2.3.3. Проблемы использования современных технологий в деятельности лаунж-кафе «Манилов»

Программное обеспечение – это мозг кафе. Практически все функции подсчёта, анализа завязаны на нём. Программное обеспечение позволяет следить за состоянием кафе, выполняемых операциях, процессах продаж, ускоряет работу по обслуживанию гостей, упрощает систему заказов блюд и напитков. С открытия кафе использовалась система R-keeper.

R-Keeper™ – это современная полнофункциональная компьютерная система для организации высокотехнологичного кассового обслуживания для предприятий сфер обслуживания различной формы (классический ресторан, кафе, фаст–фуд, развлекательный центр и т.п.). 

R-Keeper™ - это мощный инструмент для всеобъемлющего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, отличный помощник для финансового менеджмента. Система позволяет решать множество проблем, повседневно возникающих при работе в баре, бистро, кафе или ресторане. Многофакторный анализ позволит снизить себестоимость производства за счет эффективного управления товаропотоками и оптимального использования человеческих ресурсов. Система подходит для малых и больших ресторанов, позволяет эффективно управлять ресторанами корпорации. 

R-Keeper™ легок в изучении и требует минимальной подготовки, прилагаются подробные руководства. Специалисты корпорации «ДатаКрат» оказывают такую поддержку в освоении системы, чтобы обучение R-Keeper не заняло большого промежутка времени. 

Наиболее ощутимые результаты достигаются по следующим направлениям:

Максимальная скорость и простота работы персонала при обслуживании клиентов, что достигается минимальными затратами времени на оформление заказа и организацией сервис-печати в барах и кухнях.

Исключаются ошибки расчетов, поддерживается документальность операций на всех уровнях.

Наличие надежной системы защиты от несанкционированного доступа, использующей современные средства идентификации и разделением полномочий на программном уровне.

Осуществление статистических расчетов по продажам.

Создается база данных, которую могут использовать программы по учету движения продуктов на производстве, расчету зарплаты персонала и т.д. 

Для функционирования системы Back-Office желательно использование SQL Server. Работа гарантируется для InterBase (SCO UNIX или Windows NT). Обеспечивается поддержка Microsoft SQL, SyBase SQL, Informix, Oracle; все - TCP/IP. 

Система R-Keeper™V6 работает на нескольких кассовых аппаратах, называемых станциями, объединенных в локальную вычислительную сеть. Максимальное количество станций, подключаемых в одну сеть, ограничивается характеристиками компьютерной сети.  

Станции по своему назначению и функциональным возможностям разделяются на четыре вида:

Станция кассира;

Станция официанта;

Станция бармена;

Станция менеджера.

В качестве менеджерской станции используется IBM PC - совместимый компьютер. Станции бармена и кассира представляют собой специализированные IBM PC - совместимые компьютеры, имеющие в качестве дополнительных устройств считыватели магнитных карточек или электронных таблеток, разъемы для подключения чековых принтеров, интерфейсы для кассового ящика и дисплея покупателя. Станция официанта - специализированный IBM PC - совместимый компьютер со считывателем магнитных карточек (http://tourlib.net/statti_tourism/alekseev.htm). 

Основные понятия системы: 

Структура меню. Меню ресторана представляет собой иерархическую древовидную структуру, очень удобную для работы.

Модификаторы. В системе предусмотрена возможность учитывать пожелания гостя при приготовлении блюда и сообщать их при составлении заказа на кухню или в бар.

'Горячие' клавиши. - это клавиши на клавиатуре рабочей станции, с помощью которых осуществляется быстрый ввод блюда в счет или вызов на экран содержимого группы блюд. Использование 'горячих' клавиш значительно сокращает время оформления заказа. Пользователь имеет возможность сам определять 'горячие' клавиши.

Сервис-печать. Система осуществляет автоматическое сообщение заказа в соответствующее подразделение производства.

Категории блюд. Все блюда разбиваются на категории, объединенные по какому-нибудь признаку. Это дает дополнительную возможность проведения анализа работы ресторана с использованием отчетов по реализации блюд по категориям.

Типы валют. В системе может задаваться любое количество валют (к валютам относятся также кредитные карты и безналичные расчеты), при этом обязательно должны быть указаны два типа валют: базовая валюта - валюта, в которой указываются цены на блюда в меню ресторана, национальная валюта - основная валюта государства.

Виды чеков: предварительный чек (пречек); фискальный чек.

Технологии, поддерживаемые системой: технология работы по магнитным картам (Card Pay System); технология твердой копии (Hard Copy).

Авторизация доступа к системе.  Ключем доступа персонала в систему является индивидуальный код, хранящийся на магнитной карте или электронной таблетке. Такую карту или таблетку должен иметь каждый работник ресторана, работающий с кассовой системой (http://www.datakrat.ru/software/10771.html).

Как видно из описания, R-Keeper™ довольно удобная программа с довольно широкими возможностями. Но в процессе работы с данной системой кафе столкнулось с проблемой её обслуживания. Дело в том, что это очень распространённая компания и обслуживается в нашем городе определённым количеством людей из одной фирмы. Это создаёт некую монополию на данный продукт, что затрудняет работу. В середине апреля данная компания отозвала лицензию и блокировала доступ к системе, что вызвала серьёзные проблемы связанные со скоростью обслуживания гостей, анализа продаж и т.д. руководители «Манилова» не смогли найти других поставщиков этого продукта, т.к. этим занимались 2 человека, из-за которых и была прервана работа. Было принято решение сменить программное обеспечение.

Преимущества iiko.

Интегрируя большинство бизнес – процессов ресторана, iiko (iiko – читается «айко») может быть полезна каждому сотруднику предприятия в отдельности и всей команде вместе.  

iiko для собственника.

iiko позволяет собственнику бизнеса разгрузить себя от решения многих оперативных вопросов управления, делегировав больше полномочий менеджменту заведения, сохранив при этом (а иногда и повысив!) уровень контроля над предприятием. Это достигается за счет наличия интегрированных модулей финансового учета и событийного видеонаблюдения, а также простоты и удобства их использования.

Современная программная платформа iiko обеспечивает обработку всех данных в режиме реального времени, а также позволяет подключаться к системе и легко работать удаленно через Интернет.

iiko освобождает Ваше драгоценное время и повышает свободу перемещений, позволяя оставаться в курсе всех событий бизнеса и сосредоточиться на его развитии.

iiko для бухгалтера – калькулятора.

iiko позволяет значительно облегчить ведение количественно – суммового учета и повысить его качество и оперативность.

Интегрированность  системы позволяет избежать выполнение рутинных операций по запуску обмена данными между отдельными модулями системы, а также возможных проблем потери данных, связанных с ним.

Одной из самых распространенных проблем, влияющих на качество и трудоемкость учета в общепите являются отклонения фактического расхода продуктов от заданных нормативов ТТК, а также плохое качество первичной документации, фиксирующей движение товаров. В отличии от других систем, iiko позволяет автоматически осуществлять пересчет данных по списанию продуктов по ТТК при внесении изменений в нормы закладки задним числом, на основании выявленных и подтвержденных данных. Мощная система прав доступа в систему, позволяет гибко регулировать и контролировать полномочия каждого пользователя на совершение подобных операций.

iiko для управляющего.

Возможности iiko для управляющего можно сравнить с современным персональным коммуникатором. iiko – это полнофункциональный бизнес – помощник, который всегда под рукой. Теперь можно не только «звонить» (видеть продажи и склад), но и выполнять множество действий, связанных с ежедневной обязательной работой, такой как планирование графика работы персонала и контроль дисциплины. Начисление сотрудникам повременной заработной платы и бонусов от объема продаж. Работа с резервами, банкетами и предоплатами. Сведение стандартных форм регулярной финансовой отчетности и т.д.

iiko для кассиров, барменов, официантов.

Интуитивно понятный и простой интерфейс системы iiko позволяет быстрее и качественнее обслужить своих Гостей и заработать хорошие чаевые.

Возможность изначально вести заказ с разбивкой по Гостям избавляет от необходимости лишний раз обращаться к администратору зала для выполнения операций переноса блюд и разделения счетов.

Для лучшего взаимодействия с кухней можно при помощи курсов задать порядок подачи блюд и самостоятельно контролировать время подачи.

Удобный функционал управления стоп – листами не даст попасть впросак при предложении Гостю отсутствующих на текущий момент блюд.

Доступ к персональной отчетности позволяет видеть свои успехи, мотивирует на повышение продаж и прививает навыки финансового планирования.

iiko для бухгалтера.

Модуль интеграции iiko c типовыми конфигурациями 1С позволяет упростить подготовку бухгалтерской отчетности и существенно сократить повторный ручной ввод данных.

iiko для системного администратора.

Системные администраторы по достоинству оценят удобство сервисных функций iiko по выполнению автоматического резервного копирования данных, постоянному контролю и оперативному оповещению о возможных проблемах в системе, возможность удаленной поддержки.

iiko для ваших Гостей.

Быстрота и точность обслуживания, внимание и вежливость персонала, хорошие цены, возможные благодаря контролю за себестоимостью продуктов – все это, несомненно, понравится вашим Гостям, выгодно выделит ваше предприятие на фоне конкурентов, превратит ваших гостей в постоянных посетителей:  о вашем ресторане (баре, кафе) будут вспоминать в первую очередь при планировании своего досуга, а гости будут приводить своих друзей провести время и вкусно поесть именно у вас.

Ваших гостей будет окружать оригинальная атмосфера заведения, созданная в том числе и за счет правильно подобранного музыкального оформления, находящегося под управлением iikoDJ.

А еще больше повысить лояльность ваших гостей поможет система персональных дисконтных или бонусных карт.  Вы же получите достоверную и исчерпывающую информацию об индивидуальных предпочтениях ваших гостей (http://www.arbus.biz/Produkty/preimuwestva_iiko/).

После введения iiko работникам кафе пришлось столкнуться с рядом трудностей по работе с данной системой. Она обладает более расширенными функциями нежели предыдущая система. Поэтому появились новые функции, которые несколько усложнили процесс работы с системой. Но после настройки стали очевидны плюсы:

• более яркий и удобный интерфейс

• высвечивается количество оставшихся блюд

• стоп-лист не исчезает после закрытия смены

• появляется возможность регистрировать время работы сотрудников

• свободный модификатор

• более расширенный анализ продаж, выручки

• упростилась система ревизии

• возможность забивать заказы на каждого гостя в пределах 1 заказа

• на чеке видна сумма заказа каждого гостя

В целом система показала себя лучшим помощником для работников кафе. Она ускорила и систематизировала всю работу заведения.