Курс Менеджмент 3 лекции

Тема 4. Функции и методы управления

Аннотация Рассмотрены основные и конкретные функции управления организацией,

методы воздействия на трудовые коллективы. Внимание уделено особенностям методов воздействия и их проявлениям. Рассмотрены вопросы руководящих воздействий, внутренней культуры организации и стили руководства.

Ключевые слова: планирование, организация, мотивация, контроль, координация, конкретные функции, внутренняя культура коллектива, регламентация управления, иерархия потребностей, стимулы, методы воздействия, стиль управления.

Рассматриваемые вопросы: 1. Основные функции управления.

2.Конкретные функции управления.

3.Методы управления.

4.Стили управления.

4.1.Основные функции управления

Выделение в управлении отдельных функций – объективный процесс, порождаемый сложностью производства и управления им. Возникновение функций управления – результат дифференциации целенаправленных воздействий, разделения и специализации труда в сфере управления.

Содержание производства всегда конкретно, но сущность процесса производства и управления им всегда остается одинаковой не зависимо от того, какие конкретные материальные или другие блага создаются в процессе этого производства. Сущность процесса управления раскрывается именно в функциях.

Вобщем виде под функцией управления понимается совокупность объективно необходимых, устойчиво повторяющихся, действий, объединенных одинаковостью содержания и целевой направленностью.

Внастоящее время существует множество квалификаций функций управления. Однако управление – это всегда множество циклов, взаимосвязанных, во многих случаях повторяющихся, которые можно выделить в качестве общих функций управления. К ним относятся: планирование, организация, мотивация (в т.ч. подбор и расстановка кадров), контроль и координация. Причем работы, относимые к функции координации присущи работам по другим функциям в той или иной степени, как бы вплетены в них. Поэтому графически целесообразно перечисленные функции изобразить так, как это приведено на рис. 4.1.

Вкакой-то мере, обособляя эти функции, следует помнить о том, что:

в процессе выполнения одной из них обязательно выполняются другие;

21

без выполнения любой из них процесс управления оказывается нарушенным.

Рассмотрим подробно эти функции и работы, составляющие их.

Планирование

Контроль Координация Организация

Мотивация

( В Т.Ч. ПОДБОР И РАССТАНОВКА КАДРОВ)

Рис. 4.1. Основные функции управления.

Планирование – проектирование достижения целей организации в условиях существующих ограничений (определение того, что и когда должно и может быть сделано). Планирование обычно предполагает выполнение следующих работ:

1)прогнозирование – оценка перспектив развития ситуации, в которой находится управляемая организация и возможностей осуществления еѐ деятельности в данной ситуации;

2)определение целей означает определение желаемых результатов деятельности управляемой организации, как определенной еѐ реакции на воздействия внешней среды (вышестоящих, взаимодействующих и общественных организаций, а также социальных групп и отдельных членов общества), обусловленные действующими экономическими, политическими, научно-техническими, социальными и другими условиями развития общества. Определение характера и спектра работ на перспективу;

3)конкретизация целей – формулирование конкретных целей деятельности управляемой организации с уточнением необходимых для этого ресурсов;

4)разработка плана работ (программирование) – формирование плана действий по достижению целей, осуществляемое, как правило, на основании разработанной ранее стратегии. Оценка ресурсных и временных затрат на отдельные этапы работ. Определение временной последовательности работ по достижению цели. Расчет объема затрат и распределение ресурсов по этапам этих работ с увязкой по всем другим действующим планам.

Организация – определение форм, правил и методов выполнения работ по достижению целей, создание организационной среды. Организовывание обычно предполагает выполнение следующих работ (действий):

22

1)структуризация – разбивка (дифференциация) работ по достижению цели на элементы и соответствующая разбивка имеющихся ресурсов. Уточнение функций, выполняемых ими. Технологическая группировка этих ресурсов относительно подцелей и в соответствии с выполняемыми функциями;

2)формирование процедур – отработка целесообразных и систематизированных методов выполнения работ;

3)установление организационной политики – окончательное фор-

мирование структуры управления (проверка соответствия действующей структуры управления организацией, намеченному плану деятельности), установление общих правил действий, составление руководящих документов (формализация структуры управления).

Мотивация – создание условий для выполнения коллективами и отдельными работниками действий, необходимых для достижения целей организации, что обычно предполагает выполнение следующих работ (действий):

1)подбор и расстановка кадров. Анализ работ и определение требований к их исполнителям. Выявление и назначение на должности лиц, обладающих необходимой квалификацией;

2)подготовка кадров – обучение методам и приемам работы. Создание условий для повышения квалификации работников;

3)направленное воздействие на кадры заключается в организации рабочих мест и труда отдельных исполнителей с целью обеспечения требуемой эффективности их деятельности. Воздействие на людей с целью выполнения ими желаемых для организации действий;

4)формирование благоприятной внутренней культуры коллектива связано с развитием межличностных отношений, стереотипов поведения работников и их благоприятных неформальных взаимоотношений, единения относительно производственно-экономических и социальных целей.

Контроль – сопоставление фактического состояния или функционирования с заданными целями, выявление причин отклонений и вариантов их устранения. Обычно реализация функции контроля предполагает выполнение следующих работ (действий):

1)создание критериев оценки направлено на определение регистрируемых и оцениваемых параметров (показателей) деятельности организации и выполнения работ по достижению целей, на установление методов оценки и формирования шкалы измерения результатов этих работ;

2)измерение параметров работ – оценка соответствия фактических результатов работ тому, что установлено в плановых заданиях и иных регламентирующих документах;

3)корректирующие действия – выявление причин возникающих отклонений и разработка предложений по улучшению параметров работ по достижению целей.

Координация – установление гармонии между участниками выполнения работ, что обычно предполагает выполнение следующих работ (дейст-

23

вий):

1)обеспечение коммуникаций – создание социально-

психологического климата и условий обмена информацией для эффективной совместной работы взаимосвязанных организованных единиц;

2)распределение заданий – возложение на конкретных исполнителей ответственности за порученные им работы;

3)согласование – предупреждение диспропорций в работах, направленных на достижение групповых целей.

Функцию координации выделяют не все авторы (например, присутствует еѐ понятие в учебнике В.Р.Веснина «Менеджмент»). Действительно, функция «координация» является как бы вспомогательной и, видимо, еѐ роль и место правильнее отражать так, как приведено на рис. 4.1. Более того, в широко известном учебнике М.Мескона, М.Альберта и Ф.Хедоури «Основы менеджмента» речь идет только о четырех основных функциях управления, а один из самых популярных в США учебников С. Робинса и П. Коултера «Менеджмент» разбит на 6 частей, из которых 4 части посвящены функциям: планирования, организации, руководства («координация»

вней), контроля.

4.2.Конкретные функции управления

Вбольших организациях, имеющих многоступенчатую вертикальную структуру, полномочия первого лица по управлению организацией делегируются нижестоящим руководителям (заместителям этого руководителя, руководителям структурных подразделений, руководителям первичных коллективов). Кроме того, при управлении большой организацией возникает необходимость в выделении работников, которые разрабатывают проекты решений (планов, документов и т.п.), учитывают работы и расходы (учетчики, бухгалтеры и т.п.), многие другие работники. Руководители различных уровней и специалисты, обеспечивающие выполнение тех или иных управленческих работ, образуют собой аппарат управления организацией.

Аппарат управления представляет собой систему взаимоувязанных и взаимодействующих звеньев (служб, отделов, секторов) и отдельных работников, наделенных соответствующими полномочиями и располагающими материально-технической базой для осуществления эффективного управления всеми сторонами деятельности объекта. В этой связи имеют большое значение выделение и классификация функциональной деятельности работников аппарата управления. Эти функции получили название производственно-хозяйственных или специфических, конкретных.

Вусловиях сельскохозяйственной организации можно выделить следующие конкретные функции управления.

Стратегическое планирование осуществляют в первую очередь директор организации и его заместители, которым помогают работники службы маркетинга и планово-экономической службы. Эти работы, как правило, включают в себя: разработку долгосрочных прогнозов, основных

24

разделов бизнес-плана, технико-экономическое обоснование направлений капиталовложений, определение экономической эффективности подготовленных решений, разработку мероприятий по стимулированию деятельности всех участников производственного процесса в достижении заданного результата и т.д.

Общее (линейное) руководство предприятием и его подразделениями: решение проблемных вопросов развития хозяйства, мобилизация коллектива на их выполнение, контроль исполнения принятых решений, внешние связи предприятия. Организация работы коллективных органов управления предприятием (собрание акционеров, совета директоров)

Функции общего руководства выполняют руководители предприятий (их заместители), руководители производственных подразделений (заведующие производственными участками: бригадиры, заведующие фермами), руководители обслуживающих подразделений (заведующие ремонтными мастерскими, гаражом, начальник строительного цеха и т.п.), а также частично руководители ряда функциональных звеньев.

Функции общего руководства различаются в зависимости от уровня (ступени) управления и прямо связаны с иерархичностью структуры аппарата управления, т.е. с его построением по вертикали. Специализация работников по уровням управления составляет основу линейного (прямого) соподчинения.

Линейное управление производством: распределение материальных и трудовых ресурсов, контроль и регулирование хода производства, проведение диспетчерских совещаний, информационное обеспечение всех должностных лиц и тому подобное.

Управление трудовыми ресурсами и социальным развитием кол-

лектива – функция, выполнением которой заняты, кроме руководителей организаций и подразделений, специалисты по кадрам, плановоэкономического отдела. К числу их работ относятся: комплектование и учет кадров, подготовка, переподготовка и повышение их квалификации, научная организация труда и заработной платы, охрана труда и техника безопасности. Все большее значение приобретает создание благоприятного социального и психологического климата в трудовых коллективах.

Управление научно-техническим развитием производства в совре-

менных условиях является одной из важнейших функций, которая обеспечивает разработку и внедрение прогрессивной технологии и связанной с ней технической подготовкой производства, с капитальным строительством. Также эта деятельность связана с реорганизацией производства и труда: участие в разработке организационно-производственной структуры хозяйства, специализации и концентрации производства по подразделениям и т.д.

В процессе выполнения этих действий составляются технологические карты, инструкции и другие руководящие документы.

Выполняют эту группу функций отраслевые специалисты: зоотехники, агрономы, ветеринарные врачи, частично инженеры, руководители обслу-

25

живающих подразделений и др.

Управлением материально-техническим снабжением и сбытом продукции в организациях в основном заняты руководитель организации и его профильные заместители, маркетинговая служба, заведующие складом. Очевидно, что в небольшой организации все эти функции будут в сфере деятельности заместителя директора по коммерции и, быть может, одного агента-экспедитора, совмещающего свою работу с работой шофера.

Бухгалтерский учет является одной из очень ответственных функций в управлении организацией. Он очень жестко регламентируется государством и служит двум целям:

­составить руководству организации представление о финансовом состоянии организации в каждый конкретный момент времени (месяц, квартал, год) в целом и в разрезе основных статей прихода и расхода ресурсов;

­представить государству и всем заинтересованным лицам сведения о финансовом состоянии организации, с четким выделением налогооблагаемых статей доходов организации и работающих в ней

лиц.

В последе время очень большое внимание уделяют управлению финансами и финансовому управлению, зачастую смешивая представления об этом. В больших многопрофильных организациях выделение функции управления финансами вполне правомерно, так как очень часто проблемы управления заключаются в том, что на всех финансов не хватает. Надо прекрасно владеть ситуацией по поводу финансовых резервов, возможности их получения в будущем и оптимизации использования в настоящем. В больших сельскохозяйственных организациях для этой работы целесообразно выделение в помощь высшему руководству одного специалистааналитика. В общем случае указанные функциональные обязанности могут быть возложены на экономиста, но не на бухгалтера. Функциональные обязанности бухгалтера заключаются в адекватном отражении в отчетности всех оборотов денежных средств и материальных ресурсов.

Таким образом, весь комплекс указанных функций управления сельскохозяйственной организацией можно разделить на функции: общего руководства, специализированного (функционального) и технического обслуживания. Соответственно и управленческий персонал принято делить на три категории: линейный, функциональный и вспомогательнотехнический.

Работников управления, исходя из выполняемых ими функциональной роли и вида работ, можно разделить на три большие группы: руководители, к которым относятся работники, наделенные правом принятия решений, специалисты – работники, осуществляющие управление техническими, технологическими и другими отдельными процессами и элементами производства и обеспечивающие подготовку решений для руководите-

лей по своей области деятельности; вспомогательно-технические работ-

ники, обеспечивающие первые две группы своевременной и достоверной

26

информацией для принятия решений, создающие условия для реализации основных функций управления.

Специализация управленческих работников составляет основу функционального построения аппарата управления, тогда как специализация по уровням управления – основу линейного соподчинения нижестоящих вышестоящим.

Высокий уровень управления производством достигается тогда, когда функции четко распределены между конкретными исполнителями и выполняются ими ответственно, при тесном взаимодействии руководителей, специалистов и технических исполнителей.

Распределение (делегирование) полномочий между руководящими работниками и регламентация конкретных функций управления в сельскохозяйственной организации осуществляется с помощью следующих документов:

полномочия заместителей определяются «росписью полномочий», утверждаемой приказом по организации, как правило, выполненной в виде приложения к этому приказу;

полномочия руководителя любого структурного подразделения устанавливаются на основании положения о подразделении и уточняются его должностной инструкцией.

Документы организационного регламентирования обеспечивают четкое разграничение задач, функций, прав и ответственности каждого звена или работника управления с учетом специфических условий деятельности. Это позволяет исключить дублирование и параллелизм в работе, способствует организации управления всем производством за счет повышения ответственности и укрепления дисциплины во всех звеньях управления, создания нормативно-правовой основы для применения мер дисциплинарного и материального воздействия на руководящих лиц в случаях ненадлежащего исполнения ими своих обязанностей.

Совершенно очевидно, что все организационно-регламентирующие документы должны быть выполнены в рамках правового поля, устанавливаемого государством, в первую очередь в рамках Гражданского кодекса РФ и Трудового кодекса РФ, иных законов.

В отдельных, относительно сложных случаях, например в открытом акционерном обществе, предусматривается возможность разграничения основных компетенций между первым лицом – председателем правления, генеральным директором и его заместителями в уставе организации. При этом надо хорошо осознавать, что процедура внесения изменений в устав достаточно сложна, а полномочия тех или иных руководящих лиц приходится нередко перераспределять в зависимости от складывающейся ситуации, конкретной стратегии организации. Поэтому стремление «прописать» многое в уставе в части разграничения полномочий в высших эшелонах управления организацией, нередко, так сказать, «обходится боком».

27

Словарь используемых терминов и понятий

Аддитивность (от латинского additivus - прибавляемый), свойство объекта, по которому величина всего объекта равна сумме величин частей объекта при любом разбиении. Так, объем тела равен сумме объемов его частей.

Алгоритм (от Algorithmi – от латинизированной формы имени среднеазиатского ученого Аль-Хорезми) – конечная совокупность точных предписаний или правил, посредством которых можно решать однотипные или массовые задачи и проблемы.

Аналогия (от греч. analogia – сходство, соответствие) – недемонстративное умозаключение, когда на основе сходства или подобия двух объектов по некоторым их признакам (свойствам и отношениям) делают выводы об их сходстве по другим признакам. Заключение аналогии носит вероятностный характер, степень достоверности которой зависит от полноты признаков и значимости их связи с переносимыми признаками.

Вид деятельности той или иной организации представляет собой классификационную единицу в систематике, объединяющую деятельность с одинаковыми признаками.

Внешняя среда системы – это совокупность объектов с определенными характеристиками, функционирующих во взаимосвязи с элементами системы. Цели деятельности этих объектов не совпадают или только незначительно совпадают с целями деятельности элементов системы.

Гипотеза (от греч. hypothesis - предположение, основание) – это научное предположение, предсказание или догадка, достоверность которых остается неизвестной, и которые служат для предварительного объяснения и предсказания новых явлений, событий и фактов.

Дедукция - (от лат. deductio — выведение) — выведение частного из общего по правилам логики. Путь мышления, цепь умозаключений (рассуждение), звенья которых (высказывания) связаны отношением логического следования, которая ведет от общего к частному, от общего положения к особенному.

Дерево целей - это ориентированный граф без циклов. При этом важно подчеркнуть, что основанием этого графа оказывается набор подцелей (элементов), фактически раскрывающий состав задач по достижению цели. Ориентированный граф,

раскрывающий состав проблемы называется деревом проблемы.

Диверсификация – проникновение в другие сферы деятельности за счет изменения или расширения видов прежней деятельности, производимых продукции и услуг. В сельской местности - за счет развития видов деятельности, альтернативных сельскому хозяйству.

Инвестиции (от лат. investre – облачать) – долгосрочные вложения капитала в бизнес, в иное дело с целью их развития и получения выгоды в последующем.

28

Индукция (от лат. inductio - выведение) - процесс логического вывода на основании перехода от частных положений к общим. Умозаключение от фактов к некоторой гипотезе (общему утверждению).

Инновация (от англ. innovation – нововведение) – результат создания и использования нового средства, продукта, процесса (технического, экономического, организационного, культурного и др.). Различают радикальные нововведения и нововведения, совершенствующие способы и средства деятельности, продукты.

Интуиция (от лат. intuition – пристальное всматривание, созерцание) – способность непосредственного постижения истины без обращения к развернутому логическому рассуждению.

Итерация - (от лат. iteratio - повторение) - повторное применение какой-либо операции в ходе пошагового процесса, когда результат предыдущего шага (шагов) используется для получения результата следующего шага.

Классическая логика - раздел современной (математической, символической) логики, включающий классическую логику высказываний и классическую логику предикатов.

Логика (от греч. logike - рассуждение, разум), (1) наука о способах доказательств и опровержений, занимающаяся анализом структуры высказываний и доказательств, обращающая основное внимание на форму в отвлечении от содержания; (2) совокупность научных теорий, в которых рассматриваются определенные способы доказательств и опровержений. Основателем логики считается Аристотель.

Метод (от греч. methodos – путь следования, учение) – совокупность приемов или операций практического или теоретического освоения (познания) действительности, как способ достижения цели, если рассматривать это понятие с позиций исследовательской деятельности.

Методика – конкретизация метода или методологии, совокупность алгоритмов, приемов осуществления действий и т.п., которые обобщены и формализованы в инструктивном виде, например «методология планирования», «методология учета» и т.п.

Методология - совокупность методов, дающих представление о структуре, принципах построения, методах и средствах деятельности, формах и способах научного познания, решения различных практических проблем и задач.

Методы исследования операций – методы проведения расчетов по известным алгоритмам, формулам и с применением иных логических и математических методов.

«Мозговой штурм» – методология поиска решения сложных проблем, в основном со- циально-экономических, опирающаяся на методы экспертных оценок, форма стимулирования творческой активности (автор - А.Осборн). Предусматривает создание в группе экспертов на короткое время (15-20 минут) атмосферы интенсивной генерации идей и предложений по решению поставленной изо-

29

бретательской или рационализаторской задачи с последующим спокойным обсуждением достоинств и недостатков каждой и синтезом наиболее подходящего решения.

Мониторинг (от лат. monitor – напоминающий, надзирающий) – непрерывное наблюдение за экономическими объектами, анализ их деятельности, выявление проблем, то есть действия, связанные с влиянием на эти объекты.

Неструктурированная проблема это проблема, которая в момент ее формулирования лицом ее решающим отличается неопределенностью не только в части связей между ее элементами, но и в части самого набора элементов.

Объект (от лат. objectum – предмет) – это предмет, явление, на которое направлена ка- кая-либо деятельность, или организация (предприятие, учреждение иное целостное образование), являющаяся местом какой-либо деятельности.

Ориентированный граф – система графического представления комплекса взаимосвязанных элементов (факторов, явлений и т.п.), отражающая соподчиненность и взаимосвязи этих элементов и ориентированная в общем для всех них направлении взаимосвязанного функционирования. В социально-экономических науках ориентированные графы используются для построения дерева целей (проблемы) в обеспечение более полного их раскрытия и выявления всех взаимосвязей в решаемых проблемах.

Принцип (от лат. principium – начало, основа), 1) основное исходное положение какойлибо теории, учения, науки, мировоззрения, политической организации. 2) внутреннее убеждение человека, определяющее его отношение к действительности, нормы поведения и деятельности. 3) основа устройства или действия какого-либо прибора, машины и т.п.

Проблема (от греч. problѐma – задача, задание) – сложная теоретическая или практическая задача, которая не имеет однозначного решения или для решения которой не существует общепринятых методов

Система – это совокупность элементов с определенными характеристиками, взаимосвязано функционирующих в обеспечение достижения единой для всех них цели

Системное описание объекта (явления, проблемы) направлено на достижение требуемой полноты знаний об объекте в различных аспектах знаний, касающихся его деятельности. Также оно позволяет «увязывать» представления об объекте, описываемые знаниями различных отраслей.

Синергия (от греч. synergeia – сотрудничество, содружество) – совместное действие; взаимодействие различных потенций или видов энергий в целостном действии с ростом эффективности деятельности в результате объединения (синергетический эффект).

Слабо структурированная проблема – это проблема, которая для лица ее решающего представляется не с полностью определенной структурой (состав элементов проблемы в большинстве своем ясен, а связи между ними ясны не в полной

30