СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………….	5
Лабораторная работа 1. Создание таблиц. Установление межтабличных связей…………………………………………………………………………..	6
1.1. Общие сведения о MicrosoftAccess……………………………………..	6
1.2. Проектирование базы данных…………………………………………...	8
1.3. Создание базы данных…………………………………………………...	9
1.4. Создание таблиц……...…………………………………………………..	10
1.5. Редактирование таблицы………………………………………………...	13
1.6. Создание межтабличных связей………………………………………...	14
1.7. Пример выполнения задания…………………………………………….	15
1.8. Задание……………………………………………………………………	18
Лабораторная работа 2. Работа с данными………………………………….	19
2.1. Выборка и сортировка данных…………………………………………..	19
2.2. Создание запросов………………………………………………………..	20
2.3. Создание отчета по базе данных………………………………………...	22
2.4. Пример выполнения задания…………………………………………….	22
2.5. Задание……………………………………………………………………	24
Библиографический список…………………………………………………..	25

ВВЕДЕНИЕ

Методические указания содержат базовые теоретические и практические сведения по работе с программой MicrosoftAccess2000.

Программа Wordбыла спроектирована для работы с документами, содержащими текст и графику,Excel– с числами и диаграммами, а программаMicrosoftAccess ориентирована на обработку данных. С помощью Microsoft Access можно создавать и вести различные списки, хранить учетную информацию и другие упорядоченные данные.

Методические указания «MicrosoftAccess» содержат в себе две лабораторные работы по информатике в объеме четырех часов, которые соответствуют учебной программе и тематическому плану.

Цель методических указаний – научить студентов создавать таблицы в режиме конструктора и с помощью мастера, вводить данные, редактировать таблицу, создавать межтабличные связи, осуществлять различные виды сортировки и выборки данных из таблиц, создавать запросы и отчеты.

Методические указания представлены в виде теоретического материала, в них излагается общая концепция проектирования и построения баз данных, рассмотрены основные понятия, функции и особенности работы с программой Microsoft Access. Даны подробные инструкции к выполнению практических заданий, включены индивидуальные задания для лабораторных работ.

Отчет о лабораторной работе должен содержать название и цель работы, задание и краткое описание процесса ее выполнения. Практический результат работы представляется в виде созданного файла базы данных.

Материал данных методических указаний предназначен для более глубокого освоения курса «Информатика», способствует выработке навыков самостоятельного изучения нового материала.

Лабораторная работа 1

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ. УСТАНОВЛЕНИЕ МЕЖТАБЛИЧНЫХ СВЯЗЕЙ

Ц е л ь р а б о т ы – научиться создавать таблицы в режиме конструктора и с помощью мастера, вводить данные, редактировать таблицу, создавать межтабличные связи.

1.1. Общие сведения о Microsoft Access

Под данными понимается информация, находящаяся в памяти ЭВМ или подготовленная для ввода в ЭВМ.

Компьютерная база данных (БД)– это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных, которые можно дополнять, модифицировать и обрабатывать различными программами. Наиболее эффективным инструментом работы с БД являются специализированные программные продукты –системы управления базами данных(СУБД), среди которых большой популярностью пользуется СУБДMicrosoft Access, входящая в пакетMicrosoftOfficeнаряду сMicrosoftWordиMicrosoftExcel.

Система Microsoft Access объединяет данные и другие объекты в реляционной БД, позволяет быстро и эффективно обновлять и анализировать информацию, осуществлять поиск нужных сведений, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. Гибкость настройки выходных форм согласно требованиям пользователя и возможность организации легкого доступа к данным предопределили название программы Access– «Доступ». ОднакоMicrosoftAccessприсущ недостаток, который имеют все сложные программные продукты, – одна и та же операция выполняется по-разному в зависимости от используемых данных и настроек СУБД. Метод готовых рецептов при работе с такими приложениями неприменим, поэтому особо важным является изучение их возможностей и общих принципов функционирования.

В Microsoft Access используется много способов управления: система меню, панели инструментов, мышь, комбинации «горячих» клавиш.

Имена файлов БД имеют стандартное расширение *.mdb.

1.1.1. Требования к организации базы данных

База данных должна отвечать следующим требованиям:

неизбыточность данных, т. е. любые данные хранятся в БД в одном экземпляре (дублирование данных приводит к нерациональному использованию памяти ЭВМ и может привести к противоречивости данных и неверной их обработке);

совместное использование данных(одни и те же данные могут быть использованы несколькими пользователями при решении разных задач);

расширяемость БД(увеличение числа однотипных данных, введение в БД новых типов объектов или новых взаимосвязей);

простота работы с БД(наличие удобного интерфейса);

эффективность доступа к БД(максимальная скорость доступа при ограничениях на объем оперативной памяти ЭВМ);

целостность БД– сохраняемость (физическая – на магнитных носителях, логическая – непротиворечивость данных);

независимость данных от использующих их программ(отсутствие необходимости вносить изменения в уже существующие программы при модификациях БД);

секретность данных(защита от несанкционированного доступа).

1.1.2. Таблицы

Основными объектами БД являются таблицы. Структуру таблиц составляют столбцы, которые в СУБД называютполями,и строки, называемыезаписями. Поле содержит однородные данные обо всех объектах (например, фамилии студентов группы), а запись – характеристики одного объекта (например, набор сведений о конкретном студенте). Если записей в таблице нет, значит, ее структура образована только набором полей. При изменении состава полей базовой таблицы (или их свойств) изменится структура базы данных и соответственно получится новая база данных.

Microsoft Accessпозволяет в одной БД группировать несколько таблиц вместе и связывать их друг с другом. Такая БД называетсяреляционной. Примером реляционной БД может быть база данных учебного заведения, содержащая три таблицы, связанные между собой: список предлагаемых студентам учебных курсов; информацию о студентах; данные о преподавателях.