среда
Участники проекта должны договориться об использовании единой электронной среды, в которой будет осуществляться создание, передача и просмотр документов. К такому программному обеспечению относят
269