Excel__форматирование_ данных_4

ЛЕКЦИЯ 3

ЗАДАНИЕ ПАРАМЕТРОВ ФОРМАТИРОВАНИЯ В MICROSOFT EXCEL

1. Форматирование ячеек и данных

Форматирование придает таблицам, созданным в табличном процессоре, законченный вид и позволяет акцентировать внимание пользователей на нужных деталях.

Вводимые в рабочую книгу данные могут восприниматься как числовые (включая дату, время и формулы) или как текст. Это зависит от символов, которые пользователь использует при их наборе и от контекста, в котором они вводятся. Числовые данные помимо цифр могут включать следующие символы:

.	,	(	)	%
Е	е	/	:	^

Примеры:

02.04.06 – символ «.» используются в качестве разделителя в дате; 5,67 – символ «,» используется в качестве разделителя целой части от

дробной в десятичной дроби; 2Е5, 2е5 – символ «Е» и «е» используется для представления чисел

экспоненциальной форме (2Е5 ↔2·105).

=(А3^2+6)/10 – скобки «(« и «)» используются в формулах, символ «^»символ обозначает возведение в степень, символ «/» –операцию деления;

А3:В17 – символ «:» используется при задании диапазона ячеек.

Если же вводимые данные состоят из различных символов или произвольного сочетания чисел и символов, которое Microsoft Excel не воспринимает как число, формулу, дату, время, логическое значение, то они интерпретируются как текст.

Microsoft Excel позволяет форматировать (изменять представление и внешний вид) отдельные символы и ячейки, группы ячеек, целые листы и даже рабочие книги.

1

При задании группе ячеек определенного формата можно изменить формат отдельных ячеек.

Основные средства для форматирования в Microsoft Excel расположены в группах Шрифт, Выравнивание, Стили, Число, Ячейки вкладки Главная, в диалоговом окне Формат ячеек (открывается при щелчке по значку групп Шрифт, Выравнивание, Число или из контекстного меню) и на мини-панели, вызываемой при нажатии на ячейке правой кнопки мыши.

2. Форматирование данных

Настройка параметров шрифта

По умолчанию данные, введенные в рабочую книгу, отображаются шрифтом Calibri, обычным начертанием, размером 11, черным цветом на белом фоне. При необходимости пользователь может изменить эти настройки.

Для задания параметров шрифта (вид, начертание, цвет, размер, видоизменение) можно использовать инструменты с мини-панели, группы Шрифт вкладки Главная, либо со вкладки Шрифт диалогового окна Формат ячеек.

Выравнивание данных. Объединение ячеек

Если в ячейку вводится текст, то автоматически он выравниваются по левому краю ячейки, а если же число – то по правому краю. Такой тип выравнивания установлен по умолчанию. При необходимости пользователь может выравнивать данные по левому краю, по центру или по правому краю.

Для изменения типа выравнивания необходимо:

1)выделить ячейку или диапазон ячеек, для которых требуется изменить тип выравнивания;

2)открыть диалоговое окно Формат ячеек;

3)при необходимости перейти на вкладку Выравнивание;

4)задать тип выравнивания по горизонтали и вертикали, выбрав нужный вариант из соответствующих раскрывающихся списков;

2

5)для изменения направления текста в ячейке указать угол поворота текста в области Ориентация;

6)для переноса текста на новую строку по достижению правого края ячейки нужно включить флажок Переносить по словам;

7)если включить флажок Автоподбор ширины, то при изменении ширины столбца масштаб отображения текста в ячейке будет изменяться автоматически и текста всегда будет виден на экране (размер шрифта при этом не изменится);

8)если требуется объединить две или более ячеек в одну, то надо включить флажок Объединение ячеек;

9)щелкнуть на кнопке ОК.

Также для задания большинства из этих параметров можно воспользоваться элементами управления группы выравнивание, кнопки минипанели инструментов.

Форматирование числовых данных

Для форматирования (изменения внешнего вида) числовых данных необходимо:

1)выделить ячейки, которые надо отформатировать;

2)открыть диалоговое окно Формат ячеек;

3)при необходимости перейти на вкладку Число;

4)в поле Числовые форматы выбрать нужный формат (при этом в нижней части диалогового окна появится его описание) и выполнить дальнейшие действия, которые зависят от выбранного формата:

-при выборе форматов Числовой, Денежный, Финансовый, Процентный, Экспоненциальный нужно задать число десятичных знаков;

-при выборе формата Числовой включить флажок Разделитель групп разрядов, если требуется;

3

-при выборе форматов Числовой, Денежный выбрать формат представления отрицательных значений, используя список Отрицательные числа,

-при выборе форматов Денежный или Финансовые нужно выбрать параметр в поле Обозначение, который задает знак денежной единицы, если требуется чтобы он выводился на экран;

-при выборе форматов Дата, Время, Дробный из списка Тип выбрать параметры отображения даты, времени и дробей;

5)щелкнуть на кнопке ОК.

Форматы Финансовый, Процентный и С разделителями можно установить с помощью кнопок группы Число. Для увеличения или уменьшения разрядности числовых значений можно также воспользоваться соответствующими кнопками этой группы. С помощью раскрывающейся кнопки Числовой формат, также расположенной в группе число можно выбрать один из предлагаемых форматов.

4. Форматирование ячеек

Чтобы привлечь внимание к содержимому ячеек можно изменить цветовой фон ячейки. Для этого необходимо:

1)выделить ячейки, подлежащие форматированию;

2)открыть диалоговое окно Формат ячеек;

3)перейти на вкладку Заливка;

4)в области Цвет фона выбрать желаемый цвет или задать узор;

5)щелкнуть на кнопке ОК.

Цвет фона ячейки можно также изменить, воспользовавшись кнопкой Цвет заливки группы Шрифт.

4

Для разделения ячеек и выделения данных в таблице применяются рамки. Чтобы задать обрамление ячейки или диапазона ячеек, нужно:

1)выделить ячейки, подлежащие форматированию;

2)открыть диалоговое окно Формат ячеек;

3)перейти на вкладку Граница (рис. 16);

4)в области Линии выбрать тип линии и цвет линии;

5)в области Все задать наличие внешних и внутренних границ, щелкая на соответствующей кнопке;

6)в области отдельные выбрать границы для выделенных ячеек, щелкнув на соответствующих этим границам кнопкам;

7)щелкнуть на кнопке ОК.

Задать границы ячеек можно также с помощью кнопки Границы, расположенной в группе Шрифт вкладки Главная ленты инструментов.

4.Изменение ширины столбца и высоты строки

Влекции 3 было отмечено, что по умолчанию Microsoft Excel задает одинаковую ширину всех столбцов и одинаковую высоту всех строк таблицы. Поэтому при вводе больших чисел и длинного текста последние символы либо "исчезают" (если соседняя ячейка заполнена), или "наползают" на соседнюю ячейку (если она пуста). Но введенное данное при этом находится в ячейке и полностью отображается в строке формул. Также в лекции 2 было рассказано как можно автоматически или вручную изменить ширину столбца (высоту строки).

Однако изменить ширину столбца или высоту строки можно с помощью элементов управления группы Ячейки.

Для изменения ширины столбца или высоты строки необходимо выполнить следующие действия.

1.Выделить столбец (строку), ширину (высоту) которого требуется изменить.

5

2.Щелкнуть на кнопке Формат группы Ячейки.

3.В раскрывшемся списке этой кнопки выбрать команду Ширина столбца (Высота строки);

4.Измените отображаемую ширину столбца (высоту строки) заданную по умолчанию (она показывает среднее число знаков цифр 0-9, набранных шрифтом, установленным по умолчанию, которое помещается в ячейке).

5.Нажмите кнопку ОК.

5.Форматирование с помощью стилей. Условное форматирования. Формат по образцу

Форматирование ячеек может быть осуществлено с использованием стилей – заготовок, включающих в себя определенный набор параметров форматирования ячеек. Удобство стилей заключается в том, что все ячейки, отформатированные одним стилем, будут изменять свой вид при редактировании параметров стиля.

Чтобы использовать готовый стиль, нужно выделить ячейки и по команде Главная – Стили – Стили ячеек применить нужный стиль. После применения стиля к ячейкам можно дополнительно использовать любые другие методы форматирования.

Чтобы внести необходимые изменения в существующий стиль, выберите Главная – Стили – Стили ячеек и на названии соответствующего стиля нажмите правую кнопку мыши. В диалоговом окне Стиль выберите кнопку Формат и внесите необходимые изменения для параметров стиля.

Чтобы создать свой стиль, отформатируйте ячейку нужным образом, выберите Главная – Стили – Стили ячеек – Создать стиль ячейки и задайте имя стиля.

Чтобы скопировать стиль из одной книги в другую, нужно использовать команду Главная – Стили – Стили ячеек – Объединить стили в книге, в которую

6

вы хотите скопировать нужный стиль. В диалоговом окне объединения стилей необходимо указать нужный для переноса стиль.

Форматирование с помощью объекта «таблица»

В Excel 2007 одной из наиболее значимых новинок являются объекты «таблица». Для превращения диапазона ячеек со структурированными данными

вобъект «таблица» необходимо выполнить команду Вставка – Таблицы – Таблица. После этого с данным объектом можно производить значительно больше операций, чем с просто выделенным диапазоном ячеек, в том числе применять некоторые особенные способы форматирования.

После создания таблицы на ленте главного меню становится доступной контекстная вкладка Работа с таблицами – Конструктор, на которой можно выбрать экспресс-стили для оформления таблиц. При выборе какого-либо стиля таблица на рабочем листе сразу принимает вид в соответствии с параметрами этого стиля. Также на панели Конструктор – Параметры стилей таблиц с помощью команд-флажков можно указать, какие элементы таблицы добавить или особым образом отформатировать (первый/последний столбец, чередующиеся строки/столбцы).

Можно создать и сохранить свой стиль для форматирования таких таблиц, для этого примените команду Экспресс-стили-Создать стиль таблицы и задайте необходимые атрибуты оформления.

Условное форматирование

Условное форматирование – это применения особого форматирования к содержимому ячеек при выполнении заданного условия. Если условие выполняется, то Microsoft Excel автоматически применяет выбранный формат к ячейке.

Такое форматирование удобно и наглядно, например, для анализа большого массива данных.Особенно оно полезно для выделения ошибочных результатов вычислений, некорректно введенных данных и для анализа данных

втаблице. Условное форматирование позволяет изменять стиль и цвет шрифта,

7

добавлять и убирать границы ячеек, изменять цвет и узор заливки, чтобы привлечь внимание к важным значениям в рабочем листе.

Обычно условное форматирование используется для выделения значений, которые нужно отслеживать или для выделения результатов формулы.

Для применения условного форматирования необходимо:

1)выделить ячейку или диапазон ячеек, которые нужно применить условное форматирование;

2)выполнить команду Главная – Стили – Условное форматирование.

3)В открывшемся меню для задания определенного правила выделения ячеек можно выбрать пункты:

–Правила выделения ячеек или Правила отбора первых и последних значений и задать необходимые условия.

–Либо создать свое правило отбора ячеек, использовав пункт Создать правило.

–Также ячейки со значениями могут быть выделены: - цветовыми гистограммами (Условное форматирование-Гистограммы)

–отображение в ячейке горизонтальной полоски длиной, пропорциональной числу в ячейке; - цветовыми шкалами (Условное форматирование – Цветовые шкалы) – задание фона ячеек градиентной заливкой с оттенком, зависящим от числового значения. (Например, при задании трехцветной заливки для значений меньше среднего применяется красный цвет фона, для средних – желтый, для больших – зеленый. Причем для заливки фона конкретной ячейки применяется свой оттенок цвета); - значками (Условное форматирование – Наборы значков) – вставка в ячейки определенных значков в зависимости от процентных значений в ячейках. (При задании этого вида форматирования процентная шкала от 0 до 100% разбивается на 3 равные части для набора из трех значков, на 4 – для четырех и т. д. и для каждой части процентной шкалы назначается свой значок).

8

Для проверки, редактирования, создания и удаления правил полезно использование Диспетчера правил условного форматирования, вызываемого командой Главная – Стили – Условное форматирование – Управление правилами.

Для удаления наложенных на ячейки правил условного форматирования можно использовать команду Главная – Редактирование – Очистить – Очистить форматы (будет удалено условное форматирование и другие параметры форматирования ячейки), либо Главная – Стили – Условное форматирование – Удалить правила (будет удалено только условное форматирование).

Формат по образцу

Полезной при форматировании является опция «Формат по образцу», вызываемая кнопкой группы Буфер обмена вкладки Главная. Она переносит параметры форматирования выделенной ячейки на новый фрагмент таблицы.

Чтобы перенести все заданные параметры форматирования на новый элемент необходимо:

-установить курсор в ячейке, параметры форматирования которой мы хотим использовать;

-нажать кнопку Формат по образцу на вкладке Главная – Буфер обмена (если необходимо форматировать за один раз несколько разных фрагментов, следует сделать двойной щелчок на кнопке);

-выделить ячейку, на которую надо перенести форматирование (если был сделан двойной щелчок на кнопке Формат по образцу, то можно выделять последовательно несколько ячеек; по завершении всей операции форматирования надо один раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу, чтобы «отжать» ее).

9