OSS / Системноинженерное мышление в управлении жизненным циклом(2014)

TechInvestLab, 14 июня 2014

291

TOC/Theory of Constraints, LastPlanner/Lean Project management). Одним из ключевых положений третьего поколения этих методологий является рассмотрение всех проектов для данной совокупности ресурсов (т.е. проектов всего предпринятия в целом, а не проекта как отдельного предпринятия) в совокупности -- т.е. переход к программам (совокупностям проектов) как основному объекту рассмотрения. Ибо нет другого способа управлять проектами, как перекидывать некритические ресурсы из одних проектов на критические задачи других проектов.

●Четвертого поколение -- исследования в области теории планирования, переходящие в задчи искусственного интеллекта и гибридным статистикологическим вычислениям (вообще, теорию планирования относят к задачам искусственного интеллекта: пока алгоритма составления эффективного плана не придумано).

Традиционно проектное управление делят на управление портфелем проектов (управление программой -- программа это множество проектов определённой темы, необязательно начинающиеся и заканчивающиеся одновременно), планирование проекта и контроль выполнения проекта. Но в третьем поколении проектного управления это деление не так уж очевидно.

Методы (наборы практик) проектного управления обладают некоторым "шовинизмом" (идеология превосходства с целью обоснования права на дискриминацию и угнетение других), т.е. пытается в рамках редукционистского

TechInvestLab, 14 июня 2014

292

подхода (в рамках представлений своей школы проектного управления) распространить свою дисциплину проектного управления на все смежные практики -- от лидерства (ибо проектные команды нужно как-то формировать и воодушевлять) до инженерии требований (ибо для выполнения проектов нужны практики системной инженерии). Необходимо использовать из проектного управления лучшее, что оно может дать (т.е. оценку времени выполнения заранее запланированных работ и распределение ресурсов по работам такое, чтобы время выполнения этих работ было минимальным) и критически относиться к тому, что попадает на его "периферию" и много глубже изучено и лучше реализуется практиками других дисциплин -- системной инженерии, лидерства.

Управление процессами

Управление процессами имеет предположение, что заранее известные целенаправленные последовательности работ повторяемы -- и это повторение относится не к самим работам (этот вопрос повторяемости видов работ решает представление о практиках, ситуационная инженерия методов описывает именно отдельные работы), а именно к последовательностям (цепочкам) работ.

Процессы часто называют business proccesses (по недоразумению переводятся как "бизнес-процессы", хотя к бизнесу никакого отношения не имеют -- business ведь это просто какое-то "дело"). Так же часто процессы путают с практиками (т.е. используют средства описания процессов для того, чтобы описать практики, получая неполные их описания -- прежде всего описывающие "глаголы", действия, но опускающие описания альф и рабочих продуктов), наиболее часто эта путаница возникает при использовании набора стандартов ISO 9000. Так что в некоторых случаях правильно переводить process как "практика" (когда не говорится о последовательностях работ, а они только перечисляются). Так в ISO 15288 в английском оригинале говорится life cycle processes, но просто там в команде редакторов стандарта были люди-разработчики из стандарта ISO 9000 и поэтому там закрепилось слово "process". Конечно, в самом стандарте описаны практики: никакой последовательности выполнения работ, разворачивания работ во времени, упоминаний того, какие работы должны производиться в начале, а какие в конце, в ISO 15288 нет.

Что в проектном управлении называется "шаблоном проекта" и существует только в виде предоставляемых софтом проектного управления рабочих продуктов (но не альф, определяемых дисциплиной), то в управлении процессов -- важнейшая альфа. И наоборот, что в проектном управлении важнейшая альфа -- последовательность уникальных работ с конкретными временами исполнения, то в управлении процессов называется "экземпляр процесса", который также доступен главным образом в виде рабочего продукта процессного софта, но не обсуждается как альфа дисциплины.

Тем самым управление процессов хорошо применять тогда, когда нужно описать типовые последовательности работ, и для этого применяются даже специальные языки такого описания для workflow, когда работа идёт и через компьютеры и

TechInvestLab, 14 июня 2014

293

через людей -- наиболее часто для этого сейчас используется OMG BPMN 2.0 (Business process model and notation, http://www.bpmn.org/).

Управление процессами трудно применять тогда, когда нужно дать оценку времени завершения отдельных экземпляров процессов ("проектов"), хотя при обилии экземпляров процессов и можно моделировать какие-то оценки загруженности ресурсов (людей и оборудования) и тем самым планировать проход потока работ по предпринятию-системе.

Ведение дел

Ведение дел (case management и разные его современные варианты adaptive case management, dynamic case management -- слово case тут того же происхождения,

что и "судебное дело". "Управление делами" в русском закреплено больше за обслуживанием документооборота и/или материально-техническим обеспечением основной деятельности предприятий, поэтому мы и не используем этот вариант) -- координационная и целе-ориентированная дисциплина, занимающаяся ведением дел от их открытия до закрытия, во взаимодействиях между людьми, вовлеченными в предмет дела и ведущим дело или командой дела (Case management. A coordinative and goal-oriented discipline, to handle cases from opening to closure, interactively between persons involved with the subject of the case and a case manager or case team).

Дело в русском языке (как и в английском) обычно отождествляется как с выполнением работ (деланием дела), так и с информацией по делу -- case file (case folder) -- уголовное дело, история болезни и т.д..

Ведение дел используется тогда, когда хочется отследить целенаправленную деятельность при невозможности заранее составить план (распределить работы во времени -- т.е. использовать проектное управление) и последовательность (какая цепочка работ, что раньше из них, что позже -- т.е. использовать процессное управление) выполнения отдельных работ.

Дело -- ситуация, обстоятельства или начинание, которые требуют набора действий для получения приемлемого результата или достижения цели. Дело фокусируется на предмете, над которым производятся действия (например, человек, судебное дело, страховой случай), и ведется постепенно появляющимися обстоятельствами дела (Case. A situation, set of circumstances or initiative that requires a set of actions to achieve an acceptable outcome or objective. A case focuses on a subject that is the focus of the actions such as a person, a lawsuit or an insurance claim, and is driven by the evolving circumstances of the subject).

Именно поэтому ведение дел относится к базированным на рабочих продуктах (и, соответственно, альфах) способам описания деятельности и близко к описаниям ситуационной инженерии методов, используемым в управлении жизненным циклом. Конечно, в ведении дел можно задать какой-то "шаблон" из последовательности действий (как и "шаблон проекта" в проектном управлении), но чаще речь идёт о задании каких-то правил выбора используемых следующими

TechInvestLab, 14 июня 2014

294

практик -- и практики эти выбираются по правилам после оценивания ситуации после очередного такта работы (а то и вообще предлагаются новые практики). Это часто делается не "в софте", а при обсуждениях -- судебных заседаниях, врачебных консилиумах, заседаний комитета по изменениям в инженерной компании.

Ведение дел совместимо с ситуационной инженерией методов (ведение дел происходит главным образом в ходе работы, а ситуационная инженерия методов -- перед выполнением работы). Практики в ситуационной инженерии методов описываются так, что выполнение любой операции связывается с другими операциями не непосредственно указанной последовательностью (жарим яичницу, затем проветриваем помещение), а пред-условиями и пост-условиями этих последовательностей ("когда хотим есть -- жарим яичницу", "если в помещении дым, проветриваем помещение").

Если грубо, то управление делами занимается работами, которые носят в какой-то мере исследовательский характер (классические примеры -- это судебные дела, в которых каждый новый свитедель и предъявленная улика вызывают неожиданные повороты дела и изменяют все планы, но в конце концов приводят к вынесению приговора; медицинские "кейсы", когда в больницу поступает пациент с неизвестным диагнозом, и каждый анализ и назначенное лечение приводят к неожиданным поворотам в планах врачей, но в конце концов больной выздоравливает и выписывается). К таким работам относится и инженерия требований, и архитектурное проектирование -- когда каждое новое обнаруженное требование, каждый новый предложенный вариант архитектуры могут привести к переработке проекта-design (3D-моделей и расчётных моделей) и проекта-project (плана в смысле проектного управления), но в конце концов проектирование заканчивается и переходят к воплощению.

В программной инженерии используется issue tracking (иногда про это говорят как "младший брат для case management") и переводят сейчас часто как "управление задачами". Возникающие в программировании проблемы/вопросы/дела (issues) часто относятся к непредвиденным в планах и неожиданных для процессов, непредусмотренным практиками ошибкам, поэтому их нельзя запланировать в рамках проектного управления, нельзя предусмотреть и учесть в рамках процессной работы, но они всё одно требуют учёта. Поэтому в программной инженерии используют специальный класс программного обеспечения -- issue trackers (системы управления задачами).

Практически во всех современных инженерных софтах управления жизненным циклом (PLM-системах, product life-cycle managmenet) находятся именно issue trackers, называемые обычно "системами управления изменениями". Каждое issue/задача/проблема/вопрос/изменение понимается как запрос на изменение (Engineering Change Request). После обсуждения того, что и кто должен изменять, этот запрос на изменение превращается в поручение (Engineering Change Order), а после выполнения работы -- извещение о том, что запрос удовлетворён,

начальная проблема закрыта (Engineering Change Notice).

TechInvestLab, 14 июня 2014

295

Вот простейший вид issue tracker в виде стикеров на ватмане:

Обратите внимание, как команда проекта меняла состояния, через которые проходит issue: сначала состояние было названо Done, но потом команда поняла, что "сделать" это ещё не "принять сделанное" (помним про трансакции DEMO) -- и переименовала колонку.

Не слишком похоже на диаграммы Гантта и прочие рабочие продукты управления проектом? Да, это совсем другое view на работы.

Управление проектами и управление жизненным циклом

Инженерную дисциплину управления жизненным циклом регулярно путают с менеджерской дисциплиной управления проектами. Это распространяется на попытки использования ситуационной инженерии методов (используемой в ходе создания предпринятия перед выполнением самих производственых работ) и сопутствующего ей ведения дел (в ходе выполнения производственных работ) в качестве эдакого дубля для проектного управления. Правда в том, чтобы использовать оба подхода, а не просто замещать проектным управлением инженерную работу по управлению жизненным циклом.

Управление жизненным циклом -- это про использование основанных на системноинженерных дисциплинах (инженерии требований, инженерии системной архитектуры и т.д., формулируются в терминах альф) практик решения

TechInvestLab, 14 июня 2014

296

инженерных задач, а проектное управление -- это про контроль оформления результатов этого решения в конкретных рабочих продуктах.

Оценки разработчиков OMG Essence таковы, что одна альфа свидетельствуется часто десятком рабочих продуктов -- да ещё эти продукты часто разные для разных состояний альфы. Рассуждения в ходе разработки ведутся содержательные, концептуальные, инженерные, "в терминах альф". Рабочие продукты только оформляют результаты этих содержательных рассуждений, рабочие продукты -- это форма для фиксация содержания (при всём уважении к неразрывности формы и содержания).

Инженеры говорят содержательно, в терминах альф: "архитектура готова", "пользователи удовлетворены". Менеджерам всё равно, что там с содержанием, поэтому они предпочитают говорить в терминах рабочих продуктов: их наличие или отсутствие легко проверить, а факт содержательности тоже легко проверить путём получения подписи на них какого-то эксперта) -- "архитектурное эссе согласовано, но ещё не подписано", "подписи заказчика на акте приёмки-сдачи уже получены". Менеджерам трудно проверить "архитектура готова", но легко проверить "файл с принципиальной схемой опубликован". С точки зрения инженеров три месяца идёт работа над архитектурой, а потом три дня она оформляется в виде рабочих продуктов. С точки зрения менеджеров три месяца ничего не происходит, а потом бац -- "архитектурные рабочие продукты готовы".

Менеджеры предпочитают структуру проекта-design в системах управления конфигурацией (PLM-системах) делать "по томам документации", это облегчает контроль готовности и передачу заказчику всех запланированных рабочих продуктов. Инженеры предпочитают хранить "по сборкам" (т.е. не в соответствии с разбиением по документации, а в соответствии со структурой системы -- компонентной и модульной декомпозиции), что не помогает для контроля готовности и передачи заказчику, но хорошо помогает при собственно разработке.

Управление жизненным циклом признаёт тесную взаимосвязанность и параллельное (одновременное) практикование самых разных дисциплин в ходе инженерного проекта. Контрольные вопросы -- это вопросы прежде всего к самому важному, т.е. очень небольшому числу аспектов инженерного проекта. Контрольные вопросы ни в коем случае не являются полными для контроля проекта! Они просто напоминалки, попытки обратить внимание на отдельные важнейшие моменты! Они не заменяют собой детальных планов, в которых учтены все требуемые рабочие продукты, не заменяют собой все наборы требований, каждое из которых требует проверки, не заменяют собой всех других вопросов, которые задаст в те или иные моменты работы команда инженерного проекта.

Ответы на контрольные вопросы приводят к формулированю дел (issues/tasks/cases) -- постановке проблем, заданию задач, задавания вопросами. Эти отдельные дела обычно не учитываются ни в одном из планов, но тем не менее, их нужно выполнять. Все дела формулируются по возможности в содержательной форме (альф), а не в форме оформления рабоочих продуктов

TechInvestLab, 14 июня 2014

297

(хотя и могут быть отдельные дела, связанные именно с недостатками оформления).

У "управленцев проектами" в голове план выпуска рабочих продуктов, как проходящих по "трубе предпринятия" (метафора потока, хода работ) -- то, что легко проконтролировать по форме при прохождении работ и передаче их от одного исполнителя к другому. И вот во что превращается Essence с его контрольными вопросами при попытках его изменить с моделью "проектного управления" в голове:

●по стандарту Essence детализация на подальфы требуется только там, где "команда не понимает" или "команде трудно дать однозначный ответ". Но после перехода к бюрократическому контролю детализация на подальфы потребуется везде, просто как ещё одно средство детализации контроля. Из механизма дебюрократизации (уменьшение объема необходимых рабочих продуктов) получается ровно обратное: попытка бюрократизировать творческий инженерный процесс. Лишние подальфы часто вызывают необходимость подготовки новых рабочих продуктов, по-разному повторяющих одну и ту же информацию. Для некоторых проектов лишнее документирование может быть хорошо, но для большинства проектов это непроизводительная трата ресурсов, отход от принципов lean (не выполнения ненужной работы).

●поскольку содержательные ответы команды бессмысленны и плохо проверяемы (а часто инженеры нагло и необоснованно врут друг другу и менеджерам, а менеджеры тоже врут друг другу и инженерам, когда дают положительные ответы на контрольные вопросы и закрывают глаза как раз на те риски, которые призваны вскрыть контрольные вопросы), то делается попытка немедленно привязать альфы к рабочим продуктам и вопросы задавать уже про рабочие продукты. Это недопустимо! Разговор про "требования" -- это не разговор про "техническое задание" или "опросный лист", а разговор про "архитектуру" -- это не разговор про "четвёртый лист схемы автоматизации"! В итоге получаем тьму довольно бессодержательных вопросов про готовность рабочих продуктов к сдаче, а не вопросов про проработанность решений для перехода к следующим состояниям альф.

●набор карточек для вопросов к рабочим продуктам, развёрнутый по линии времени становится просто планом из PRINCE2 (названия задач представляют собой названия готовых рабочих продуктов), WBS верхнего уровня которого наследует рубрикацию рабочих продуктов, оставленную в наследство от альф Essence.

Проектное управление и ведение дел: не "или", а "и".

По факту в проекте одновременно используются самые разные определения деятельности и поддерживающий их софт:

Перед выполнением проекта (в ходе инженерии предпринятия):

TechInvestLab, 14 июня 2014

298

●Определения практик (в виде регламентов, при определении формы жизненного цикла, методик проектирования, ГОСТов и т.д.)

●Процессы (служба качества)

●Изредка -- шаблоны проектов

Входе работы предпринятия:

●Задачи в переписке (как в электронной почте, так и в официальной переписке). Часто говорят о "поручениях".

●Дела в протоколах совещаний и других бумажных документах

●дела в issue trackers, в том числе выявленные при работе с карточками

Essence

●Планы проектов (то, что удалось спланировать up front) в системе проектного управления.

Конечно, это далеко не полный список.

Это риторический вопрос, будут ли все эти списки дел/работ согласованы между собой по названиям, датам, ресурсам, ответственности и т.д. -- и какие из этих явных (в случае проектного управления) или неявных (в виде списков дел в issue tracker) планов будут актуализовываться и мониториться в выполнении. Очевидно, что требуются огромные усилия по пониманию того, как устроено планирование дел в проекте -- как тех дел, что можно запланировать перед началом актуальной работы, так и тех дел, которые заведомо не попадут в такие планы (типа исправления конфигурационных коллизий, проявляющихся только в ходе работы).

Конечно, нужны и управление жизненным циклом с кейс-менеджментом "по содержанию", и управление проектом с план-графиком и выдачей рабочих продуктов "по форме. Ибо по issue трудно рассчитать критическую цепь (но можно обсуждать проблемы), по рабочим продуктам трудно обсуждать продвижение в решении содержательных задач (но можно обсуждать оформление решений). Мамы всякие нужны, мамы всякие важны: разные дисциплины отвечают на разные вопросы.

По какому плану будет вестись проект инженерами? Конечно, будет работать ведение дел (issue tracking) в содержательных терминах (альфы), а не управление проектами: крупные пункты плана проектами ("директивный график" -- задаваемый соглашением со стейкхолдерами "политически" и основанный на экспертных оценках, игнорирующих потом выявляемые проблемы) представляются для управления делами крупными целями, но более мелкие задачи формулируются "с голоса" по ходу проекта и попадают в самые разные распорядительные документы и даже проходят мимо документов -- поручения "в рабочем порядке", пункты протоколов совещаний, пункты отдельных приказов, и issue в каком-нибудь issue tracker. Конечно, инженер предпринятия должен по возможности минимизировать число систем, в которых ведётся учёт дел (а часто и минимизировать число планов проекта: в крупных проектах легко найти пять

TechInvestLab, 14 июня 2014

299

разных планов проекта, не совпадающих друг с другом!).

Но в момент прохождения гейтов (принятия решений Go-no Go между стадиями жизненного цикла) все эти планы проверяются на соответствие -- понимание рисков инженерами и менеджерами согласовываются. Это хорошо понимают разработчики систем ведения дел ("управления задачами"). В этих системах стремительно появляются возможности систем проектного управления (например, показать диаграмму Гантта для имеющихся в системе задач).

Управление мероприятиями

Управление мероприятиями (Event management is the co-ordination, running and planning of all the people, teams and features that come together to create every kind of event, http://www.eventbusinessacademy.com/why-events/what-is-event- management, часто переводят как "событийный менеджмент") предназначено главным образом для управления проведением какими-то собраниями людей: Олимпийских игр, концертов, конференций, фестивалей. Тут мы приводим в пример "управление мероприятиями" просто для того, чтобы показать огромное разнообразие деятельностей по производству разного типа целевых систем и сервисов, которое требует создания самых разных видов обеспечивающих (enabling) предпринятий.

Конечно, можно использовать для проведения концерта знания по системной инженерии, но более правильно было бы использовать знания профессионального управленца мероприятиями. Но если вам придётся заниматься самыми разными деятельностями, то лучше бы владеть знаниями по инженерии предпринятий в целом -- и использовать системный подход, чтобы иметь возможность собрать все эти отдельные знания в одно целостное представление о целевой системе или сервисе, а также о создающем его предпринятии.

Специализированное знание в конкретном деле всегда выигрывает, применяйте более общее знание только тогда, когда вам не хватает специализированного знания. Но нет ничего полезней, чем более общее знание (а особенно системный подход), когда вам нужно быстро разобраться со специализированным знанием: оно будет представляться вам не таким уж и специализированным, вы освоите его много быстрее и сможете перенести на него опыт и других известных вам деятельностей.

Финансы

Важная часть инженерии предпринятия в целом и управления операциями в частности -- это финансы, в которых нужно разделить управленческие финансы (использование для принятия операционных и инженерных решений) и бухгалтерию ("посмертный учёт", главным образом в целях налогового учёта). Управленческие финансы имеют множество разных школ, определяющих разные способы учёта и планирования денежных потоков (помним, что управление операциями -- это прежде всего логистика, "потоки и запруды на них", "операции и очереди к ним", "рабочие станции и входные буферы рабочих продуктов").

TechInvestLab, 14 июня 2014

300

Каждая школа задаёт свои альфы, и нужно думать, какими практиками на основании каких дисциплин пользоваться при создании предпринятия.

Нужно, например, запомнить, что "себестоимость" -- это альфа, которая не признаётся некоторыми школами управленческого учёта (например, в throughput accounting, http://en.wikipedia.org/wiki/Throughput_accounting) в силу того, что там смешиваются переменные и постоянные издержки, которые в учёте нельзя смешивать. Годовое планирование бюжета не признаётся в школах beyond budgeting (http://www.bbrt.org/beyond-budgeting/bb-mental.html -- упражнение:

сравните тамошние принципы с теми, которые изложены в разделе "инженерия организации" и найдите в тексте раздела соответствующие тамошним принципам оговорки), в которых предлагается иметь не годичное окно планирования ("годовой бюджет", утверждаемый раз в год), а гораздо более гибкое трехмесячное или даже месячное скользящее окно принятия решений о направлениях расходов.

Управление знаниями, НСИ, (справочными и мастер,

а также проектными) данными

Инженерия и предпринятия-киборги.

Если речь идёт о материальных рабочих продуктах (а хоть и о бумажных документах, или даже неструктурированных электронных документах), то никаких проблем для описания работы инженерии и операций нет. Но ситуация резко меняется, когда у нас в предпринятии появляется большой объем работы с:

●информацией (фактами, сведениями, приказами, требованиями, мнениями). Обсуждение информации затрагивает содержательные вопросы – значение информации в контексте ее использования («смысл»). Что эта информация означает для нашего инженерного проекта, что из этой информации следует? В чем смысл именно такой информации, а не другой? Какой ситуации в реальном мире соответствует эта информация? Информация в рабочих продуктах позволяет судить о состоянии альф, проводить содержательное обсуждение. Содержательное рассмотрение обычно никак не связано с обсуждением способа записи, соглашениями об именах, синтаксисом, особенностями представления информации на носителе. Это именно содержание, а не форма. Информация о том, что 2*2=4 обсуждается содержательно (что это именно 4, не 3 и не 7), а не с точки зрения ее представления (например, использованной системы счисления для записи цифр), или на каком носителе она записана. Инженеры работают с информацией.