1.1.6.Коммуникации между организацией и ее средой

Заострим наше внимание на вопросах, связанных с требованиями внешней среды, которые влияют или будут влиять на гостиницу в будущем. Для коммуникаций с заинтересованными лицами гостиницы используют целый арсенал инструментов. Так, к текущим и потенциальным клиентам они обращаются с помощью рекламы и других программ стимулирования спроса на услугу. В сфере связей с общественностью основное внимание уделяется формированию позитивного имиджа гостиницы на местном, общенациональном или международном уровне. Чтобы выполнять требования государственных органов управления, организациям приходится составлять подробные письменные отчеты, содержащие информацию о финансовом состоянии и маркетинговых предприятиях, об условиях труда, возможностях карьерного роста, льготах и т.д. Кроме того, организации пытаются влиять на будущие законы и нормы, привлекая лоббистов и заручаясь поддержкой разных политических групп. Организация, в которой действует профсоюз, вынуждена общаться с законными представителями наемных работников. Если же провсоюза нет, она, как правило, постоянно доносит до персонала сведения о выгодах такой ситуации. Все это - лишь несколько способов коммуникации, которые гостиницы используют, реагируя на события и факторы внешней среды. Хотелось бы еще раз подчеркнуть, что дискуссии, собрания, телефонные разговоры, служебные записки, отчеты и прочие виды общения внутри организации зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, возникающие во внешней среде.

1.2. Планирование коммуникационных процессов в отеле

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. Планирование - непрерывный процесс установления или уточнения и конкретизации целей развития организации и все структурных подразделений. Результатом процесса планирования в организации является система взаимосвязанных плановых документов - планов. План - основа деятельности любой организации с любой формой собственности, содержит указания кому какую задачу, и в какое время необходимо решить, так же какие ресурсы для этого необходимы. Для организации работы службы бронирования менеджер должен: ·Наметить конечную цель; ·определить промежуточные цели, позволяющие дойти до конечной цели;·определить сроки достижения этих целей; ·определить исполнителей этих задач и ответственных за их выполнение; ·определить необходимые ресурсы (информационные, финансовые, человеческие, технологические); ·корректировать и смотреть за осуществлением задач. Цель работников службы бронирования - обеспечить бесперебойное, быстрое и качественное предварительное резервирование номеров в гостинице. Для этого необходимо: ·наладить систему внутренних коммуникаций (между подразделениями); ·наладить систему внешних коммуникаций (между гостиницей и клиентами).