Вывод результатов
Несмотря на многообразие объектов баз данных, все они печатаются с помощью одних и тех же приемов. Вид печатной копии отчета или формы определяется расположением элементов управления в окне конструктора. Таблицы и запросы вообще практически не имеют параметров форматирования. Ширина и высота ячеек, а также шрифт их содержимого настраиваются непосредственно в режиме просмотра таблицы или запроса с помощью команд меню Формат (Fornrat). Перед печатью данных полезно вывести отчет в режиме предварительного просмотра, после чего можно распечатывать его на бумагу.
Упражнение 8. Предварительный просмотр
Перед выводом объекта базы данных на принтер нужно настроить параметры страницы и проверить правильность форматирования в режиме предварительного просмотра. Давайте выполним все эти действия на примере таблицы Контакты.
В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы.
Двойным щелчком на значке Контакты откройте эту таблицу в режиме редактирования данных.
Увеличьте ширину столбца Адрес, перетащив вправо его правую границу, чтобы адреса не обрезались по длине.
Выберите команду Формат > Подтаблица > Развернуть все, чтобы отобразить записи таблицы Список.
Выделите столбец Код_Контакты, щелкнув на его заголовке.
С помощью команды Формат > Скрыть столбцы скройте выделенный столбец. Этот служебный столбец не нужно печатать.
Щелкните на заголовке столбца Ключ подчиненной таблицы.
Повторным выполнением команды Формат > Скрыть столбцы уберите и этот столбец.
Примечание
Режим предварительного просмотра является основным вариантом демонстрации отчетов, поэтому он активизируется двойным щелчком на значке отчета в окне базы данных.
Выберите команду Файл > Предварительный просмотр. Вы увидите предполагаемое > оформление бумажной копии таблицы.
Упражнение 9. Печать таблиц и запросов
Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги.
Выберите команду Файл > Параметры страницы. Откроется окно диалога, позволяющее настроить размер страницы, ее ориентацию и поля (рис. 52).
На вкладке Поля увеличьте левый отступ до 40 мм. Изменение полей отразится на образце, демонстрируемом в разделе Образец.
Щелкните на вкладке Страница. При необходимости измените ориентацию на Альбомная.
Ориентация и поля страницы определяют, сколько записей сможет поместиться на одном листе.
Щелкните на кнопке ОК.
Выберите команду Файл > Печать. Откроется окно диалога Печать.
В раскрывающемся списке Имя выберите принтер. В разделе Копии укажите необходимое число копий и щелкните на кнопке ОК.
Рис. 52. Параметры страницы
Упражнение 10. Файловые операции
Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами. Не менее существенной процедурой является сжатие базы данных. По мере обработки таблиц и добавления объектов 'файл базы данных увеличивается в объеме. При стирании части информации не происходит полного ее удаления из файла. В результате объем, занимаемый базой данных на жестком диске, может оказаться неоправданно большим.
Чтобы сжать базу данных, выполните команду Сервис > Служебные программы > Сжать и восстановить базу данных.
Сравните размер файла базы данных до и после сжатия. Вы увидите, насколько эффективно сжатие экономит дисковое пространство.
Та же самая команда выполняет восстановление базы данных, поврежденной в результате внезапного сбоя электропитания. Иногда в процессе работы вы заметите, что база данных ведет себя как-то странно. В такой ситуации, не дожидаясь предупреждения, выполните команду Сжать и восстановить базу данных. Access по возможности восстановит нарушения, обнаруженные в структуре данных.
Если база данных содержит конфиденциальные сведения, воспользуйтесь возможностями Access по ограничению доступа и шифрованию данных. Чтобы задать пароль на открытие базы данных, выполните следующие шаги.
Закройте базу данных.
Щелкните на кнопке Открыть панели инструментов.
В окне открытия файла выделите значок Контакты.mdb.
Щелкните на стрелке палитры кнопки Открыть и выберите пункт Монопольно. Такой режим открытия предотвращает одновременный доступ к базе данных другого пользователя через локальную сеть.
Выберите команду Сервис > Защита > Задать пароль базы данных.
В поле Пароль открывшегося окна диалога введите пароль.
Для проверки повторно введите тот же пароль в поле Подтверждение.
Щелкните на кнопке ОК. Теперь для следующего открытия базы данных потребуется вводить пароль.
Примечание
Чтобы удалить пароль, выберите команду Сервис > Защита > Удалить пароль базы данных, введите старый пароль и щелкните на кнопке ОК.
Еще одним полезным инструментом Access является возможность пересылки информации из базы данных в другие приложения Office XP. Например, чтобы для выполнения вычислений переслать таблицу Контакты в книгу Excel, выполните следующие операции.
Щелкните на кнопке Таблицы окна базы данных.
Выделите таблицу Контакты.
Выберите команду Сервис > Связи с Office > Анализ в MS Excel.
Примечание
Кроме передачи данных в Excel вы можете с помощью команды Публикация в MS Word того же подменю опубликовать их в Word или, выполнив команду Слияние с MS Word, использовать информацию базы данных в качестве источника данных для слияний, которые обсуждались на занятии 8.
Access автоматически запустит Excel XP, создаст новую книгу с одним листом и перешлет в его ячейки данные из таблицы Контакты.