Лабораторная работа 3 Контрольные вопросы
Дайте понятие запроса.
Какие типы запросов используются в Access?
Какие пособы создания запросов вам известны?
Понятие запроса на выборку.
Как создается простейший запрос с помощью мастера?
Как создать запрос на выборку с помощью конструктора?
Какова структура запроса и каков порядок ее заполнения?
Как задается условие отбора в запросе на выборку?
Как создается вычисляемое поле в запросе?
Как создается запрос с вычислением итоговых данных, в чем его особенность?
Понятие запроса на изменение.
Какие типы запросов на изменение вам известны?
Как создается запрос на изменение с созданием новой таблицы?
Понятие запроса с параметром и чем он отличается от запроса на выборку?
Правило построения выражения в вычисляемых запросах?
Лабораторная работа 4 Access. Формы и отчеты
Запустите Access и откройте вашу базу данных, которую вы создали в лабораторной работе 1.
Работа с формами.
Access позволяет организовать удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя для работы с данными с помощью форм. Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Формы представляют более удобный способ просмотра и правки, чем режим Таблицы. В форме отображается одна запись, что позволяет сосредоточиться на ней и предотвратить ошибки ввода. Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.
Создание формы с помощью инструмента «Форма»
При помощи инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.
Использование инструмента «Форма» для создания новой формы
В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.
На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма.
Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.
Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице «Сотрудники», и между таблицами «Сотрудники» и «Заказы на работу», «Необходимые ресурсы» определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы «Заказы на работу», относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму. Создайте форму «Сотрудники» и сохраните, назвав, Форма - сотрудники.
Создание формы при помощи Мастера форм
С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью Мастера, а затем усовершенствовать их с помощью Конструктора.
Для создания формы при помощи мастера должна быть нажата кнопка Другие Формы. В списке форм выберите режим Мастер форм. В диалоговом окне Создание форм в списке Таблицы и запросы выберите таблицу Оборудование. Из списка Доступные поля переместите все поля в список Выбранные поля кнопкой >> и нажмите кнопку Далее. В следующем окне диалога выберите для формы стиль Ленточный и щелкните на кнопке Далее. В списке третьего окна выберите понравившийся вам вариант оформления и нажмите кнопку Далее. В последнем окне мастера введите название формы, установите переключатель на Открытие формы для просмотра и ввода данных, если он не был установлен, и нажмите кнопку Готово. Откроется форма, которую вы создавали. Так как в таблице Оборудование уже были сделаны записи, то вы сразу же их увидите в форме. Просмотрите все записи через форму, которые есть в таблице. Установите 6 запись и внесите данные (свои), используя уже эту форму, а затем закройте форму.
Создайте самостоятельно форму с использованием режима Мастер на основе таблицы Клиенты, только форму выберите Табличную.
Создание формы при помощи режима Конструктор
Недостаток форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных записей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.
Для создания формы в режиме Конструктор при нажатой кнопке Формы выберите режим Создание формы в режиме конструктора. В окне конструктора присутствует пустая форма с разметочной сеткой (Область данных), вертикальные и горизонтальные линейки, помогающие позиционировать объекты. В окне конструктора форм присутствует также панель инструментов Панель элементов (Toolbox), необходимая для добавления элементов на форму. Для связывания формы с источником данных вызовите контекстное меню свободного места окна конструктора форм или, нажав клавишу F4 или используя панель Конструктор группа Сервис выберите команду Страница Свойств. В открывшемся новом диалоговом окне Свойства формы выберите вкладку Данные и щелкните на стрелке поля Источник записей. Откроется список таблиц, выберите из него таблицу Клиенты. Откроется небольшое окно со списком полей этой таблицы. Используя технологию Drag & Drop, перетащите названия полей в область данных формы. При этой операции Access создает элемент управления поле, а также подпись для каждого названия. Сохраните инструкции SQL и обновление свойства. Откроется Область данных на панели Конструктор группа Сервис нажмите кнопку Добавить поле. Появиться область Список полей перетащите поля в форму. Поле и подпись связаны между собой, для их перемещения по полю их предварительно выделяют двойным щелчком мыши. Если необходимо перемещать эту связку вместе, то щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTR. Затем перетащите выбранные поля в форму.
Разместите поля на поле как вы найдете нужным. Увеличьте размеры присоединенной надписи и связанного поля (выделите и растащите, предварительно установив указатель на один из маркеров выделения).
Проведите оформление новой формы: выделите созданные объекты и установите для них цвет заливки, цвет текста, цвет линии, толщину линии, используя соответствующие кнопки на панели инструментов, щелкните в области данных, выведите контекстное меню и выберите цвет фона.
Добавьте в форму заголовок и примечание, для этого выберите в панель Конструктор группа Элементы управления щелкните по кнопке Заголовок панели инструментов. Растяните прямоугольник мышью в разделе Заголовок формы и введите название формы Список клиентов.
Отформатируйте заголовок формы, для этого выделите надпись в области заголовка, откройте контекстное меню выделенного объекта, выберите пункт Свойства, выберите вкладку Все, далее выберите тип фона и цвет, оформление, цвет текста, размер шрифта, насыщенность и курсив. После выбранных свойств закройте диалоговое окно. Если текст в надписи не виден, то увеличьте рамку надписи. Выберите цвет фона в области заголовка.
Выделите область примечания. Вставьте в область примечания рисунок (панель Конструктор группа Элементы управления щелкните по кнопке Рисунок). Выделите объект рисунка, откройте его контекстное меню, выберите пункт Свойства. В открывшемся окне Свободная рамка объекта и вкладка Все выберите пункт Установка размеров, откройте его список и выберите пункт Вписать в рамку. Установите: тип фона - прозрачный, тип границы - отсутствует, цвет границы подберите равный цвету фона.
Используйте режим Форма (кнопка на панели инструментов) для временного выхода из режима конструктора и просмотрите форму, если что-то вас не устраивает в ней, то вернитесь обратно в режим конструктора и исправьте, а затем закройте окно формы с сохранением ее под именем Клиенты
Работа с отчетами
Отчет позволяет выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и распечатать. Отчет, как и форма, может быть создан следующими способами: Автоматическим, с помощью Мастера, с помощью Конструктора.
Автоматическое создание отчета
Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом.
Создайте автоотчет на основе таблицы Сотрудники и сохраните его под именем Список сотрудников. Для этого необходимо на панели Создание выбрать группу Отчеты нажать кнопку Отчет, в окне базы данных. Просмотрите данный отчет, нажав, кнопку Предварительный Просмотр на панели Главная группа Режимы.
Создание отчета с помощью Мастера отчетов
Еще одним и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (включающие или не включающие подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.
Создайте отчет на основе таблицы Клиенты и сохраните его под именем Список клиентов. Для этого находясь во вкладке Отчеты выберите режим Мастер отчетов. В открывшемся диалоговом окне Создание отчетов в списке поля Таблицы и запросы выберите таблицу Клиенты. В списке Доступные поля выделите все поля и переместите их в список Выбранные поля и нажмите кнопку Далее. В следующем окне в списке Добавить уровни группировки выберите поле Название и стрелкой > переместите в правую часть окна на лист и нажмите кнопку Далее. В следующем окне выберите порядок сортировки По возрастанию и нажмите кнопку Далее. В следующем окне выберите вид макета для отчета Блок, ориентация Альбомная и нажмите кнопку Далее. Выберите требуемый стиль Деловой и нажмите Далее. Введите название отчета Список клиентов и нажмите кнопку Готово. Просмотрите отчет и закройте его окно.
Создание отчета при помощи Конструктора
При создании и модификации отчетов можно удалять, добавлять, перемещать области вместе с расположенной в них объектами, устанавливать цвета и управлять параметрами отображения любых элементов и областей отчетов.
Создайте отчет при помощи конструктора на основе запроса Общая сумма исполнителям. Для этого нажмите вкладку Отчеты нажмите кнопку Отчет выберите режим Конструкториз группы Режимы, а внизу окна из списка выберите название запроса Общая сумма исполнителям и нажмите кнопку ОК. Откроется окно отчета, панель элементов управления и небольшое окно списка полей запроса. Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул. Размер каждого раздела можно менять, перетаскивая границы левой кнопкой мыши. Кроме этих разделов отчет должен еще содержать Заголовок и Примечание. Перетащите поля Фамилия сотрудника и Стоимость на отчет в область данных из окна списка. Удалите надписи для этих полей. Разместите эти два поля напротив друг друга в строке. Уменьшите область данных так, чтобы в ней была видна только эта строка с полями. В область верхнего колонтитула поместите две надписи, используя кнопку Заголовок на Панели элементов управления. Надписи поместите так, чтобы они находились над полями в области данных. В левую надпись введите текст Фамилия, а в правую – Сумма на руки. В область заголовка, используя тоже Заголовок, введите название Ведомость начисления заработной платы. А область примечаний используйте для вычисления итоговых данных. Для этого в область Примечаний поместите элемент управления Поле. Измените надпись в подписи на Общая сумма, а в пустое поле введите формулу =Sum([Sum-Стоимость]). Просмотрите отчет кнопкой Предварительный просмотр. Отчет должен представлять собой список сотрудников с причитающимися каждому определенной суммы денег и в конце отчета должна быть выведена общая сумма. Задайте вашему отчету цвет, шрифт, введите рисунок. Сохраните отчет под именем Ведомость.
Завершение работы с базой данных
Завершите работу с Access. Копию файла базы данных сделайте на свой электронный носитель.