Информатика. Контрольная точка №2 / Lec_3_1

Языковые инструменты. Практически каждая крупная программа поддерживает

функции проверки правописания, грамматики и функции тезауруса. Многие новейшие текстовые редакторы имеют функцию автокоррекции, которая корректирует правописание,

пока текст еще вводится. Характерные опечатки, перестановка букв отслеживаются и автоматически исправляются программой.

Инструментальные средства рисования. Многие программы предоставляют инстру-

ментальные средства рисования, что позволяет пользователю добавлять в документ линии, объекты или графические файлы.

•Таблицы. Программы позволяют составлять таблицы, содержащие определенное количество столбцов и строк. Таблицы, созданные подобным образом, зачастую имеют некоторые функции табличных редакторов, хотя и в ограниченном масштабе.

•Программируемые приложения. Макросы — это последовательность инструкций, которая может быть использована для автоматизации сложных или повторяющихся задач.

Макросы могут быть использованы для имитации набора последовательности клавиш или быть запрограммированы, чтобы выполнять более сложные процессы. Например, имя и адрес компании могут быть подготовлены в виде макроса. Современные программы опи-

сывают языки программирования, которые могут использоваться для выполнения сложнейших задач. Word, например, содержит Visual Basic для приложений — подробнее о

применении этого языка программирования в программах Microsoft Office описано в этой главе.

Графические пакеты

Традиционно графические пакеты подразделяют на три основные категории: программы создания изображений, пакеты программ для САПР и презентационные программы. Однако в графические программы в последнее время включают еще две категории: пакеты

создания диаграмм и программы редактирования фотографий.

Программы создания изображений Программа подготовки иллюстраций служит тем же целям, что и система ввода и ре-

дактирования графической информации — мольберт, позволяя пользователям создавать рисунки, используя ряд технологий.

Комбинация инструментов позволяет пользователям создавать рисунки линиями от ру-

ки и использовать правильные фигуры. Среди доступных инструментов можно выделить:

•Панель инструментов для рисования может быть использована для имитации эффектов рисования различными материалами, включая ручки, пульверизаторы, кисти и мелки.

•Инструменты выбора используются для копирования, стирания или изменения

размера секций рисунка.

•Инструменты рисования позволяют пользователю создать тени и оттенки, при-

меняя их в различных местах.

•Текстовые инструменты позволяют пользователю добавлять текст в рисунок. Пользователь может выбрать шрифт, размер, цвет и стиль текста.

•Специальные инструменты дают ряд возможностей более высокого уровня. Ин-

струменты изменения цвета, например, можно использовать для перемены одного цвета на другой в определенных участках рисунка.

Программы создания изображений отличаются типом производимого изображения.

Программы рисования создают точечные рисунки, а программы создания изображений — векторные образы.

Точечные рисунки состоят из небольших точек (пикселей). Чем меньше масштаб сетки этих точек, тем выше разрешение рисунка. Газетная фотография, например, имеет разрешение 100 точек на дюйм, а фотография в учебнике может иметь разрешение 1200 точек

на дюйм. Хотя точечные рисунки используются для определенных типов изображений, таких как фотографии, они обладают двумя основными недостатками. Во-первых, общее качество рисунка нельзя сохранить при изменении его размера. Во-вторых, точечные рисунки требуют большого объема места на диске, в зависимости от количества цветов, содержащихся в рисунке, и его разрешения.

Векторные графики сделаны из линий, а не точек. Математические формулы опреде-

ляют размер, положение и цвет линий, составляющих данный образ. Так как здесь требу-

ется гораздо меньше информации о содержании векторного образа, то подобным рисункам

требуется сравнительно мало места на диске. К тому же можно изменить размер векторных образов с большой точностью и без потери качества. Так как создавать детализиро-

ванные образы может быть слишком сложно, векторные графики зачастую используются для построения диаграмм и сравнительно простых рисунков.

Программы диаграммных изображений

Необходимость составлять различные графики и диаграммы привела к появлению различных программ создания диаграммных изображений. Ориентированные на деловых

пользователей, большинство из этих программ требует минимальных технических знаний и опирается на меню, иконки и панели инструментов для создания диаграмм.

Для создания графиков и диаграмм пользователь выбирает модели и символы из биб-

лиотеки готовых материалов. Библиотеки, используемые этими программами, часто называют шаблонами, трафаретами, что означает, что пользователю нет необходимости рисо-

вать каждую модель вручную. Приведя ряд моделей в порядок, пользователь может ввести текст, линии и другие элементы для завершения диаграммы.

Такие программы диаграммных изображений, как Visio, предлагают довольно ограни-

ченное количество образцов, из которых может выбирать пользователь, хотя из различных источников можно приобрести дополнительные образцы. Все пакеты служат для создания

стандартных деловых диаграмм. Типичный пакет программ предоставляет образцы, которые дадут возможность составить блок-схему, офисные документы, организационные графики, сетевые диаграммы, графики реализации проекта и структурные схемы.

Программы редактирования фотоизображений Широкое использование оптических сканеров и программ оцифровки изображений

привело к необходимости разработки программ редактирования и управления фотоизо-

бражениями.

Пакеты программ редактирования фотоизображений позволяют пользователям оцифровывать, просматривать и редактировать отсканированные изображения.

Большинство программ редактирования фотоизображений во многом повторяют черты программ создания изображений, но многие из них имеют и более сложные функции, ис-

пользуемые при работе с отсканированными изображениями. Вот два типичных примера:

Оцифровка изображения позволяет пользователю получить изображение прямо с оптического сканера или цифрового фотоаппарата, подключенного к компьютерной системе, устраняя необходимость работы с двумя отдельными программами.

Можно использовать фильтры для создания ряда специальных эффектов в изображе-

нии. Например, фильтры могут повысить резкость размытого изображения, изменить яр-

кость и контраст.

Таблицы — офисные программы для обработки цифровой информации

Программные пакеты электронных таблиц используются для различных целей. Вот несколько примеров:

Финансовые приложения. Стандартные приложения включают в себя создание прогноза притока денежных средств, выписок со счета, счетов, заказов на поставку, заказ на закупку, предложение по ценам, управление издержками и управление проектами.

Моделирование и симуляция. Моделирование включает в себя создание цифрового изображения существующей ситуации или обстоятельств, тогда как симуляция означает предсказание новых ситуаций или обстоятельств. В обоих случаях создается модель, ко-

торая дает числовое представление изучаемой ситуации. Прогноз притока денежных средств, например, является числовой моделью, которая делает попытку предсказать фи-

нансовое состояние предприятия через определенный период времени. Как только модель создана, ей можно управлять так, что пользователь увидит, как изменение части повлияет

на изменение целого. Например, пользователь может изменить уровень продаж в прогнозе притока денежных средств, чтобы увидеть, как это повлияет на общий счет прибылей и убытков, Эта возможность управления моделями называется анализом возможных вари-

антов и считается одной из самых мощных качеств подобных программ.

Статистический анализ. Все подобные программы дают большой набор инструмен-

тов, которые можно использовать для анализа числовой информации различными спо-

собами. Можно привести два простых примера для иллюстрирования ряда доступных воз-

можностей.

Целевой поиск описывает способ автоматического изменения значений в формуле до

получения желаемого результата. Например, пользователь может ввести формулу, которая подсчитывает прибыль от продаж различных объектов. Целевой поиск можно использовать для подсчета уровня продаж, который принесет необходимый уровень доходов.

Многие программы предлагают описательную статистику, которую можно использовать для создания различных обобщений, относящихся к блоку данных. Электронные таблицы

ведут простой анализ и автоматически генерируют описательную статистику. Результаты представляются в форме таблицы и включают различные величины — максимум, минимум, среднее значение, стандартное отклонение, сумму, подсчет и колебания.

Все современные электронные таблицы происходят от первоначальной программы Visicalc, разработанной в 1979 г. Бриклином, Франкстоном и Филстрой. Эта программа изна-

чально предполагалась для ведения регулярных подсчетов в Гарвардской школе бизнеса. Хотя эта программа была создана для компьютера Apple II, она быстро обрела популярность и стала одним из самых продаваемых программных продуктов всех времен.

Столь высокий интерес к этой программе способствовал тому, что компания «Lotus Development Corporation» разработала версию программы для IBM-совместимых компьютер-

ных систем. Последующий выпуск в 1982г. Lotus 1-2-3 был вызван широким распространением персональных компьютеров в бизнесе.

Как Visicalc, так и Lotus 1-2-3 обычно называют первыми прикладными программами-

«приманками». Этот термин описывает программу, которая предоставляет столь ценные услуги, что гарантирована покупка компьютера, чтобы использовать программу. Позднее этот термин стал использоваться для определения приложения, превосходящего все по-

добные продукты.

Характеристики программ табличных вычислений Электронные таблицы могут быть описаны как программы, цель которых — хранить и

управлять числами, величинами и текстом эффективно и удобно. Как и в случае с текстовыми редакторами, кратко опишем термины, используемые для описания программ таб-

личных вычислений:

Рабочие таблицы и ячейки. Рабочая область в электронной таблице называется рабочей таблицей. Рабочая таблица — это сетка, состоящая из ячеек. Каждая ячейка идентифицируется по горизонтальным и вертикальным координатам (строки и колонки). Ячейки могут содержать текст, числа или формулы, которые связаны с информацией, хранящейся в другой ячейке. Например, ячейка может содержать любые из следующих данных:

«Прогноз потока денежных средств»

+А12 (ссылка на другую ячейку)

Формулы. Другая важная возможность электронной таблицы — пользователь может управлять содержимым ячеек, используя формулы. Формула — это вычисление, вносимое пользователем и автоматически выполняемое программой электронной таблицы. Форму-

лы таблицы начинаются со знаков =, + или @. Формулы также могут использоваться для управления величинами, содержащимися в ячейках, путем ссылки на их координаты.

Функции. Функция электронной таблицы — это встроенная команда, которая выполняет автоматические вычисления или действия. Например, в программе Microsoft Excel функция AVERAGE даст среднее значение серии чисел.

Все электронные таблицы содержат ряд встроенных функций, которые могут упростить создание рабочей таблицы. Обычно функции делятся по категориям, что упрощает их по-

иск пользователем. Среди стандартных категорий можно перечислить следующие:

Дата и время. Это позволяет пользователю производить расчеты, связанные с дата-

ми, например, пользователь может высчитать количество рабочих дней между двумя датами.

База данных. Среди ее типичных функций — возможность сортировать строки или ко-

лонны в специальном порядке. Хотя электронные таблицы не могут сравниться по функциональности со специализированной программой базы данных, все программы предлагают основные функции запроса, фильтра и сортировки.

Финансовые. Это дает ряд финансовых и учетных функций, таких, как возможность

подсчитать погашение кредита, используя такие факторы, как процентная ставка и сумма займа.

Логические. Это позволяет пользователю создавать формулы, которые производят вычисления в соответствии с тем, удовлетворяют ли они поставленным условиям. Например, рабочая таблица, созданная для составления счетов, может генерировать разный

итог в соответствии с тем, должен ли клиент платить налог на добавленную стоимость или нет.

Поиск и справка. Эти функции могут быть использованы для создания более сложных таблиц. Например, пользователь может создать формулу, которая будет искать значение в таблице.

Математика. Сюда входят такие математические функции, как факториалы, экспоненты, квадратные корни и тригонометрические функции

Статистика. Она позволяет пользователю получать статистическую информацию, такую как частотное распределение.

Автоматические возможности. Многие программы дают пользователю возможность

ввести часть формулы, завершая ее автоматически. Функция «автосуммы», например, присутствует во многих различных программах, автоматизируя суммирование. Для исполь-

зования этой функции пользователь выбирает, какие ячейки следует добавить, а затем выбирает функцию автосуммы. Программа генерирует формулу, чтобы автоматически сложить числа.

Форматирование. Все табличные программы имеют различные инструменты, которые могут быть использованы для улучшения внешнего вида таблицы. Ряд встроенных числовых форматов позволяет пользователю отражать значение в валюте или округлять числа

до определенного знака. Пользователи могут также изменять ширину и высоту колонок и

строк, использовать различные шрифты и использовать затенение, цвета и выделение линий.

Графики. Неотъемлемая функция табличных программ — возможность создания ряда различных графиков, опираясь на данные, содержащиеся в таблице. Современные про-

граммы предлагают ряд различных видов графиков, включая столбцовые диаграммы, кру-

говые диаграммы, линейные графики и комбинированные двумерные диаграммы. Большинство программ также имеет ряд специализированных типов графиков, которые

подойдут для специалистов с определенными требованиями. Пример такого типа графика

— комбинированная диаграмма, которая может использоваться для показа двух или более

наборов данных в одной диаграмме. Диаграммы, созданные в табличных программах,

обычно называют динамичными, что означает, что если изменить данные в рабочей таблице, график будет обновлен автоматически и изменения будут в нем отражены.

•Инструменты анализа данных. Большинство современных табличных программ

содержит ряд инструментов, предназначенных для автоматизации анализа общих данных. Эти функции избавляют пользователя от необходимости запоминать сложные формулы и производят все вычисления автоматически. Примеры инструментов анализа общих данных: вариационный анализ, согласование, многовариантность, Т-тест, Z-тест и регрессия.

•Импорт и экспорт. Табличные программы могут работать с данными, взятыми из

различных источников. Во многих случаях файлы, созданные другими программами, могут быть напрямую импортированы в рабочую таблицу без потери дан-

ных. Подобным образом, таблицы также могут экспортировать данные в различ-

ных форматах. Иногда может возникнуть необходимость конвертировать данные в форму, которая может быть использована табличной программой. Стандартный

формат файла, используемый для передачи данных между редакторами таблиц и

другими программами, называется CSV — значения, разделенные запятыми. Файл CSV является простым текстовым файлом, созданным из объектов, заключенных в кавычки и разделенных запятыми. Использование запятых и кавычек позволяет табличной программе идентифицировать отдельные объекты.

•Рабочая книга электронных таблиц. Ранние программы позволяли пользователю работать лишь с одной таблицей одновременно. Чтобы использовать инфор-

мацию, содержащуюся в различных таблицах, необходимо было вводить специ-

альные команды, чтобы получить доступ к файлу, содержащему требуемые данные. Зачастую это приводило к чрезмерной сложности приложений, замедляло

работу и вело к ошибкам.

Современные программы позволяют пользователю организовать группы рабочих таблиц в единой рабочей книге. В одно и то же время может быть открыто несколько рабочих

книг. Это позволяет выполнять объемные или сложные задачи быстрее и проще. Два примера могут пояснить этот момент:

Организация планирует проанализировать ежемесячные данные по продажам. Данные на каждый месяц могут храниться в отдельных рабочих таблицах в единой рабочей книге. Хотя данные, хранящиеся в каждой рабочей таблице, могут быть проанализированы от-

дельно, пользователи могут также использовать специальные формулы и функции для обзора рабочей книги как единого целого. Общие продажи за год, например, можно вычис-

лить, используя формулу, которая суммирует месячные показатели из каждой рабочей таблицы в рабочей книге.

Организация использует две рабочие книги для хранения данных по продажам и затра-

там. Данные из каждой рабочей книги можно комбинировать в третьей рабочей книге, чтобы получить информацию о прибыльности. Для проведения необходимых вычислений не-

обходимо открыть лишь третью рабочую книгу, но если потребуется, все три книги можно открыть одновременно.

Важная черта современных пакетов программ табличных вычислений — возможность

просмотра данных, хранящихся в рабочей таблице или рабочей книге. Использование просмотра позволяет пользователю сфокусироваться на определенных секциях рабочей таблицы, отображая данные заданным образом. Например, менеджер может просмотреть

только суммарную информацию, хранящуюся в таблице. Для этого можно выбрать про-

смотр, который отобразит лишь требуемую информацию, пряча все остальные данные. Как только рабочая таблица создана, ее можно использовать для анализа возможных

вариантов, изменяя некоторые данные. Для того, чтобы осуществлять контроль за изменениями в рабочей таблице, можно использовать сценарии. Пользователь начинает созда-

вать базовую модель для анализа и хранит ее под определенным именем. Затем таблицу

можно менять, пока пользователь не получит те результаты, которые будут иметь для него значение. Каждый раз, когда появится новый набор результатов, Можно сохранить их как новый сценарий. Затем можно изменять таблицу или восстановить исходные данные для нового анализа. После завершения анализа пользователь может открыть любые из хра-

нящихся сценариев и сравнить с исходной таблицей.

Сам размер рабочей памяти, доступной для работы с таблицей, означает, что функции,

позволяющие вести быструю и эффективную навигацию, являются ключевыми.

Хотя мощность электронной таблицы может быть ограничена памятью и пространством памяти, стандартная рабочая книга может содержать 256 рабочих таблиц, а стандартная рабочая таблица может содержать 16 384 строк по 256 колонок. Это означает, что ра-

бочая таблица может содержать до 4 194 304 ячеек, а рабочая книга — до 1 073 741 824 ячеек.

Пример ниже показывает, как таблицы могут быть использованы для финансового планирования. Этот материал подчеркивает некоторые недостатки таблиц и предлагает альтернативные подходы.

Пример

Таблицы для планирования и учета

Поддерживая привычные для использования, но устаревшие технологии электрон-

ных таблиц, менеджеры создают подчас большие проблемы.

Пятерка крупнейших бухгалтерских фирм предупреждает, что неправильное ис-

пользование электронных таблиц может привести к катастрофическим последствиям, и все же ежедневно сотни тысяч управленцев проходит мимо многомиллионных систем планирования ресурсов предприятия и тратят время на непродуктивную работу с одними и теми же данными в электронных таблицах.

Исследование, «большой пятерки» показало, только что ошибки вычисления в таблицах, ведут, к сотням миллионов потерь для бизнеса.

Сегодня критичной задачей становится поиск технологии, которая даст руководи-

телям все преимущества таблиц без их недостатков. Ряд крупных организаций создали мозговые тресты для решения этой дилеммы, и некоторые уже начали тестирова-

ние новых технологий.

«Старая добрая» таблица может решить срочную проблему, но она отражает ряд стратегических вопросов планирования. Есть мнение, что электронные таблицы дав-

но устарели, так как все, что создают люди, является вручную созданным произведением личного математического искусства — это неэффективно и дорого.

Проблемы с использованием электронных таблиц привели к разработке решений на основе баз данных. Такая ситуация

открывает, возможности для новых участников. И действительно, они уже видны

на горизонте.

Основное различие между претендентами заключается в том, что они называют

свои новые технологии «планировщиками объектов». Это технологии для пользователя по созданию финансовых планов и моделей из объектов или их компонентов. Объекты, ведут как вычисления, так и данные для самого пользователя. План является сво-

бодно ассоциируемым набором объектов. Планировщик объекта может быть подключен к базе данных.

Объектный план может включать в себя продажи, маркетинг, объекты по отделам и штату. Объем данных, хранящихся «внутри» объектов, неограничен, как и относительное расписание событий, моделируемых объектами, и структура, в которую вхо-

дят эти объекты.

Разработка и создание объектов и новых формул не требует особых знаний от конечного пользователя, и объекты будут совместимыми с существующими графиками

счетов и базами данных компании. Все планы можно мгновенно объединить безотноси-

тельно их содержания.

Базы данных — программное обеспечение для хранения и обработки информации

Значительные достижения имеются в создании актуальных индустриальных и между-

народных стандартов технологий баз данных, которые определяют функциональные воз-

можности разрабатываемых инструментальных средств и используемых технологий. Они служат прежде всего для обеспечения мобильности приложений и данных, повторного использования информационных ресурсов, интероперабельности и открытости базирующихся на них систем (Когаловский М.Р, 2003)1.

До того как начать внедрять системы электронных баз данных, практически вся ин-

формация, необходимая организации, хранится вручную. Типичные методы — картотеч-

ные шкафы и индексная запись. Хотя ручные системы все еще широко используются сегодня, электронные базы данных также не редкость, и считается, что они дают ряд важных преимуществ для предприятий. Мы можем лучше понять электронные базы данных, рассмотрев недостатки ручных систем хранения документов. Среди самых распространенных недостатков можно назвать:

Способ, используемый для организации информации, во многом ограничивает ее применение. Например, если список клиентов хранится в алфавитном порядке по именам, то

очень трудно посмотреть их по местоположению.

Зачастую трудно найти нужную информацию быстро.

Иногда бывает невозможно добавить, исправить или удалить информацию, содержащуюся в картотеке, не создавая новую копию записи.

Иногда сложно классифицировать информацию так, чтобы ее можно было хранить в правильном месте. Это может затруднить поиск нужных записей позднее.

Если информация регулярно используется различными пользователями отдела, может понадобиться создание нескольких копий записей. Это — крупнейшая проблема в управлении информации, так как от дублирования данных возникают такие сложности, как:

Дополнительные расходы на дополнительное место хранения и труд при ведении за-

писей.

Изменения, внесенные в одну копию, могут не быть перенесены в другие копии. Это

будет означать, что некоторые файлы содержат устаревшую информацию, тогда как в других она исправлена или дополнена.

Если используется стандартизованная система хранения данных, это может быть неудобным для некоторых пользователей. С другой стороны, использование различных систем хранения данных создает проблемы для ведения документов и нахождения информа-

ции.

Использование электронных баз данных может устранить все вышеперечисленные

трудности. Мы можем привести следующие преимущества электронных баз данных:

•База данных позволяет пользователям организовать информацию несколькими различными способами. Изначальный порядок, в котором вводятся записи, зачас-

тую неважен, так как информацию можно быстро и просто реорганизовать. Это позволяет организации использовать информацию максимально эффективно, ис-

пользуя технологию информационной проходки. Информационная проходка ведет поиск по базам данных организации, раскрывая скрытые моменты или взаимоотношения между группами данных.

•Мощные поисковые возможности электронных баз данных можно использовать для обнаружения и обработки информации в тысячи раз быстрее, чем вручную.

•Электронные базы данных дают возможность добавлять, изменять или удалять записи по желанию пользователя. Дополнительные возможности упрощают ввод данных и помогают управлять хранящейся информацией. Например, добавление

группы однородных записей можно упростить, создавая несколько копий существующей статьи. Затем каждую копию можно редактировать. Это устраняет для оператора ввода данных необходимость вводить детали каждой статьи полно-

стью.

•Сложные возможности индексирования позволяют хранить одну и ту же базовую информацию в различных категориях. Это дает большую гибкость и позволяет пользователям находить, получать и организовывать информацию тогда, когда им это необходимо. Базы данных, используемые в компаниях, обычно доступны для

многих пользователей в сети. Вот некоторые преимущества этого подхода:

•Минимизация ненужного дублирования снижает затраты на ведение записей, хотя зачастую отдельные базы данных могут вызвать проблемы, подобные дублированию бумажных записей.

•Любые изменения в информации, хранящейся в базе данных, отображаются для

всех пользователей одновременно.

•Хотя информация структурирована, программное обеспечение базы данных обладает значительной гибкостью, удовлетворяя потребности различных пользова-

телей и отделов.

Подводя итог, мы можем определить базу данных как собрание связанной информа-

ции. Информация, находящаяся в базе Данных, хранится организованно, что позволяет быстро найти и получить отдельные записи. База данных не требует технологических умений, в ней можно хранить телефонные справочники, адресные книги, дневники и индекси-

рованные файлы.

Сравнение баз данных и электронных таблиц,

Базы данных часто рассматривают как чрезмерно усложненные таблицы. Несмотря на

это, базы данных широко используются для управления информацией в бизнесе, являясь ядром многих бизнес-приложений, таких как пакеты программ бухгалтерского учета, систе-

мы планирования ресурсов предприятия, системы автоматизации документооборота и инструменты ведения электронной торговли. Преимущества баз данных на уровне пользо-

вателя Если электронная таблица создается для одноразового использования — решения оп-

ределенной проблемы, ее создание может быть более быстрым, чем эквивалентной базы

данных. Но представьте себе, что ваша задача гораздо шире, и вам нужно регулярно составлять несколько разных отчетов в месяц. Хотя для этого можно использовать и электронную таблицу, база данных даст определенные преимущества:

Легче работать с заранее подготовленным отчетом каждый месяц, чем распечатывать

соответствующую часть таблицы.

В стандартном отчете базы данных ошибки, которые характерны и для таблицы, вид-

ны, тогда как в таблице они могут быть скрыты в ячейке.

•Данные можно легко суммировать в отчете или запросе.

•Можно использовать произвольный запрос для быстрейшего поиска информа-

ции.

•Эти преимущества возникают вследствие наличия функций «отчет» и «запрос »

в базах данных, чего нет в электронных таблицах.

Преимущества баз данных на деловом уровне

Основные преимущества баз данных для бизнеса проистекают оттого, что базы данных

предназначены для общего пользования информацией. Среди их преимуществ:

•Многопользовательский доступ — позволяет различным пользователям полу-

чать доступ к одним и тем же данным одновременно.

•Распределенный доступ — пользователи в различных отделах могут получать доступ к данным.

•Скорость — для доступа к большим объемам информации, таким как клиентская база банка, только базы данных предназначены для создания отчетов или

быстрого доступа к информации о конкретном клиенте.

•Качество данных — можно установить сложнейшие системы проверки и подтверждений при вводе данных.

•Безопасность — доступ к различным типам данных может быть ограничен до группы служащих. База данных дилерского отделения по торговле автомобилями может иметь ограниченный доступ — менеджер одного отдела может иметь

доступ, предназначенный только для этого отдела.

•Экономия места — разделив базу данных на различные таблицы (столы) экономится место, как можно увидеть в разделе по нормализации. Несмотря на множество преимуществ баз данных, есть определенные приложения по управлению информацией, где больше подходят таблицы, так как в них значительно

легче и быстрее:

•Создается структура таблицы.

•Вводятся данные, используя такие возможности, как автоматическое установление времени и даты.

•Ведется числовое моделирование.

•Выдаются общие и средние данные по всем продажам.

Системы управления базами данных

Появление систем управления базами данных изменило то, как организации управляли своими ресурсами данных. Хотя данные все еще хранились отдельно от программ, кото-

рые пользовались ими, этот новый подход дал большую гибкость, в то же время снижая затраты на разработку и эксплуатацию. Вот некоторые основные характеристики системы управления базой данных (СУБД):

•Среди программ есть ряд инструментов и служебных протравам общего назначения, генерирующих отчеты или собирающих данные. Это означает, что для выполнения новых задач требуется гораздо меньше разработок.

•Доступность инструментов общего назначения позволила пользователям, не обладающим техническими навыками, получать доступ к данным. Пользователи могут анализи-

ровать данные, получать записи и генерировать отчеты при ограниченном участии технического состава.

•Использование СУБД позволило организациям ввести стандарты для разработки и эксплуатации своих баз данных. Например, многие организации выработали стандарты, управляющие структурой любых новых файлов данных.

Теперь мы рассмотрим основные типы систем управления базами данных.

Системы управления реляционными базами данных

Популярность систем управления реляционными базами данных (СУРБД) уходит кор-

нями в необходимость иметь общие ресурсы данных по всей организации. В прошлом ре-

сурсы обычно концентрировались в нескольких определенных местах. Например, бухгал-

терские и контрольные функции организации были связаны с большинством ресурсов информационных технологий. Эти функции считались самыми важными для ресурсов дан-

ных организации. Однако компании стремились стать более эффективными и снизить затраты, поэтому появилась необходимость как можно больше расширить доступ к организационным ресурсам данных. К тому же, менеджерам и пользователям в организации требо-

валось все больше информации.

СУРБД — это расширенная СУБД, ее преимущества — обмен данными по всей орга-

низации и возможность объединять данные из нескольких различных источников. Например, стало возможным снизить складские расходы, объединив функции контроля производства и хранением. Подобный подход позволит постоянно обновлять параметры хране-

ния в соответствии с параметрами производства. Таким образом, можно повысить или понизить запас сырья в зависимости от реального использования. Также можно улучшить

производственное планирование путем инспектирования объемов заполнения складов через регулярные промежутки времени.

Реляционные базы данных позволяют хранить данные в различных таблицах. Они яв-

ляются наиболее часто встречающимся типом баз данных, Отдельные виды записей можно использовать для хранения данных по различным предметам. Например, база иных,

используемая для контроля складирования, может использовать отдельные виды записей для хранения информации о хранящихся объектах, перераспределения объемов, а также данных о поставщиках.

Таблицы, входящие в состав реляционных баз данных, могут объединяться с использованием одного или нескольких ключей записи. Как уже упоминалось ранее, все записи в базе данных должны содержать уникальный ключ записи, который можно использовать

для их идентификации. В реляционной базе данных он часто называется первичным клю-

чом. Однако записи могут также содержать другие ключи, которые способствуют поиску данных, хранящихся в другой таблице. Ключи записи, содержащиеся в каждой таблице, можно использовать для создания одной или более связей между таблицами. Используя комбинацию ключей записи — составной ключ — можно получать данные из нескольких

таблиц сразу. Стоит отметить, что поле, использующееся для отыскания информации в

другой, связанной таблице, часто называют внешним (вторичным) ключом.

Объектно-ориентированный подход

Объектно-ориентированный подход к созданию баз данных использует понятие многократных объектов для создания сложных приложений. Объект совмещает структуры дан-

ных с любыми функциями, необходимыми для управления объектом или данными, кото-

рые он содержит. Например, объект «Служащий» можно создать для хранения данных по служащим. Этот объект будет содержать структуры базовых данных, таких как имя, адрес, возраст и т.д. Объект будет также содержать возможности, позволяющие производить с ним различные действия, такие как изменение адреса служащего.

Объектно-ориентированный подход дает несколько важных преимуществ:

Так как объекты являются автономными, ими легко управлять, например, в индивидуальный объект можно внести изменения без изменения какой-либо другой части системы.

Новые объекты можно создавать быстро и просто — из уже существующих. Продолжая приведенный выше пример, объект «Служащий» можно использовать в качестве основы для нового объекта — «Менеджер». Понадобятся минимальные изменения для заверше-

ния нового объекта, так как он будет обладать всеми чертами «Служащего».

Объекты можно с легкостью копировать или пересылать в новые системы. Так как объ-

ект уже содержит все функции, которые необходимы для его использования, его можно использовать в новой системе незамедлительно.

Объектно-ориентированная база данных — база данных, состоящая из объектов, объединяющих структуры данных и функции, необходимые для управления объектом или содержащимися в нем данными.

Сеть и иерархические модели баз данных

Эти базы данных описываются для того, чтобы дать полный обзор. Это альтернативы

реляционной модели, и одно время они были конкурирующими продуктами. В 90-х боль-

шинство бизнес-приложений было разработано на основе СУРБД, все более широко ис-

пользовались объектно-ориентированные технологии. Сеть или иерархическая модель мо-

гут быть использованы для некоторых высокоэффективных приложений, таких как хранилища данных, хотя многие из них основаны на СУРБД.

Административные приложения производственного программного обеспечения

Производственное программное обеспечение состоит из приложений общего назначе-

ния, помогающих пользователю выполнять различные стандартные задачи. В дополнение к производственным приложениям, таким как текстовые редакторы и электронные табли-

цы, существуют специализированные административные приложения. Офисное программное обеспечение, например, Microsoft Office, комбинирует программы для создания документов и анализа данных с инструментами для совместной работы, таких как общие днев-

ники. Подобные программы используются сегодня для управления использованием знаний, обладая специальными встроенными возможностями или интегрируясь с другими про-

граммами.

Управление временем и проектами

Одна из главных видов деятельности в деловой организации — управление ресурсами

для наиболее эффективного и быстрого выполнения задач. Можно, конечно, возразить, что самыми важными ресурсами организации являются знания и умения служащих. Поэтому

большинство бизнес-приложений направлены на оптимизацию использования рабочего времени служащего. Этот тип ПО можно разделить на несколько категорий:

Пакеты, для управления задачами и проектами. Эти программы позволяют руководи-

телям составлять расписание выполнения задач, выделять ресурсы и наблюдать за прогрессом. В стандартные приложения входят программы управления проектами и программное обеспечение функций диспетчеризации (ФД).

Пакеты для управления индивидуальным временем и организации личной информа-

ции. Эти программы позволяют руководителям максимально эффективно использовать свое время, помогая составлять расписание встреч, организовывать заседания и записывать важную информацию. Среди стандартных приложений подобного рода — персональный информационный менеджер (ПИМ) и ПО управления контактами. Персональный

информационный менеджер — это персональный электронный органайзер. Эта программа

позволяет пользователям хранить, организовывать и просматривать личную информацию, такую как сведения о назначенных встречах, личных расходах, телефонных номерах и адресах, напоминания и списки текущих дел. Обычно ПИМ состоит из нескольких приложений, объединенных диалоговой системой управления с меню. ПО управления контактами

можно использовать для создания информационных списков по клиентам, поставщикам и

другим объектам. Подобные программы обычно используются торговыми организациями, помогая им создавать и вести деловые контакты с клиентами и персоналом.

•Сетевое ПО. Это программное обеспечение используется для создания рабочих групп в сетевой системе организации. Программы используются для создания базовой ин-

фраструктуры для коллективных вычислений.

•Программное обеспечение ФД. Это программы, которые помогают организовывать деятельность рабочей группы. Среди стандартных приложений можно назвать календари,

программы ФД и ПО автоматизации документооборота. Рабочая группа — это группа лиц, работающих вместе над общей задачей. Каждый член группы подключен к сетевой системе организации, что позволяет организовать задачи и делиться информацией другими

членами группы.

Презентационные пакеты

Интерактивные презентации широко используются для разных целей, включая обучение персонала и брифинги, а также в качестве средств и методов реализации. Презента-

ционное ПО позволяет пользователю создавать, редактировать и посылать презентации посредством компьютерной системы. На простейшем уровне презентация может состоять

всего лишь из ряда простых слайдов, отображаемых на экране компьютера. Более совер-

шенные презентации могут содержать мультимедийные средства, такие как последовательность видеокадров, и позволяют пользователю вести диалог с представляемым материалом. Хотя в основном подобные программы служат для создания слайдов, многие из