Excel__ввод_и_редактирование_ данных_

ЛЕКЦИЯ 2

ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В MICROSOFT EXCEL

1. Ввод данных

Все данные, которые вводятся в таблицу Microsoft Excel, размещаются и хранятся в ячейках. Каждая ячейка может вместить до 255 символов. В Excel используется два типа данных: константы и формулы. Константы включают в себя текст, числовые значения, включая дату и время, которые при вводе отображаются в ячейке таблицы и области ввода строки формул (рис. 1). Причем в одной ячейке может находиться либо число, либо текст, но не число и текст вместе. Формулы задают алгоритм вычислений, результаты которых отображаются в ячейках, а сама же формула, по которой происходит вычисление результата, – в области ввода строки формул (рис. 2).

Рис. 1. Константа в ячейке таблицы.

1

Рис. 2. Отображение формулы в таблице.

Чтобы ввести данные в ячейку надо выделить ее, а затем начать ввод, нажимая необходимые символы на клавиатуре. Причем, ввод десятичных дробей осуществляется со знаком «запятая» между целой и дробной частями числа.

Данные можно вводить непосредственно в ячейку рабочего листа или в область ввода строки формул. При этом вводимая информация отображается одновременно в этих двух местах. Для завершения ввода данных в ячейку следует выполнить одно из действий:

1)нажать клавиши Enter или Tab;

2)щелкнуть на кнопке ввода строки формул;

3)нажать одну из клавиш управления курсором.

По умолчанию Microsoft Excel задает одинаковую ширину всех столбцов таблицы. Поэтому при вводе больших чисел и длинного текста последние символы либо "исчезают" (если соседняя ячейка заполнена) (ячейка В13 на рис. 3), или "наползают" на соседнюю ячейку (если она пуста) (ячейка Е6 на рис. 3). Но при этом введенное данное находится в ячейке и полностью отображается в строке формул. В таких случаях следует изменить ширину столбца (высоту строки) автоматически или вручную.

2

Кроме того, в ячейке могут отобразится данные #####, если она содержит число, которое не помещается в столбце. Чтобы увидеть это число, надо увеличить ширину столбца.

Рис. 3. Отображение "длинных" данных в таблице.

Для автоматического изменения ширины столбца необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой, и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для изменения ширины столбца (высоты строки) вручную необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой (рис. 4) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) на новое место.

3

Рис. 4. Изменение ширины столбца вручную.

При этом во всплывающей подсказке будет выводиться

устанавливаемая ширина столбца. Она показывает среднее число знаков цифр 0-9, набранных шрифтом, установленным по умолчанию, которое помещается в ячейке, а также ширину столбца в пикселях).

Для того чтобы изменить ширину сразу нескольких столбцов надо выделить столбцы, ширину которых требуется изменить, а затем перетащить правую границу заголовка любого выделенного столбца. Аналогичным образом можно изменить высоту сразу нескольких строк.

2.Ускоренный ввод данных

ВMicrosoft Excel ввод данных можно облегчить с помощью средств Автозавершение, Выбор из списка и Автозаполнение, а также используя маркер заполнения.

Средство Автозавершение завершает ввод текстовых данных вместо пользователя. По мере ввода символов в ячейку Автозавершение проверяет все ячейки столбца, начиная с текущей и заканчивая первой пустой ячейкой. Если

4

оно обнаружит в столбце элемент данных, начинающийся с введенных символов, то оставшиеся символы будут введены автоматически по найденному образцу.

Предположим, что в столбце есть последовательность текстовых данных, например названия городов: Киев, Кишинев, Кисловодск. Первые две буквы у них одинаковые. При вводе в новую ячейку столбца первых трех букв Киш средство Автозавершение вставит слово Кишинев (рис. 5). Если надо ввести другое слово, то нужно продолжить ввод оставшихся символов. Если надо ввести именно слово Кишинев, нужно нажать Enter. Средство Автозавершение очень облегчает ввод больших массивов текстовых данных, особенно в случаях, когда различия в словах начинаются со второй или третьей буквы.

Рис. 5. Средство Автозавершение.

Средство Автозавершение не работает с числовыми значениями.

Средство Выбор из списка применяется, если пользователь знает, что необходимый текст уже введен в одну из ячеек данного столбца. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на активной ячейке и из контекстного меню выбрать пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Под активной ячейкой раскроется список, в котором будут представлены все введенные в этот столбец текстовые данные (рис. 6). Пользователь должен щелкнуть левой кнопкой мыши на том элементе списка, который необходимо поместить в активную ячейку.

5

Рис. 5. Средство Выбор из списка.

Средство Выбор из списка, как и средство Автозавершение, работает

только с содержимым ячеек столбца неразделенных пустыми ячейками и не работает с числовыми значениями.

Для того чтобы заполнить ячейки строки или столбца повторяющимися значениями, можно воспользоваться заполнением с помощью маркера заполнения (черный квадрат в правом нижнем углу ячейки_ (рис. 7).

Рис. 7. Маркер заполнения.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1)ввести в ячейку значение, которым требуется заполнить строку или столбец;

2)снова выделить эту ячейку;

3)подвести указатель мыши к маркеру заполнения, так чтобы указатель мыши принял вид черного крестика;

6

4)удерживая нажатой левую кнопку мыши, протащить указатель, принявший вид крестика, по нужным ячейкам строки (столбца) (рис. 8).

Рис. 8.

Для заполнения ячеек строки ли столбца последовательностью чисел, в которой каждое следующее число отличается от предыдущего на одно и то же значение (арифметической прогрессией) можно:

1)ввести в ячейку значение первого члена арифметической прогрессии;

2)ввести в соседнюю ячейку строки или столбца второй член арифметической прогрессии;

3)выделить обе ячейки;

4)удерживая левую кнопку мыши, протащить маркер заполнения вправо (если надо заполнить ячейки строки) или вниз (если нужно заполнить ячейки столбца) (рис. 9)

Рис. 9. Заполнение ячеек столбца значениями арифметической прогрессии с помощью маркера заполнения.

7

Также для задания прогрессии, можно воспользоваться кнопкой Заполнить группы Редактирование вкладки Главная и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.

Microsoft Excel позволяет вводить в таблицу часто повторяющиеся списки с помощью средства Автозаполнение. После установки Microsoft Excel уже содержит списки дней недели и месяцев. В одних из них их элементами являются полные слова, а в других – общепринятые сокращения:

-Январь, Февраль, Март, …, Декабрь;

-Янв, Фев, Мар, …, Дек;

-Понедельник, Вторник, Среда, …, Воскресенье

-Пн, Вт, Ср, …, Вс.

Чтобы автоматически ввести один из этих списков, следует:

1)ввести в ячейку первый элемент списка;

2)выделить эту ячейку;

3)удерживая нажатой левую кнопку мыши протащить маркер заполнения вправо или вниз (рис. 10).

Рис. 10. Средство Автозаполнение.

Если надо использовать собственные, не встроенные списки, то пользователь может назначить их для автозаполнения. Для этого необходимо:

1)в меню кнопки Office щелкнуть на кнопке Параметры Excel;

2)в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Основные щелкнуть на кнопке Изменить списки;

8

3)в открывшемся диалоговом окне Списки в поле Списки выбрать элемент Новый список;

4)щелкнуть в поле Элементы списка и ввести свой список, используя клавишу Enter для разделения элементов списка (рис. 11);

5)задав последний элемент списка, щелкнуть на кнопке Ок.

Рис. 11. Создание собственного списка автозаполнения.

Новый список автозаполнения можно создать и на основе уже введенного

втаблицу списка значений:

1)выделить диапазон ячеек, содержащий список;

2)в меню кнопки Office щелкнуть на кнопке Параметры Excel;

3)в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Основные щелкнуть на кнопке Изменить списки;

4)в открывшемся диалоговом окне Списки щелкнуть на кнопке Импорт.

5)щелкнуть на кнопке Ок.

9

Рис. 12. Создание списка автозаполнения на основе уже введенного в таблицу списка значений.

3. Редактирование данных

Данные, вводимые в ячейку Microsoft Excel, можно редактировать прямо при их вводе. Редактирование уже введенных данных можно осуществлять двумя способами – непосредственно в ячейке (для этого нужно перейти в режим редактирования) или используя область ввода строки формул. Для перехода в режим редактирования можно либо дважды щелкнуть на ячейке, либо нажать клавишу F2. Для редактирования данных с помощью строки формул, необходимо выделить ячейку и один раз щелкнуть в области ввода строки формул. Редактирование данных в ячейке осуществляется аналогично редактированию текста в Microsoft Word. Для удаления символа, расположенного слева от курсора используют клавишу Backspace, а для удаления символа, расположенного справа от курсора – Delete. При вводе и

10