2.Место бюджетного планирования в системе управления предприятием

Практическая реализация коммерческого расчета в деятельности организаций требует периодического соизмерения размеров вложенного (авансированного) в процесс производства и реализации продукции капитала с финансовыми результатами. При этом, необходимо рассчитать и сопоставить различные варианты вложения капитала по заранее установленному критерию выбора, отражающему цели деятельности коммерческой организации: максимум прибыли, минимум издержек производства, максимум финансовой устойчивости и т.п.¹²

Работая на принципах коммерческого расчета и самофинансирования, предприятие должно добиваться экономного, рационального и эффективного использования производственных ресурсов, получения максимальной прибыли на их единицу и сосредотачивать в своем распоряжении достаточный объем денежных средств и удовлетворять, таким образом, свои коммерческие интересы. Оно должно принимать такие экономические решения, которые обеспечивают максимальный объем производства и продаж продукции и получения максимально возможной прибыли на рубль вложенного капитала. Прибыль, в этом случае, выполнит свою основную функцию — обеспечит воспроизводство на принципах самофинансирования.

Поскольку коммерческая организация (предприятие) осуществляет определенные затраты на приобретение вводимых факторов производства (нанимает работников, закупает сырье и оборудование, платит за землю и т.д.), она должна использовать такой производственный процесс, при котором, один и тот же объем готовой продукции обеспечивается с наименьшими затратами на вводимые факторы производства. Затраты на вводимые факторы производства или экономические ресурсы называются издержками производства, а наиболее экономически эффективным методом производства является такой, при котором они минимальны. Поэтому, принимаемые экономические решения должны ориентироваться на задачу оптимизации издержек¹³.

Возможности максимального получения прибыли во многом ограничены издержками производства, в связи с чем, принятие управленческих решений невозможно без систематического анализа имеющихся издержек, а также планирования финансовых потоков, процессов и отношений хозяйствующего субъекта на ближайшую и отдаленную перспективу и контроля за выполнением планов.

Указанные проблемы проще всего и эффективнее всего решаются в процессе бюджетного управления (с помощью бюджетного планирования).

Как показывает производственная практика последнего времени, организации все чаще применяют бюджетное планирование деятельности структурных подразделений и организации в целом. Эта система внедряется в целях строгой экономии финансовых ресурсов, сокращения непроизводительных расходов, большей гибкости в управлении и контроле за себестоимостью продукции, а также для повышения точности плановых показателей.

В широком смысле бюджетное планирование представляет собой систему всеобщего планирования и контроля в рамках корпорации, что дает ее руководству возможность определить, каким образом были достигнуты те или иные фактические результаты. По своей сути бюджетное планирование является инструментом достижения более высоких результатов. С помощью этого инструмента можно описывать фактически произошедшие и планируемые события во взаимосвязи с процессами, происходящими в корпорации и ее подразделениях¹⁴.

Главное назначение бюджетного планирования заключается в повышении финансово-экономической эффективности и финансовой устойчивости организации путем координации усилий всех подразделений, нацеленных на достижение количественно определенного конечного результата¹⁵.

В современных условиях бюджетное планирование осуществляется с учетом следующих факторов:

• стратегические цели развития компании;

• функциональные и финансовые цели компании;

• существующие ограничения;

• структура финансовой системы компании.¹⁶

Бюджетное планирование будет эффективным только тогда, когда выполняются следующие условия:

1) бюджетное планирование имеет четкую связь со стратегией компании;

2) процесс управления избавлен от лишних (дублирующих) действий;

3) в работе компании присутствует гибкость, которая заключается в исправлении управленческих решений сразу после изменения ситуации;

4) работа компании строится с обязательным применением современных web-технологий, ускоряющих и стандартизирующих сбор данных;

5) в процесс бюджетного планирования вовлекаются все работники компании.¹⁷

Таким образом, составление бюджета следует рассматривать как бизнес-процесс. В рамках этого процесса должна быть четко зафиксирована причинно-следственная связь между финансовыми вложениями и результатами хозяйственной деятельности предприятия. Но в настоящее время у многих предприятий система бюджетного планирования не является четко организованной и дееспособной.

Эффективность системы бюджетного планирования зависит от таких факторов, как организация системы, контроль, координация и степень синхронизации со стратегией. В то же время, бюджетное планирование как технология управления имеет и объективные недостатки, снижающие ее эффективность. К основным недостаткам традиционного бюджетного планирования следует отнести ограниченную степень использования нефинансовых показателей и ориентацию на решение краткосрочных задач в ущерб долгосрочным¹⁸.

Объектом классического бюджетного планирования являются центры финансовой ответственности. Значит, руководители всех уровней управления несут ответственность за выполнение финансовых показателей соответствующих структурных подразделений. Обоснование и согласование целей деятельности и путей их достижения производится при помощи показателей, содержащихся в итоговых бюджетах: бюджет доходов и расходов; инвестиционный бюджет; бюджет движения денежных средств; прогнозный бухгалтерский баланс. Показателей, определяемых на основе итоговых бюджетов, достаточно для анализа финансового состояния¹⁹.

Остающиеся при этом проблемы обусловлены тем, что финансовые ресурсы и направления их использования системно, в полном объёме не рассматриваются. В результате чего потребности в финансировании могут превышать объём доступных финансовых ресурсов, возникает ситуация кассового разрыва и сбоев в производственно- хозяйственной деятельности предприятия. Нечётко определяется степень влияния различных подразделений предприятия на достижение финансовых результатов, так как стратегические цели реализуются посредством бизнес-процессов, которые здесь не применяются. В этом случае, исполнение бюджетов не всегда связано с достижением стратегических целей деятельности предприятия²⁰.

Практика использования бюджетного управления деятельностью коммерческой организации показывает, что бюджетное планирование позволяет получить конкурентные преимущества через создание эффектной системы управления ресурсами и благодаря использованию возможности предугадать проблемы и соответствующим образом планировать будущие действия. Это наилучшим образом обеспечивает практическую реализацию коммерческого расчета в деятельности организаций.

Системы бюджетного планирования предоставляют современный инструментарий для реализации управления процессом планирования, обеспечивая постановку реалистичных задач и достижение запланированных показателей. Возможности таких систем позволяют организациям быстро изменять структуру бюджетов, проводить многовариантный анализ исполнения бюджета, осуществлять планирование, вносить корректировки в бюджет, что особенно актуально в период кризиса.

При принятии решения о внедрении автоматизированной системы у руководителей финансовых органов есть несколько вариантов решения. Самым затратным, но комплексным и наиболее эффективным вариантом является приобретение готовой системы. Альтернативным же вариантом является создание автоматизированной системы силами сотрудников собственного отдела автоматизации.

В настоящее время, наиболее надежным и выгодным решением данного вопроса, является внедрение готовой системы автоматизации бюджетного процесса. Для более качественного сравнения и выбора наиболее оптимального варианта решения необходимо учитывать следующие критерии: опыт разработчиков в сфере автоматизации бюджетного процесса, их репутацию, комплексность предлагаемого решения, отзывы других клиентов о данной системе. При этом, необходимо учитывать возможность самостоятельного расширения в готовой системе функций, настроек, заложенных методик. Это связано с постоянными изменениями в законодательстве и тем, что анализ и бюджетирование не являются строго формализованными процессами. Например, в процессе планирования и анализа могут появляться новые источники данных, могут меняться форматы предоставления исходных данных, могут появляться новые методики расчетов и отчетные формы, может меняться бюджетная классификация, что в дальнейшем может вести к изменению настроек системы.

В период финансовой нестабильности большинство бюджетных организаций, которые уже используют готовые системы автоматизации бюджетного процесса, будут концентрироваться на сопровождении и поддержке этих систем без дальнейшего развития. Это связано с тем, что в период кризиса статьи доходов преимущественно сокращаются, что в дальнейшем ведет к корректировкам бюджета и сокращению статей расходов (в частности на внедрение и развитие автоматизированных систем). Однако, могут быть исключения. Некоторые организации, в бюджете которых запланированы расходы на внедрение и развитие автоматизированных информационных систем, смогут себе позволить сохранить в бюджете данные статьи расходов²¹.

Таким образом, в период финансовой нестабильности многие управленческие процессы приобретают «антикризисный» характер, когда на первый план выходят задачи оптимизации и повышения эффективности бюджетного процесса. Реализация этих задач возможна с использованием автоматизированных систем, которые повышают качество управления бюджетным процессом за счет осуществления оперативного контроля целевого использования денежных средств, сокращения времени, повышения качества и достоверности аналитической отчетности.