Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Челябинский государственный университет»

Кафедра русского языка

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

ФИО студента: ________________________________________________

Направление, группа: ____________________________________________

Период обучения: _____________________________________________

Преподаватель: _______________________________________________

Составитель:

Доцент, к. филол. н. Шарафутдинова О.И.

Челябинск, 2015

Дата:

Модуль 1. Основные понятия и термины. Общие положения дисциплины. История изучения

Задание 1. Ответьте на вопросы: как вы думаете, почему студенты изучают дисциплину «Документирование управленческой деятельности»? Какова цель ее изучения и каково назначение дисциплины?

Задание 2. Пользуясь учебной литературой и Интернет-ресурсами, найдите определения следующих понятий:

1) документ

2) делопроизводство

3) документирование

4) реквизит

5) формуляр

6) носитель информации

7) юридическая сила

8) документооборот

9) система документации

Примечание. Не забудьте указать источник информации – автора, название учебного пособия/ статьи, интернет-адрес.

Внимание! Любой официальный документ выполняет несколько функций. Функции делятся на общие и специальные. К функциям официального документа относятся следующие: 1) информационная, 2) социальная, 3) коммуникативная, 4) культурная, 5) управленческая, 6) правовая, 7) функция исторического источника.

Задание 3. Объясните, как вы понимаете сущность каждой функции. Подкрепите ваши рассуждения цитатами из учебной литературы. Разделите вышеперечисленные функции документа на общие и специальные.

Задание 4. Перечислите этапы развития системы государственного документирования. Кратко охарактеризуйте каждый этап.

Дата:

Модуль 2. Основы делопроизводства

2.1 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДОУ

Внимание! Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, зоны и последовательность их размещения на стандартном листе бумаге. Предыдущий ГОСТ – ГОСТ Р 6.30 – 97.

Задание 1. Сравните ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ГОСТ Р 6.30 – 97. Укажите основные различия (не менее трёх).

Внимание! Требования к составу реквизитов определяются и другими государственными стандартами на управленческую документацию:

1) ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

2) ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа, и являются обязательными.

Другие документы:

А) Общероссийский классификатор управленческой документации (1999 г.).

Б) Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (2001 г.).

В) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000 г.).

Г) Основные правила работы архивов организаций (2003 г.).

Д) Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г.).

2.2 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ РЕКВИЗИТОВ

Внимание! Стандартом установлен следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер юридиче-

ского лица (ОГРН);

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины

постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Задание 2. Найдите описание каждого реквизита и требования, предъявляемые к каждому реквизиту (5 реквизитов по выбору студента).

Образец:

Государственный герб Российской Федерации (01)

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – № 52. – Ч. 1. – Ст. 5021). Право располагать государственный герб на официальных документах принадлежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, налоговых служб и т.д. Модификация и изменение Государственного герба карается законом.

Задание 3. Ответьте на вопросы:

1. Все 30 реквизитов используются в любом официальном документе? Ваш ответ аргументируйте.

2. Чем определяется состав и количество реквизитов?

3. Как вы думаете, существуют ли взаимоисключающие реквизиты? Приведите примеры.

2.3 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Внимание! Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Различают три вида бланков: 1) общий бланк, 2) бланк письма, 3) бланк конкретного вида документа.

Задание 4. Ответьте на вопросы:

1. Какова цель использования бланков? Почему они используются в делопроизводстве?

2. Опишите каждый вид бланка: укажите назначение и состав реквизитов.

Задание 5. Приведите примеры каждого вида бланков. При изображении учитывайте состав реквизитов и схему их расположения на стандартном листе бумаги.

Примечание. Задание 5 выполняется на отдельных листах бумаги и включается в рабочую тетрадь.

2.4 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Внимание! Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов: 1) организационно-распорядительная документация (ОРД), 2) справочно-информационная документация (СИД); 3) документы по личному составу (ДЛС).

Задание 6. Распределите документы в три группы по видам (ОРД, СИД, ДЛС): положения, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, уставы, инструкции, заявления, приказы, решения, трудовые книжки, протоколы, штатное расписание, регламент, письма, телеграммы, телефонограммы, справки, акты, приказы, личные дела, характеристики, анкеты, резюме, договоры.

Задание 7. Найдите в учебной литературе другие типы классификаций документов, кратко запишите их, указывая источник – учебник, статью или Интернет-ресурс.

Задание 8. Найдите формуляры и составьте следующие виды документов: 1) устав, 2) должностная инструкция, 3) приказ по основной деятельности, 4) выписка из приказа, 5) постановление, 6) распоряжение, 7) акт, 8) протокол, 9) докладная записка, 10) служебная записка, 11) письмо, 12) справка, 13) приказ по личному составу, 14) резюме, 15) заявление (5 документов по выбору студента).

Примечания: 1) задание 8 выполняется на отдельных листах бумаги и включается в рабочую тетрадь.

2) зачетные задания будут включать в себя правила оформления тех видов документов, которые указаны в задании 8.

Задание 9. Опишите систему хранения кадровых документов: правила хранения, особенности формирования личных дел и т.п.

Задание 10. Охарактеризуйте трудовую книжку как документ: правовая база, содержание трудовой книжки, особенности оформления и т.д.

Дата:

Модуль 3. Делопроизводство по личному составу

Задание 1. Какова схема последовательного движения документов при приеме на работу? Какие документы необходимы для приема на работу? Правильно составьте схему из указанных документов: личное дело (личная карточка Т 2); запись в трудовую книжку; заявление или трудовой контракт; лицевой счет по зарплате.

Задание 2. Назовите основные документы по личному составу.

Задание 3. Что такое заявление? Формат заявления. Назовите реквизиты заявления.

Укажите ошибки в примере адресата заявления:

ректору государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Челябинского государственного университета»

Диане Александровне Циринг

От студента ИЭОБА

Иванова И.И.

Найдите образец и напишите заявление (*задание выполняется на отдельном листе и вкладывается в рабочую тетрадь).

Задание 4. Что такое трудовой контракт? Назовите содержание реквизитов трудового контракта.

Найдите образец трудового контракта и заполните его (*Вы являетесь работником какой-л. организации).

(*Задание выполняется на отдельном листе и вкладывается в рабочую тетрадь).

Задание 5. Что такое трудовая книжка. Какие данные работника в ней указываются?

Задание 6. Дайте определение понятия «личная карточка Т 2». Охарактеризуйте основные разделы личной карточки.

Задание 7. Что представляет собой личное дело? Какие документы входят в личное дело?

Задание 8. Назовите основные отличия резюме от автобиографии?

Напишите резюме и автобиографию (*задание выполняется на отдельном листе и вкладывается в рабочую тетрадь).

Дата:

Модуль 4. Организация документооборота

Внимание! Все документы организации представляют собой единый документопоток. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству и сложившимися в организации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную работу предприятия.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

В общем массиве документов организации различают 3 группы: 1) внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия; 2) исходящие, создаваемые для передачи информации; 3) входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц.

Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласование, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д. От четкой организации документационного процесса зависит оперативность работы.

Задание 1. Заполните таблицу «Основные виды работ с документами», используйте слова «обязательно», «возможно», «не используется».

д о к у м е н т и р о в а н и е	Операции делопроизводства	Внутренние документы	Исходящие документы	Входящие документы
	Составление проекта документа	обязательно	обязательно	не используется
	Согласование проекта документа со специалистами
	Печать и проверка правильности оформления документа
	Подписание, утверждение документа руководителем
	Регистрация
д о к у м е н т о о б о р о т	Прием, сортировка, обработка поступающих документов
	Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
	Контроль исполнения
	Исполнение документов
	Текущее хранение и использование
	Формирование дел
	Передача на архивное хранение или уничтожение документов

Внимание! «Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 – 98). По масштабам движения документов различают документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли, целого государства.

Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между: 1) пунктами обработки и создания информации и 2) пунктами технической обработки документов.

Задание 2. Перечислите пункты обработки/ создания документов и пункты технической обработки документов.

Внимание! Цель организации рационального документооборота - исключение возвратности движения документов.

Маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовых документов и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.

Задание 3. Назовите факторы, характеризующие режим движения документов.

1)

2)

3)

Задание 4. Пользуясь учебной литературой или опытом работы в службах ДОУ, опишите:

1. процесс приема и обработки входящих документов;

2. процесс рассмотрения документов руководством (резолюция);

3. этапы работы с исходящими документами;

4. текущее хранение и использование документов

5. принципы работы с конфиденциальными документами.

Примечание. Задание 4 выполняется на отдельных листах бумаги и включается в рабочую тетрадь.

Список литературы

1. Госты

1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. – ИПК Изд-во стандартов, 2003.

2. ГОСТ 6.10.4.84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Изд-во стандартов, 1984.

3. ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М.: Изд-во стандартов, 1987.

4. ГОСТ Р 51141–98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

6. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения.

7. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: Главархив, 1982.

8. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов. Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 1993.

9. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. М., 2000.

10. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

2. Справочники и учебные пособия

1. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 591 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2002. – 192 с.

3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: Изд-во «ПРИОР», 5-е изд., доп. и перераб. – 2000. – 144 с.

4. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999. – 303 с.

5. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. – Кн. 1. Управленческое документоведение. – УрАГС: Екатеринбург, 2002. – 176 с.

6. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. М., 1994.

7. Документы и делопроизводство. Справочное пособие / Сост. М.П.Лихачев. М., 1991.

8. Секретарское дело: Учебное пособие. М., 1996.

9. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М., 2001.

10. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие. Омск: Издание ОмГУ, 2004.

3. Электронные ресурсы

ГОСТ Р 6.30-2003

http://zakon.kuban.ru/nd2/2003-3/65st-03.shtml

http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659

http://www.directum.ru/448315.aspx

http://www.in4business.ru/articles/subject_289/article_116.html

http://doc-style.ru/ND/?id=1.3

Внедрение национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

http://www.intertrust.ru/analytics/articles/355/

Нормативное регулирование делопроизводства

http://www.intertrust.ru/analytics/articles/362/

Структура и реквизиты документа

http://www.intertrust.ru/analytics/articles/327/

В.Ф. Янковая. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: что нового? http://www.profiz.ru/sr/4_2006/1571/