Раздел 4. Учет денежных средств и расчетных операций

Денежные средства МОМВД России по ЗАТО город Знаменск находятся в виде наличных денежных средств - в кассе и в безналичной форме – на расчетном счету.

Безналичные расчеты - это расчеты (платежи), осуществляемые без использования наличных денег, посредством перечисления денежных средств по счетам в кредитных учреждениях и зачетов взаимных требований. Безналичные расчеты имеют важное экономическое значение в ускорении оборачиваемости средств, сокращении наличных денег, необходимых для обращения, снижении издержек обращения; организация денежных расчетов с использованием безналичных денег гораздо предпочтительнее платежей наличными деньгами.

Для учета операций, осуществляемых МОМВД России по ЗАТО город Знаменск в рамках их бюджетных полномочий, в Отделении по городу Знаменску Управления федерального казначейства, открывается и ведется лицевой счет.

У МОМВД России по ЗАТО город Знаменск открыт один бюджетный лицевой счёт - 03251504890 (счет по расходованию средств федерального бюджета).

Для открытия лицевого счета необходимы следующие документы:

- заявление на открытие лицевого счета (форма 0531752); (приложение)

- карточка образцов подписей к лицевым счетам (форма 0531753) (приложение);

- копию учредительного документа заверенного нотариально (приложение);

- копию документа о государственной регистрации юридического лица, заверенную нотариально, либо органом, осуществляющим государственную регистрацию;

- копию Свидетельства о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации.

В МОМВД России по ЗАТО город Знаменск используются следующие первичные документы безналичных расчетов:

- заявка на кассовый расход (форма 0531801) (приложение);

- выписка из лицевого счета получателя бюджетных средств (форма 0531759) (приложение).

Заявка на кассовый расход - это поручение клиента ОФК списать с его лицевого счета (покупателя) определённую сумму, указанную в данном расчётном документе и зачислить на счёт поставщика .

Для предъявления платежных документов для проведения операций по лицевым счетам в ОФК выдается доверенность уполномоченному лицу. (приложение)

За каждый день оформляется выписка из лицевого счета получателя бюджетных средств. В выписке отражается название органа федерального казначейства, получатель, распорядитель, единица измерения, наименование показателя, ЛБО на год, кассовый расход, сколько не использовано лимитов бюджетных обязательств за год и объёма финансирования расходов, документ (номер, дата), номер бюджетного обязательства, сколько принято на учёт бюджетных обязательств, всего кассовых расходов, в том числе исполнение бюджетных обязательств, поставленных на учёт.

Бюджетные лицевые счёта по отношению к балансу Пассивные, следовательно, отражается в Пассиве баланса в третьем разделе «Обязательства».

Корреспонденция счетов по учету средств на расчетном счете

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
1. Зачислены на расчетный счет денежные средства, сданные из кассы организации.	210.03 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»	201.34 «Выбытия средств из кассы учреждения»
2. Поступление наличных денежных средств в кассу учреждения с лицевого счета, открытого в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета	201.34 «Поступления средств в кассу учреждения»	210.03 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
3. Перечислены денежные средства в оплату поставленной продукции (работ, услуг) поставщикам и подрядчикам.
4. Перечислено в погашение задолженности бюджету по налогам
5.Перечислено в погашение задолженности органам социального страхования и обеспечения

Касса МОМВД России по ЗАТО город Знаменск предназначена для хранения и выдачи наличных денег.

Деньги в кассу Межмуниципального отдела Министерства внутренних дел Российской Федерации по ЗАТО город Знаменск Астраханской области поступают из расчетно-кассового центра (РКЦ).

в соответствии с п. 1.2 Положения № 373-П учреждение самостоятельно устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе. При этом лимит остатка наличных средств утверждается внутренним распорядительным документом (приказом, распоряжением), который хранится в определенном в учреждении порядке.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций с банкнотами и монетами Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 г. №373-П в соответствии с п. 1.2) МОМВД России по ЗАТО город Знаменск установило лимит остатка наличных денежных средств в кассе в размере 300 000 рублей.(приложение)

Вся наличность сверх лимита сдается в банк. Превышение лимита допускается в дни выдачи зарплаты в течение 3-х дней.

Получение наличных денег в банке осуществляется по предъявляемому в банк чеку.

Чтобы получить чековую книжку организация должна подать соответствующее заявление в банк, который осуществляет расчетно-кассовое обслуживание ее расчетного счета. (приложение)

Обычно в чековой книжке содержится 25 или 50 страниц, каждая из которых состоит из двух частей: собственно чека, подлежащего сдаче в банк, и корешка, который остается в организации.

Денежная чековая книжка хранится у главного бухгалтера под ключом, а корешки оплаченных и испорченных чеков (а также сами испорченные чеки) должны храниться чекодателем не менее трех лет.

Согласно статьи 878 ГК РФ определены следующие обязательные требования по заполнению чека.

Заполняется чек только от руки (шариковой ручкой или чернилами) и одним почерком (т.е. одним человеком). (приложение)

Заполняя лицевую сторону следует избегать ошибок и помарок, поскольку в данном случае чек будет считаться недействительным. Испорченные бланки должны оставаться в чековой книжке, подклеиваться к корешку и погашаться надписью "Испорчен". Статьей 878 ГК РФ определены следующие обязательные реквизиты чека:

Наименование чекодателя, то есть владельца расчетного счета и чековой книжки, и номер его счета проставляются при получении книжки в банке от руки либо оттиском штампа организации одновременно на всех чеках.

В строке "Чек... на..." указывается сумма (цифрами), на которую он выписывается. При этом свободные места впереди и после суммы рублей должны быть прочеркнуты двумя линиями.

В следующей строке указываются место (в некоторых банках уже бывает заполнено) и дата выдачи чека. При этом дата выдачи указывается следующим образом: число (цифрами), месяц (прописью) и год (цифрами).

После слова "Заплатите" вписываются фамилия, имя и отчество кассира (сотрудника), на которого выдается чек, в дательном падеже, а свободное место прочеркивается двумя линиями.

В следующей строке указывается прописью сумма, которую следует получить по чеку. Сумма прописывается в строке без отступов (от самого края) и с заглавной буквы, свободное место прочеркивается двумя линиями. Отступ даже на несколько миллиметров не допускается. Слово "рублей" должно указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места. Если цифрами сумма в чеке была написана с использованием прочерка в графе для копеек, то запись суммы прописью заканчивается словом "рублей". Если использовалось обозначение "00 копеек", то его следует применять в сумме прописью: "Семнадцать тысяч четыреста рублей 00 копеек".

Чек подписывают сотрудники организации-чекодателя, имеющие право первой и второй подписи, обязательно чернилами или шариковой ручкой.

Фамилии и подписи этих сотрудников должны соответствовать подписям в "Карточке с образцами подписей и оттиска печати".

Обычно первая подпись принадлежит руководителю организации как распорядителю кредитов, а вторая - главному бухгалтеру. Чтобы не приостанавливать финансовую деятельность предприятия в их отсутствие, можно указать в карточке по две первых и две вторых подписи. Например:

Первая подпись - директор, зам. директора.

Вторая подпись - главный бухгалтер, зам. главного бухгалтера.

В левом нижнем углу лицевой стороны чека ставится печать организации, оттиск которой также зафиксирован в карточке. Печать не должна заходить за границы предназначенного участка.

На оборотной стороне в таблице указываются цели расхода получаемых денежных средств (в виде соответствующих им символов), а также ставятся подписи сотрудников организации-чекодателя (имеющих на то право). Далее следует подпись кассира (получателя средств) о получении на руки указанной в настоящем чеке суммы.

Нижняя часть оборотной стороны предназначена для проставления отметок, удостоверяющих личность получателя. Бухгалтер, выписывающий чек, вписывает в соответствующие строки паспортные данные лица, которому доверено получать деньги по данному чеку в расходной кассе операционного отдела банка.

Место под нижней горизонтальной чертой служит для пометок работников банка по проверке, распоряжению об оплате и непосредственно оплате наличных через расходную кассу операционного отдела банка.

Корешок остается в чековой книжке, являясь подтверждением использования чека на определенную сумму.

Лицевая сторона корешка заполняется при выдаче документа на руки кассиру организации.

На ней указываются:

сумма к получению наличными в банке;

дата выдачи чека кассиру;

фамилия и инициалы кассира (получателя денежных средств).

Лицевая сторона корешка должна быть подписана первой и второй подписью сотрудников организации-чекодателя, а также кассиром получателем, с проставлением даты получения.

Порядок получения наличных с расчетного счета в разных банках может различаться. В некоторых банках следует заказать наличные заранее лично или по телефону, в других банках чек надо сдать операционисту накануне получения денежных средств.

Для получения наличных денег, кроме чека, заполняется заявка на получение наличных денег.

В ней в таблице 1 указывается:

- сумма по чеку в разбивке по символам кассового плана (приложениеНАЙТИ);

- номер чека;

- серия чека;

-дата чека;

- срок действия чека (согласно п. 2.12 Положения Банка России от 3 октября 2002 г. № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение 10 календарных дней, не считая дня их выписки;

В таблице 2указывается:

-номер по порядку;

-наименование вида средств для исполнения обязательств;

- Код по БК (согласно ПРИКАЗ от 1 июля 2013 г. N 65н об утверждении указаний о порядке применения бюджетной классификации российской федерации (в ред. приказов минфина россии от 16.12.2013 №121н,

от 20.02.2014 №11н, от 14.05.2014№34н)

- сумма;

- назначение платежа.

Далее указывается доверенное лицо на получение денежных средств и его паспортные данные.

Заявка подписывается уполномоченными лицами. В учетной политике утвержден перечень лиц, имеющих право использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) в соответствии с договором № 683 от 01.08.2011 г. «Об обмене электронными документами в информационной системе Федерального казначейства»:

- начальник МОМВД России по ЗАТО город Знаменск;

- начальник полиции МОМВД России по ЗАТО город Знаменск;

- главный бухгалтер МОМВД России по ЗАТО город Знаменск;

- бухгалтер МОМВД России по ЗАТО город Знаменск.

Кассир предъявляет заполненный чек операционисту банка, который проверяет его достоверность (правильность оформления). Если замечаний по оформлению нет, операционист вырезает контрольную марку в правом верхнем углу и отдает ее получателю, а сам чек передает для оплаты в кассу банка.

Получатель денег предъявляет кассиру банка документ, удостоверяющий личность, отдает контрольную марку и называет общую сумму к получению.

Кассир банка сверяет названную сумму с указанной в чеке. Затем приклеивает контрольную марку на специальное место на лицевой стороне чека и выдает наличные получателю, который, в свою очередь, проверяет выданную сумму здесь же в расходной кассе банка.

Полученные в банке деньги приходуются в кассу организации приходным кассовым ордером (ПКО) № КО-1 (приложение).В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

- по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;

В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии.после чего на оборотной стороне корешка чека проставляются номер и дата ПКО. Эта отметка подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным..(приложение).

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

При получении денежных средств по чеку, квитанция к приходному ордеру подшивается в банкодень вместе с заявкой на получение денег.

Особо следует обратить внимание на два момента:

на корешке чека, в ПКО, его квитанции и в кассовой книге должна быть одна и та же дата;

первая и вторая подписи на лицевой и оборотной сторонах чека должны быть одни и те же.

Расходный кассовый ордер (РКО) № КО-2 (приложение) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам и работникам МОМВД России по ЗАТО город Знаменск из кассы МОМВД России по ЗАТО город Знаменск может производится:

- в под отчет на хозяйственно-операционные расходы;

- на командировочные расходы;

-в порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов (включая перерасход по авансовым отчетам);

- на компенсационные и социальные выплаты, на денежное довольствие и заработную плату.

Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Важный момент! Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. При заполнении расходных и приходных кассовых ордеров внесение в них исправлений не допускается (п. 3 ст. 7 и п. 5 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Отметим, что наряду с выдачей денег из кассы непосредственно лицу, указанному в РКО (приложение), допускается выдача денег по доверенности, оформленной в установленном порядке.

При выдаче денег по доверенности в тексте РКО после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер должен указать фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если деньги выдаются по расчетной (расчетно-платежной) ведомости, то после того как кассир сделал в соответствующей графе запись «По доверенности», доверенное лицо расписывается в получении денег. При этом должны соблюдаться требования, предусмотренные п. 15 Порядка ведения кассовых операций. Доверенность остается в организации. Она прилагается к РКО или к ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Важный момент! Не допускается выплачивать по одной ведомости деньги штатным работникам и лицам, не состоящим в штате предприятия.

Если средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию не были получены работниками в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка, то по истечении этого срока кассир обязан:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ____________».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Для сдачи денежных средств в банк оформляется объявление на взнос наличными (приложение)

Документ состоит из трех частей на одной странице: объявления, квитанции и ордера.

Объявление на взнос оформляется от руки, либо при помощи компьютера, с сохранением всех реквизитов бланка. При этом в объявлениях могут обозначаться штампами такие реквизиты как: владелец счета, номер счета и название банка. Исправления и помарки не допускаются!

Стоит обратить внимание, что при заполнении объявления:

в качестве даты взноса указывается фактическая дата представления денег в банк.

В документе указываются сумма вносимых наличных денежных средств и реквизиты расчетного счета, на который они должны быть начислены.

Источники поступления наличных денежных средств должны быть указаны в соответствующих графах как прописью, так и в виде кода.

Основные коды (символы) источников поступления:

02 Поступления торговой выручки от продажи потребительских товаров независимо от каналов их реализации;

05 Поступления выручки пассажирского транспорта;

08 Поступления квартирной платы и коммунальных платежей;

09 Поступления выручки зрелищных предприятий;

11 Поступления выручки от предприятий, оказывающих прочие услуги;

12 Поступления налогов и сборов;

15 Поступления от реализации недвижимости;

16 Поступления на счета по вкладам граждан (кроме Сберегательного банка Российской Федерации);

17 Поступления от предприятий Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации;

18 Поступления от учреждений Сберегательного банка Российской Федерации;

19 Поступления на счета граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица;

20 Поступления наличных денег от реализации государственных и других ценных бумаг (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)

28 Возврат заработной платы и других приравненных к ней выплат;

30 Поступления наличных денег в кассы кредитных организаций от валютно-обменных операций с физическими лицами;

32 Прочие поступления.

Проверка правильности заполнения объявления на взнос осуществляется операционным и кассовым работниками банка.

При приеме наличных денег от организации объявлениеостается в кассе банка;квитанцияс проставленным оттиском штампа кассы выдается организации для подтверждения приема наличных денег;ордерпередается бухгалтерскому работнику банка.

Кассир имеет право принять наличные деньги только в том случае, если документ заполнен без ошибок и фактически вносимая сумма совпадает с заявленной в объявлении.

В случае обнаружения кассиром несоответствия фактически вносимой и указанной в документе денежной суммы, объявление на взнос наличными подлежит переоформлению и исправлению клиентом.

Таблица 1.

Примеры проводок по кассе в ГОУ ВПО ВолГУ.

№п/п Дебет Кредит Наименование операции

1 201.04. 201.01. Получение наличных из банка

2 201.04 209.02. Поступление средств в возмещение ущерба

3 201.04 304.01 Поступление средств во временное распоряжение

4 208.01-22 201.04 Выдача средств в подотчет

5 304.02. 201.04. Выдача депонентской задолженности