1.3. Средства и технологии сбора, ввода данных в эвм

В АИС организаций, предприятий менеджеры, бухгалтеры, финансисты, экономисты, кладовщики, другие работники значительную часть рабочего времени тратят на ручной ввод данных в компьютеры, в т.ч. входящих товарных, платежных и других документов.

Для автоматизации ввода данных в ЭВМ используются различные технологии и технические средства.

Отчеты, первичные и другие документы могут передаваться по электронной почте или через защищенный канал. Например, предприятия передают в налоговые инспекции зашифрованные файлы-бухгалтерской, налоговой отчетности с электронной цифровой подписью (ЭЦП), что исключает ручной ввод налоговыми инспекторами данных в ЭВМ. По каналам связи предприятия передают в банки платежные поручения с использованием ЭЦП (система «Банк-клиент»), освобождая операционистов банка от набора данных с клавиатуры.

Автоматизация ввода данных в ЭВМ достигается при использовании технологии штрихового кодирования. Например, на счетах, выставляемых предприятиями, организациями за услуги, работы печатается штрих-код, содержащий необходимую информацию (например, на счетах за коммунальные услуги). Штрих-код считывается сканером штрих-кодов. Для автоматизации считывания данных с платежных поручений, налоговой отчетности используются двумерные штриховые коды, содержащие необходимую информацию (применяются сканеры двумерных штрих-кодов).

Поставщики товаров наряду с накладными, счетами-фактурами могут предоставлять покупателям соответствующие файлы на машинных носителях или/и передавать по каналам связи, с использованием XML-стандарта для обмена коммерческой информацией. Этот стандарт описывает структуру XML-документов (каталогов товаров, накладных и т.п.). Используя XML-стандарт, разработчик программного комплекса может написать свои модули импорта-экспорта данных для обеспечения взаимодействия с другими автоматизированными информационными системами.

Существенно сократить объем трудоемких работ по вводу данных в ЭВМ позволяют Интернет-технологии. Например, текущий заказ товаров оптовым покупателем на сайте (портале) поставщика с автоматическим формированием и пересылкой в электронном виде счета на оплату.

Современные информационные технологии позволяют не только экономить время квалифицированных специалистов, но и существенно сократить число ошибок, возникающих при ручном вводе данных в ЭВМ.

Для автоматизации сбора, регистрации, ввода данных в ЭВМ применяются контрольно-кассовые машины, штрих-сканеры, сканеры, терминалы сбора данных и другие технические средства.

Например, для автоматизации регистрации данных о продаже каждого товара и расчетов с покупателями в магазинах используются контрольно-кассовые машины (ККМ). Активная системная ККМ, представляющая собой персональный компьютер в промышленном исполнении с монитором кассира и табло покупателя, клавиатурой, устройствоми считывания штрих-кодов, платежных карт, принтером чеков, модулем фискальной памяти и денежным ящиком называется POS-терминалом. POS (point of sale – точка продажи) – обозначение периферийных компьютерных средств для торговли. Могут применяться только те отечественные и зарубежные модели ККМ (POS-терминалов), которые вместе со специализированными кассовыми программами включены в Государственный реестр контрольно-кассовой техники (ККТ). Применяемые ККМ должны быть зарегистрированы в налоговой инспекции по месту постановки на учет организации.

POS-терминал включает процессор, оперативную память, модуль фискальной памяти, монитор кассира, табло покупателя, специализированную клавиатуру, матричный принтер (или термопринтер) кассовых чеков, подключаемые считыватель (ридер) платежных карт, сканер штрих-кодов, сетевую плату для работы в ЛВС. Для автономной работы POS-терминал имеет жесткий магнитный диск (ЖМД).

Сканеры штрих-кода (штрих-сканеры) предназначены для считывания штрих-кода, нанесенного на упаковку товара, и передачи его в ККМ (POS-терминал), где хранятся штрих-коды, наименования, цены товаров (или на сервере). Используются сканеры с различной технологией, дальностью, скоростью считывания штрих-кода, в т.ч. ручные светодиодные (контактные CCD) и лазерные, проекционные и встраиваемые лазерные, комбинированные лазерные (ручной/стационарный). Сканеры штрих-кода обеспечивают автоматическое распознавание стандартных форматов штрихового кода, в т.ч. EAN-13, используемого для товаров. Большинство светодиодных сканеров позволяют считывать штрих-код с небольшого расстояния (от 1 см до 15 см). Лазерные сканеры считывают штрих-код с расстояния до 30 см, обеспечивают высокую скорость и качество считывания.

Автоматизированный ввод в ЭВМ текста, таблиц, рисунков, документов и т.п. производится с помощью различных моделей документных сканеров. Сканер выполняет преобразование изображений и текста с бумаги в электронный (цифровой) вид для последующей обработки на компьютере. Различают монохромные и цветные документные сканеры, листопротяжные и планшетные, односторонние и двухсторонние. Сканеры оснащены автоподатчиком – лотком для пакетной подачи бумаги (емкость от 50 до 500 листов). Документные сканеры имеют в основном формат А3 (297 х 420 мм), А4 (210х297 мм, могут работать и с меньшими форматами), настраиваемое оптическое разрешение (150, 200, 300, 600 точек на дюйм), скорость сканирования от 10 до 160 страниц в минуту (от 20 до 320 изображений в минуту при двухстороннем сканировании).

Скорость сканирования зависит от формата оригинала (оригинал формата А4 будет отсканирован быстрее, чем А3), разрешения (чем выше разрешение, тем ниже скорость сканирования), режима сканирования (скорость работы в черно-белом режиме, как правило, выше, чем в цветном), ориентации бумаги (при горизонтальной выше, чем при вертикальной). Различают сканеры малой производительности (до 30 стр/мин, нагрузка от 250 до 1500 стр/день), средней (30-60 стр/мин, нагрузка от 1500 до 7500 стр/день), высокой (60-90 стр/мин, нагрузка от 7500 до 80000 стр/день).

В настоящее время все больше компаний используют системы электронного документооборота. Таким компаниям необходимы высокопроизводительные сканирующие устройства, способные быстро оцифровывать многостраничные документы. Эту работу выполняют протяжные сканеры с усовершенствованными лотками или планшетные сканеры с автоматическим податчиком документов. В зависимости от спектра типичных задач может быть оправданным как использование производительного сканера, так и многофункционального офисного устройства, выполняющего функции сканера, принтера, копира и факса.

Сканер и специальная программа оптического распознавания форм обеспечивают бесклавиатурный (автоматический) ввод в ЭВМ данных с унифицированных документов, к которым относятся, например, платежные поручения, налоговые декларации, страховые анкеты. Расположение полей реквизитов этих документов на листе бумаги формата А4 установлены с точностью до мм. Технология автоматического считывания данных с платежных документов используется, например, в банках. Применяется, например, система ABBYY FineReader Банк 6.0 для автоматического ввода в банковские информационные системы расчётных (платёжное поручение, платёжное требование, инкассовое поручение) и других банковских документов.

В формах товарной накладной № Торг-12 и других первичных документов определен состав реквизитов, но точное (до мм) их расположение на листе формата А4 не установлено. Это затрудняет автоматическое на 100% правильное распознавание данных подобных бумажных документов. Неточно распознанные слова (например, не четко напечатанные наименования товаров), числа исправляются вручную.

Значительные преимущества дает электронный обмен документами, например, счетами-фактурами. Сокращаются затраты на оформление, печать и пересылку/передачу документов контрагенту.

Терминалы биометрического контроля доступа (устройства идентификации личности по отпечаткам пальцев) применяются для идентификации: владельцев пластиковых карточек, пользователей программ и баз данных, клиентов банков, персонала организаций, предприятий.

Терминалы сбора данных (ручные терминалы сбора данных) – это портативные мобильные компьютеры, имеющие встроенный сканер штрих-кодов (дальность считывания до 90 и более см), клавиатуру и ЖК дисплей. Они используются для быстрого и точного сбора информации о материалах, комплектующих, товарах и последующей передачи ее в компьютер через интерфейс RS232, инфракрасный порт или по радиоканалу. Терминалы сбора данных отличаются объемом памяти, типом встроенного сканера, размером дисплея, разным количеством выполняемых функций, условиями эксплуатации. Используются в процессах приема, расхода, перемещения, инвентаризации товарно-материальных ценностей. Терминал может хранить справочник товаров для анализа собираемой информации в автономном режиме. В комплекте с терминалами поставляется программное обеспечение, позволяющее подключить их к программе учета товаров.

Для автоматизации учета и контроля поставок, хранения, продажи товаров, совершенствования логистики используются "интеллектуальные ярлыки", создаваемые с применением технологии идентификации по радиосигналу (RFID). RFID (англ.Radio Frequency IDentification, радиочастотнаяидентификация) – метод автоматической идентификации объектов, в котором посредствомрадиосигналовсчитываются или записываютсяданные, хранящиеся в так называемыхтранспондерах, или RFID-метках. RFID-система состоит из считывающего устройства (считыватель, ридер) и транспондера. Дальность считывания от десятков сантиметров до десятков метров.RFID-метки встраиваются, например, в ярлыки для одежды, куда впечатывается "антенна" и полупроводниковая микросхема. Хранится, например, информация о цвете, размере, дате выпуска. Несмотря на удешевление стоимости RFID-меток, радиочастотная идентификация значительно дороже технологии штрихового кодирования и пока применяется редко.