delkorangl

Т.Г. Бортникова И.Е. Ильина С.А. Лычаная

ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Тамбов 2010

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ТАМБОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Г.Р. ДЕРЖАВИНА»

Т.Г. Бортникова И.Е. Ильина С.А. Лычаная

ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Допущено Учебно-методическим объединением по направлениям педагогического образования в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению 540300 – Филологическое образование

Тамбов 2010

	УДК 43=20(075.8)	Рекомендовано к печати Учебно-
	ББК 81.2 Англ-5 я73	методическим объединением Акаде-
	Б82	мии экономики и управления (прото-
		кол № 1 от 24 сентября 2010 года)

Рецензенты:

доктор филологических наук, профессор

М.Н. Макеева;

доктор педагогических наук, доцент

М.В. Воропаев

Бортникова Т.Г.

Б82 Деловая корреспонденция на английском языке : учеб. пособие / Т.Г. Бортникова, И.Е. Ильина, С.А. Лычаная ; М-во обр. и науки РФ, ГОУВПО «Тамб. гос. ун-т им. Г.Р. Державина». Тамбов : Издательский дом ТГУ им. Г.Р. Державина, 2010. 129 с.

Пособие включает образцы аутентичных деловых писем по проблемам, связанным с ведением деловых контактов, различного рода задания для освоения основ переписки в сфере бизнеса и упраж- нения-тренинги для обсуждения вопросов, затронутых в данных образцах.

Предназначено для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению 540300 – Экономика.

УДК 43=20(075.8)

ББК 81.2 Англ-5 я73

©Бортникова Т.Г., Ильина И.Е., Лычаная С.А., 2010

©ГОУВПО «Тамбовский государственный университет имени Г. Р. Державина», 2010

2

MINISTRY OF EDUCATION AND SCIENCE OF THE

RUSSIAN FEDERATION

STATE EDUCATIONAL INSTITUTION OF HIGHER PROFESSIONAL EDUCATION «TAMBOV STATE UNIVERSITY NAMED AFTER G.R. DERZHAVIN»

Т.G. Bortnikova

I.Е. Ilyina

S.А. Lychanaya

BUSINESS CORRESPONDENCE

IN ENGLISH

Permitted by the Academic-Methodological Association in the areas of pedagogical education as a study guide for students of higher educational institutions training for the direction 540300 – Philological Training

Tambov 2010

3

Recommended for Publishing by the the Training and Methodology Association of the Academy of Economics and Management (Protocol No 1 as of 24 September 2010)

Reviewers:

Doctor of Philology, Professor

М.N. Makeeva;

Doctor of Pedagogy, Associate Professor

М.V. Voropaev

Bortnikova Т.G.

Business Correspondence in English : Study Guide / Т.G. Bortnikova, I.Е. Ilyina, S.А. Lychanaya ; Ministry of Education and Science of the RF, SEIHPE «TSU named after G.R. Derzhavin». Tambov : The Publishing House of TSU named after G.R. Derzhavin, 2010. 129 pp.

The study guide includes the samples of authentic business letters on the problems related to maintaining business contacts, various tasks for acquiring the basics of correspondence in business and training exercises for discussing the issues touched upon in these samples.

Meant for students of higher educational institutions training for the direction 540300 – Economics.

©Bortnikova Т.G., Ilyina I.Е., Lychanaya S.А., 2010

©SEIHPE «Tambov State University

named after G. R. Derzhavin», 2010

4

	CONTENT
Введение …………………………………………………………….		6
UNIT 1	Commercial Letter and its Parts. Letter Layout ……	7
UNIT 2 Commercial Letter and its Parts. Business Trip ……..		18
UNIT 3 Referring. Giving News. Holiday Time ……………..		30
UNIT 4 Request. Telexes ……………………………………..		39
UNIT 5 Complaints and their Adjustment ……………………		49
UNIT 6	Personal Business Letters ……………………………	59
UNIT 7	Informal Business Letters. Credit Check …………….	70
UNIT 8	Revision and Consolidation ………………………….	79
Additional Tasks …………………………………………………		89

5

ВВЕДЕНИЕ

Специальная направленность данного учебного пособия – приобретение практических знаний по подготовке и оформлению деловых писем. Курс рассчитан на студентов-экономистов и содержит дополнительные практические задания для зачета (Additional Tasks). Однако книга может использоваться и студентами, изучающими различные разделы экономики, а также предпринимателями, которые связаны с зарубежными партнерами. Структура пособия отвечает этой задаче, потому что может служить как для поэтапного приема отработки материала, так и выполнять функции справочного характера.

Пособие ориентировано на изучение деловой корреспонденции и разбито на несколько разделов. Каждый из них содержит общие сведения, письма-образцы с заданиями для их разбора и дискуссии. Обсуждение коммерческих проблем на английском языке – необходимый элемент работы при изучении материала данного курса. Каждый раздел включает в себя правила для составления и оформления писем, а также упражнения, направленные на освоение и отработку лексики с одновременным приобретением навыков деловой переписки. Завершением каждого блока являются творческие задания – самостоятельное составление ответов на предложенные письма или написание деловых писем согласно данным, заключенным в служебных бумагах (служебных записках, распоряжениях и т.п.).

6

UNIT 1 Commercial Letter and its Parts

Letter Layout

IA Study section: letter layout, the date, opening / closing a letter, subject headings

1.1 Letter layout

Look at these two letters.

►1 What can you notice about the layout of the paragraphs? 2 Is there any punctuation in the addresses?

3 What differences are there between the two letters?

	INTERCITY BANK Plc
58 Jalan Thamrin • Jakarta • Indonesia
Telephone 378012	• Telex 6753
Prapatan Office Supplies
7 Jalan Prapatan
Jakarta	12 January 2009
	Your ref:
Dear Sirs	Our ref: PL/da/247

We are expanding our offices in Jakarta and we will need extra desks, lights, chairs and filing cabinets.

Please send us your catalogue with your prices, sizes and colours for these items.

Yours faithfully

Peter long

Mr. Peter Long

Manager

7

INTERCITY BANK Plc

58 Jalan Thamrin • Jakarta • Indonesia

Telephone 378012 •	Telex 6753
Mr. S Basuki
Jakarta Furnishings
7 Jalan Arjuna
Jakarta	12 January 2009
	Your ref:
Dear Mr. Basuki	Our ref: PL/fh/246

Office furniture

We are expanding our offices in Jakarta and we will need extra desks, lights, chairs and filing cabinets.

Please send us your catalogue with your prices, sizes and colours for these items.

Yours sincerely

Susan Woods

pp. Mr Peter Long Manager

pp – in the place of

8

1.2 Block style

There are many ways to lay out a business letter. The letters from Intercity Bank are examples of a modern way, called ‘block style’. Notice:

−the name and address of the addressee are at the top on the left (The addressee is the person you are writing to.)

−the date is on the right

−there is no punctuation in the address or after ‘Yours faithfully/sincerely’ or ‘Dear...’

−the paragraphs start at the margin and there are line spaces between them

−the writer’s name and title are under the signature.

−In this book, you will also see some other ways of laying out business letters, but ‘block style’ is the most useful to learn because it is accepted everywhere.

1.3 The date

Be careful with the date! In Britain, they write the day first, but in the United States they write the month first. This means that

10 06 10

is the tenth of June in Britain but in the United States it is the sixth of October! So write the date like this:

10 June 2009

and then everybody will know what you mean. Remember to use a capital letter for the month. You do not have to write th, rd, nd or st after the day.

► How would you write these dates in a letter?

a) Jan. 16th, 2009	c) 6/11/10 (UK)	e) 21.1.10
b) 23rd March 2009	d) 09-07-10 (USA)	f) 04.08.10 (USA)

9