17.Организация ввода и поиска электронных документов (эд)

Массовый ввод - обработка большого количества однотипных документов. 2 класса задач:- извлечение данных из бумажных документов, когда пользователей интересуют только извлеченные структурированные данные; - извлечение данных из бумажных документов с сохранением изображения документа.

Автоматизированное чтение и ввод документов на бумажном носителе включают в себя операции, которые можно объединить в два этапа: подготовительный; основной.

Подготовительный этап обеспечивает получение достоверных отсканированных изображений, сохраняемых в системе. Основной этап автоматизированного ввода бумажных документов включает в себя выполнение таких операций: сканирование, контроль качества отсканированных изображений и повторное сканирование, предварительная обработка текста, распознавание текста, контроль качества распознавания и редактирование, индексирование документа и загрузка. Системы распознавания текстов: OCR– технология оптического распознавания; ICR – распознавание раздельных печатных символов, написанных от руки; OMR – распознавание отметок. Для хранения и поиска документов с текстовой, графической, табличной информацией по атрибутам, ключевым словам документа и содержанию в какой-либо предметной области используются информационно-поисковые системы (ИПС). Выделяют ИПС двух типов: фактографические (факты, показатели) и документографические (документы, отчеты, рефераты).

Поиск осуществляется нахождением документа по двум принципам: по атрибутам документа и по его содержанию (тексту). Для поиска документов создают и хранят их поисковые образы. Поисковый образ документа (ПОД) - совокупность кодов ведущих ключевых слов. Для того чтобы осуществлять поиск документов, нужно создать информационно-поисковый язык (ИПЯ), в состав которого входит тезаурус и грамматика языка. Чтобы отыскать документ, нужно создать с помощью ИПЯ поисковый образ запроса (ПОЗ).

18. Организация хранения ЭД. Системы EDMS.

Для решения задачи автоматизации работы с документами используется специальное программное обеспечение, работающее на принципах ИПС – системы управления электронными документами (СУЭД). В ряде изданий для их обозначения употребляются термины DMS или EDMS.

Основные задачи:

-объединение разрозненных приложений, используемых в организации для обработки данных, в единую информационную систему;

-создание и ведение единого электронного архива;

-обеспечение быстрого и удобного поиска информации;

-обеспечение коллективной обработки документов и их согласования.

Организация СУЭД на предприятии связана с необходимостью решения ряда проблем, основными из которых являются следующие:

- выбор конкретного программного обеспечения и архитектуры системы (“файл-сервер” или “клиент-сервер”);

- выбор типа носителей для организации физического хранения документов.

- обеспечение надежности хранения информации (резервирование, архивирование, перезапись в новые форматы и др.).

В качестве примера систем EDMS можно привести 1С:Архив. 1С:Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования и быстрый поиск информации.

19.Системы управления документооборотом класса docflow и groupware. Системы класса docflow (“поток документов”) ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющими строго регламентированные процедуры обработки. Системы класса groupware, главное назначение которых - обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы groupware ориентированы на проект и рассчитаны на небольшие или средние группы взаимодействующих сотрудников, совместно использующих информацию из бд. Часто эти системы построены на базе программного продукта Lotus Notes в среде “клиент-сервер”.

20. Системы управления документооборотом класса workflow.

Системы автоматизации управления деловыми процессами, или так называемые workflow-системы (“поток работ”). Workflow-технология включает в себя автоматизацию деловых процессов, выполняемых на предприятии - от описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут делового процесса): кто, что, над чем и когда должен сделать в рамках конкретного процесса, до реального управления выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мониторинг, замена исполнителей и т. п. Описание процесса – формализованное описание процесса Формализованное описание делового процесса в целом и входящих в него деловых процедур, а также правил их выполнения и ролей участников процесса называют моделью процесса. Правила маршрутизации определяют последовательность выполнения процедур делового процесса. Системы, использующие workflow-технологию, должны работать не напрямую со списком конкретных сотрудников, а только через список ролей, которые могут исполнять конкретные сотрудники. Любая система класса workflow обеспечивает реализацию следующих функций:

• определение и описание деловых процессов;

• управление выполнением деловых процессов;

• интеграция используемых в процессе приложений.

1. Microsoft Dynamics AX.

Microsoft Dynamics AX – одно из решений для управления предприятием, которые поставляет подразделение Microsoft Dynamics корпорации Microsoft. Microsoft Dynamics AX успешно работает более чем в 12 000 компаниях из сотни с лишним стран мира. Текущая версия системы, продаваемая в России, - Microsoft Dynamics AX 2009.

Microsoft Dynamics AX ориентирована на компании, в которых:

 потребность в автоматизации – от 20 до 500 одновременно работающих пользователей;

 имеются специфические и сложные бизнес-процессы.

Основные отличительные характеристики Microsoft Dynamics AX:

 понятный и удобный интерфейс;

 возможность управления группой компаний;

 соответствие требованиям российского законодательства;

 оптимизация закупок и складских операций, гибкое планирование;

 легкость администрирования

 тесная интеграция с продуктами Microsoft

 высокая производительность.

Функциональность производственного контура Microsoft Dynamics AX предназначена для управления всем процессом производства – от прогнозирования будущих потребностей в сырье и материалах до доставки готовой продукции клиентам. Функциональность управления цепочками поставок позволяет эффективно отслеживать и контролировать весь цикл движения и преобразования товаров на предприятии. Модуль управления проектами представляет собой инструмент комплексного управления проектной деятельностью. Финансовый контур системы содержит все, что нужно для управления финансовыми потоками компании, анализа финансовых показателей, управления денежными потоками. Средства управления отношениями с клиентами (CRM) позволяют, основываясь на сведениях о клиентах, их потребностях и предпочтениях, определить прибыльность каждого клиента, повысить его лояльность. Аналитические возможности помогают делать правильные выводы и планировать стратегические действия на основании оперативных данных. Типичная продолжительность внедрения системы Microsoft Dynamics AX составляет 4-9 месяцев. Стоимость пакета на предприятие с 30 рабочими местами составит примерно 45 000 – 75 000 EUR.

2. Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV – самая популярна ERP система от Microsoft. Это комплексная, интегрированная система управления предприятием. Более 80 тысяч предприятий во всем мире выбрали Microsoft Dynamics NAV. В России систем известна с 1993 года. NAV оптимальное решение для средних компаний нижнего уровня и потому уделяет большое внимание снижению затрат на ее внедрение и сопровождение. NAV легко интегрируется со всеми используемыми серверными и офисными приложениями Microsoft.

Преимущества:

1. Быстрота и простота внедрения(2-9 месяцев)

2. Широкий набор функционала по доступной цене

3. Гибкие возможности доработки и настройки системы под специфику бизнеса

4. Масштабируемость – возможность развития системы вместе с развитием бизнеса.

Microsoft Dynamics NAV предназначена для автоматизации всех видов хозяйственной деятельности предприятия, основными функциональными областями которой являются:

 управление финансами;

 управление дистрибуцией;

 управление взаимоотношениями с клиентами (CRM);

 управление производством;

 управление проектами;

 управление персоналом;

 электронная коммерция.